Leeftijdsbewust implementeren van een DMS

Inspirerend bij de gesprekken was dat hiermee de hiërarchie en structuur in de organisatie (afdelingen/teams) werd losgelaten en dat het kon gaan over de digitale dienstverlening en de ondersteunende rol die een DMS daarin speelt.
Die gesprekken leverden al direct enkele inzichten op:

Inspirerend bij de gesprekken was dat hiermee de hiërarchie en structuur in de organisatie (afdelingen/teams) werd losgelaten en dat het kon gaan over de digitale dienstverlening en de ondersteunende rol die een DMS daarin speelt.
Die gesprekken leverden al direct enkele inzichten op:

1. Dialoog geeft energie aan de vraagkant (collega’s) en aan de aanbodkant (Facilitaire Zaken, ICT, DIV).
2. Schriftelijke communicatie in de vorm van nieuwsbrieven heeft een beperkt effect als daaromheen geen dialoog plaatsvindt.
3. In de lijn wordt niet veel aandacht besteed aan de werkwijze ‘digitaal werken’, dienstverlening en de benodigde inzet van een ICT/ DMS.

Voordat de leeftijdseigen karakteristiek wordt gegeven eerst een inleiding.

Figuur 1. Leercyclus van Kolb

Informatiemaatschappij
De mate waarin de informatiemaatschappij groeit, komt tot uitdrukking in het aantal verkopen van telefoonlijnen, televisietoestellen, kranten, computers, etc., uit te drukken per 100 of 1.000 inwoners per land. Een bekende index is de World Times/IDC-score. Op basis van deze score zijn 55 landen ingedeeld in vier klassen:

• skaters (lopen in de pas met technische mogelijkheden),
• striders (volgers met een mengeling van overtuiging en voorzichtigheid),
• sprinters (achterblijvers die sprongsgewijs stappen zetten), en
• strollers (achterblijvers die zonder grote haast in de richting van een revolutie gaan en die, meestal afgeschrikt door de infrastructurele kosten, de beperkte vraag en de angst voor de culturele gevolgen, noodgedwongen volgen).¹

Als we deze klassen uitzetten op de verschillende afdelingen van een gemeente dan zien we dat de skaters zitten op de afdelingen Communicatie, ICT, Milieu, Geo-Ruimte en Sociale Diensten (ketens ook buiten eigen organisatie). Striders en sprinters zien we bij de meeste afdelingen en strollers zitten bij Facilitaire Zaken/DIV, management en bij bestuurders.

Leerstijlen
Een onderdeel van de implementatiestrategie (bij de roll-out) is de training en opleiding. Een veel geziene vorm is de leerstijl ‘nabootsen’. Feitelijk is dat werkplekbegeleiding, die soms wordt voorafgegaan door een korte presentatie of bespreking in bijvoorbeeld een werkoverleg. Dit raakt aan het vraagstuk ‘theorie of praktijk’.² Over theorie denken mensen heel verschillend. De één leest het liefst een boek, de ander gruwt daarvan. Dat heeft te maken met de manier waarop mensen leren. We noemen dit leerstijlen: de manier waarop mensen omgaan met leerstof en leeractiviteiten.

Over leerstijlen bestaan veel verschillende theorieën. De meest bekende is de leercyclus van Kolb. Hij onderscheidt vier vormen van leren. Je kunt leren vanuit de theorie (verkennen). Je kunt leren in de praktijk (ervaren). Je kunt actief leren (experimenteren) en je kunt kijken hoe anderen het doen (observeren). Een goede leeromgeving sluit aan bij de verschillende leerstijlen die mensen hebben. Kolb zet deze vier vormen van leren uit op twee assen (zie figuur 1). De ene as richt zich op de tegenstelling ‘leren vanuit de theorie’ en ‘leren in de praktijk’. De andere op de tegenstelling ‘actief experimenteren’ en ‘observeren’.

Figuur 2. Aanpak implementatie van Verseon

Vanuit deze tegenstellingen definieert Kolb vier verschillende leerstijlen³:

1. De doener leert het liefst door actief bezig te zijn, zonder veel theoretische ballast. Dus veel brainstormsessies en discussie, interactieve presentaties, praktijkvoorbeelden.
2. De bezinner wil een situatie van alle kanten bekijken en is in staat allerlei oplossingen voor die situatie te bedenken.
3. De denker wil concrete gegevens verzamelen, deze met elkaar vergelijken en ze vertalen naar een oplossing voor de situatie.
4. De beslisser probeert bestaande oplossingen voor een probleem uit.

Je kunt je voorstellen dat bij bepaalde afdelingen en lagen in de organisatie de verschillende typen werken en dat het zaak is om het trainingsaanbod zo divers aan te bieden dat alle leerstijlen/afdelingen worden aangesproken. Medewerkers Openbare Werken, Burgerzaken, Financiële Adminstratie (en DIV) zijn gebaat bij ‘concreet ervaren’. Medewerkers Ruimtelijke Ontwikkeling zijn meer gebaat bij ‘observeren, reflecteren en verkennen van de theorie’. Managers kun je het beste bedienen door hen ‘actief te laten experimenteren’.
Met deze theorie in de persoonlijke gereedschapskist hebben we gesprekken gevoerd.

