17 december 2014

Leidraad voor metadatering

image for Leidraad voor metadatering image

Het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheid (TMLO) is de nieuwe standaard voor metadatering bij de decentrale overheden. In een reeks artikelen worden lezers van Od geïnformeerd over opgedane ervaringen, zodat zij ermee aan de slag kunnen.

Het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheid (TMLO) is de nieuwe standaard voor metadatering bij de decentrale overheden. In een reeks artikelen worden lezers van Od geïnformeerd over opgedane ervaringen, zodat zij ermee aan de slag kunnen. Het inleidend artikel Leidraad voor metadatering gaat in op wat het TMLO is en wat je ermee kunt.

Het TMLO is opgesteld door KING in samenwerking met specialisten bij de overheidslagen. De VNG heeft het via de ledenbrief gebruik ervan geadviseerd en het TMLO wordt bij convenanten van de leveranciers KING (addendum en softwarecatalogus) opgenomen. Ondertussen wordt er in de praktijk al mee gewerkt.

Scharnier
Het TMLO is een nadere uitwerking van de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie, welke op zijn beurt voortvloeit uit de Archiefregeling (art. 19). Onder meer bij het Nationaal Archief wordt gewerkt aan de ondersteuning van het TMLO bij de ingest van archiefobjecten die (digitaal) worden overgedragen of uitgeplaatst naar het landelijk e-depot.

Metadata zijn een scharnier in het hele proces van duurzaam bewaren en toegankelijk maken en houden van digitale informatie. Het vinden van informatie in de systemen van de administraties, in contentmanagementsystemen (websites), sociale media en archieftoepassingen (DMS/ RMA, maar ook in archiefbeheersystemen bij archiefinstellingen) is ermee gebaat. Er is vrijwel geen geautomatiseerde gegevensbron zonder metadata, echter die ‘vanzelfsprekende metadata’ dekken niet alle verplichte metadata die nodig zijn voor duurzame toegankelijkheid.
De formele achtergrond van metadata voert ver terug. In mijn idee gaat die terug tot de eerste toegangen, indexen, en inventarissen die er op archieven zijn gemaakt. Uiteindelijk verbonden naar een wereldwijd netwerk van informatie die je wilt kunnen vinden op het internet. Op internet gevonden informatie wil je ook kunnen duiden, zodat je uit de context en afzender de mate van betrouwbaarheid kunt bepalen.

TMLO poster
Poster TMLO2

Kansen
De achterstanden archiefbewerking en toegangen zijn er omdat de goede, geordende en toegankelijke staat van de archieven al decennia suboptimaal is. Digitaal willen we dat beter doen: het omarmen van standaarden zoals metadatastandaarden en het TMLO draagt bij aan de gewenste interoperabiliteit (uitwisselbaarheid), toegang voor burgers en bedrijven, en aan het maatschappelijk rendement van de collectie Nederland. Vanaf de Archiefwet 1962, via de Koninklijke Besluiten Post-en Archiefzaken en ASAR en de in een proefreglement 1996 uitmondende huidige Archiefregeling, is er aandacht voor het aanmaken en aanleveren van toegangen op archieven. Tot de jaren ’70 werden agenda’s en indicateurs, toegangen tot documenten en dossiers van de administratie nog eens dunnetjes overgedaan in de vorm van beschrijvende inventarissen. In het digitale tijdperk zijn er kansen om de toegang in één keer goed op te bouwen en tussen de verschillende beheersystemen uit te wisselen. Verbonden partijen in het document life cycle zijn, naar ik hoop, in de praktijk het TMLO al aan het gebruiken als maatstaf voor het toegankelijk maken en houden, voorafgaand aan het exporteren en importeren van archiefobjecten.

Leidraad
De uitnodiging is om te stoppen met het doorschuiven van professioneel informatiebeheer naar de toekomst. Met het TMLO kan en moet je echt aan de slag. Het is naar mijn mening een basis in de trits ontsluiting, toegang, ontologie en de inzet van taaltechnologie. Daarmee een begin van een nieuw tijdperk: informatie als grondstof voor onze dienstverlening, maatschappelijk rendement, verantwoording, bewijsvoering en cultureel erfgoed.

Wij nodigen u uit de artikelen en ervaringen te lezen en hiermee in de eigen praktijk professioneel aan de slag te gaan. De winst voor uw organisatie is dat u inhoudelijke informatie voor en door de administratie toegankelijk en uitwisselbaar maakt. Het TMLO is leidraad voor datamodellering en nuttig voor gegevensbeheer/gegevenskwaliteit. Bedoeld voor uitwisselbaarheid van archiefobjecten bij de overbrenging en waar mogelijk als ‘winstpakker’ voor de toegankelijkheid en praktische vindbaarheid in de praktijk binnen en buiten uw administratie.

Een reeks artikelen
De serie biedt u best practices, nieuwe inzichten en handreikingen rondom het TMLO. Denk daarbij aan de onderwerpen informatiearchitectuur, metadata mapping, legacy, Europese toegankelijkheid, uitwisseling in de praktijk en leveranciersmanagement. Wij raken aan struikelblokken en roepen op tot collectieve kennisdeling en het aangaan van onderzoeksvragen. Het eerste artikel treft u elders in dit blad aan.
De reeks artikelen zal voor informatiebeheerders bij de overheid bruikbaar zijn, en zeker ook daarbuiten, denk daarbij aan: CIO’s, system integrators, informatiearchitecten, functioneel beheerders, leveranciers, opleiders en consultants. Wij zouden graag reacties van u en hen krijgen, dus verspreid de artikelen en spreek hierover met hen.
U kunt uw vragen stellen of noties afgeven via info@archief2020.nl of bij de auteurs van de artikelen in de reeks en ook op het Breednetwerk.3 Aan het einde van de reeks overwegen we de uitgave van een e-book, waarin samengebundelde ervaringen met metadata en het TMLO in het bijzonder bij elkaar wordt gebracht. Wij nemen graag ook uw bijdrage in het e-book op door deze op te halen uit het Breednetwerk.

Veel leesplezier en van harte uitgenodigd.

Andre.Plat@nationaalarchief.nl, André Plat is projectcoördinator Innovatie Archief 2020.

Meer lezen

• Zie: https://informatie2020.pleio.nl/



1 http://www.archief2020.nl/downloads/toepassingsprofiel-metadatering-lokale-overheden-doc
2 A-3 versie poster, https://informatie2020.pleio.nl/file/view/28027002/poster-tmlo-elementen
3 Ervaringen, inzichten delen, discussie: kijk op het Breednetwerk, en zoek op TMLO onderstaand topic: http://www.breednetwerk.nl/group/archief2020/forum/topics/toepassingsprofiel-metadata-lokale-overheid?commentId=2537796%3AComment%3A72086&groupId=2537796%3AGroup%3A64557