De ontwikkeling van digitaal werken en digitale dienstverlening verloopt in een hoog tempo. Overheden hebben moeite om hun informatiebeheer op orde te krijgen.
In de Wet open overheid staat dat overheidsinformatie veel sneller openbaar en voor het publiek beschikbaar gemaakt moet worden. De Wet hergebruik van overheidsinformatie verwacht van overheden dat zij hun informatie open en geschikt voor hergebruik aanbieden, wat met zich meebrengt dat deze informatie zoveel mogelijk digitaal beschikbaar moet zijn. Daarnaast staat in artikel 16 van de huidige Archiefregeling dat ‘de zorgdrager ervoor zorgt dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem’. Dit stelt hoge eisen aan de informatieverwerking en het informatiebeheer.
Maar los van al deze wettelijke bepalingen, zou je als overheidsorganisatie sowieso een werkbaar kwaliteitssysteem moeten (willen) hebben, dat helpt in het monitoren en sturen op de uit te voeren processen. Dit ter ondersteuning van het politiek-bestuurlijke proces en de wil om een zo optimaal mogelijke dienstverlening aan de inwoners van Nederland te realiseren.
KIDO
Als leidraad is in 2016 – in opdracht van het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) van Interprovinciaal Overleg, Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en Unie van Waterschappen (UvW) en met steun van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) – de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) uitgebracht. Deze publicatie geeft handvatten voor de beleidsontwikkeling, inrichting en uitvoering van informatiebeheer(processen). Maar uit de gemeentelijke praktijk kwamen signalen dat KIDO als een complex systeem werd ervaren. Er was meer behoefte aan een praktische, handzame vertaling van de Handreiking KIDO, meer gericht op de werkprocessen binnen de gemeente.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 24: Goed informatiebeheer, we maken het te moeilijk. Lees hier verder