De gesprekken maakten zoals gezegd deel uit van de communicatieaanpak rondom de implementatie van een DMS, in dit geval Verseon van CircleSoftwareGroup.
De 35- en de met DMS ervaren collega’s behoren tot de doeners, die individueel en/of in kleine groepen leren door ervaringen uit te wisselen zonder al te veel ballast. Zij gaan in rap tempo door de aangeboden leerstof, oefeningen/opdrachten heen en komen aan de grenzen van wat mogelijk is met het DMS. Wensen voor verbetering worden snel ‘ingeschoten’. Zij behoren tot de ‘skaters’ en stellen de technische mogelijkheden behoorlijk op de proef.

De 35-50 jarigen bevatten doeners en bezinners, waarbij de doeners volgen, de bezinners kritisch kijken, vanuit reflectie refereren aan wat de toegevoegde waarde voor hen is en observeren wat collega’s ervaren. Zij behoren tot de ‘striders’, voorzichtige volgers.
Tussen de 50+ zitten vooral de denkers die zich licht lijken te verzetten. De denkers plaatsen de functie van het DMS naast het bestaande repertoire en willen er pas mee aan de slag als de toegevoegde waarde wordt aangetoond en de eventuele hobbels bij de eerste gebruikers inmiddels zijn gladgestreken. Zij behoren tot de ‘sprinters’, sprongsgewijze volgers.

Beslissers komen in alle leeftijden voor. Zoals gezegd zijn zij de actieve experimenteerders op basis van bewezen en ‘werkende’ DMSfunctionaliteit. Belangrijke voorwaarde is dat er een probleem is en dat dit te lijf kan worden gegaan met bestaande oplossingen die ‘werken’. Echter, oudere beslissers gedragen zich eerder als ‘strollers’, langzame volgers die opzien tegen de infrastructurele investering en culturele gevolgen. Jongere beslissers gedragen zich als ‘skaters’. Jonge leidinggevenden zien we dan ook vaak deelnemen aan de projectorganisaties die een DMS-implementatie actief experimenterend vormen.

Nawoord
Leeftijden komen aan de orde in verscheidene artikelen in Od. Ik verwijs hierbij naar te volgende artikelen:

• Od 58(2004)6, Hans van Rijn, ‘Doxis praktijkseminar 14 mei 2004’: de gemiddelde leeftijd van de deelnemers ligt boven de 40.
• Od 59(2005)9, Timo ten Cate, ‘Wat gebeurt er in… Berkel en Rodenrijs’: de gemiddelde leeftijd van het DIV-team is 30 jaar.
• Od 59(2005)7-8, Rob Mientjes, ‘Archivaris in spe’: Mientjes wordt op latere leeftijd informatiemanager van een High Techbedrijf na opleidingen IDM e.d.
• Od 60(2006)1, Johan van der Waal, ‘Verslag Viag Congres 2005’: de leeftijd van de sprekers ligt ‘hoog’.
• Vraag van der Waal aan dagvoorzitter Maarten Hillenaar:
  Je maakte een opmerking over de leeftijd van de sprekers. Zijn de leden van de VIAG te oud? “
  Dat was niet wat ik bedoelde. Het viel me op dat het met name de oude rotten zijn die verhalen op het grote podium vertellen. De wijsheid van die mannen moet je natuurlijk koesteren, maar juist bij dit onderwerp zou je verwachten dat er een jonge garde is die een frisse slinger geeft aan de discussie. Gelukkig zijn die mensen er wel, al bleken er in de zaal niet veel mensen onder de 35 te zitten.”
• Afsluiting van het artikel door Van der Waal:
  Tijdens het lustrumcongres van de VIAG (15 jaar VIAG), volgend jaar, zullen we zien of de verandering ook heeft plaatsgevonden.

Daarnaast zijn de sprekers voor 2006 van onder de 35 jaar ook al geregeld, zij boden zich tijdens de slotdiscussie en daarna spontaan aan, dat vergeten wij uiteraard niet.

• Od 60(2006)10, Addie v.d. Hoek, ‘Baanbrekend: in gesprek met David Bronsveld’.
• Od 60(2006)12, Janneke Kromkamp, ‘Nieuw bloed in de DIV’ (gemeente Den Haag werft 10 trainees).
• HMDI review, 2010 (gemiddelde leeftijd van de ca. 120 cursisten is 35 jaar).

Tot slot is leeftijdsbewust personeelsbeleid in het onderzoek ‘HR Trends 2010-2011’ uitgeroepen tot een nieuwe trend in 2011. En ter relativering: op Ambtenaar2.0 schrijft Davied van Berlo in januari 2009: “Bij communities gaat het om de bijdrage die je levert, niet om je functie, bedrijf, status of leeftijd.”

aplat@hermes-am.nl

¹ Od 55(2001)9, André Plat, ‘Informatievaardigheden, een basis voor visieontwikkeling DIV’.

² Od 64(2010)7-8, Erika Hokke, ‘Werkplek of schoolbank’.

³ Over het model van David Kolb is veel gepubliceerd. Een prettige leesbare samenvatting van het model, inclusief kritieken, is te vinden op Wikipedia: http://nl.wikipedia.org/wiki/Leerstijl, geraadpleegd 20200706.