5 maart 2014

Leren van de geo-beheerder

image for Leren van de geo-beheerder image

Theo Kremer
Theo Kremer
André Plat

Theo Kremer
Theo Kremer
André Plat
André Plat

In de Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen (Wkpb) en BAG en zijn administraties volgens de voorschriften op orde gebracht. Om aan die voorschriften te voldoen en de administraties daadwerkelijk op orde te krijgen moest een grote hoeveelheid werk worden verzet. Want door de decades heen bleken de huidige afspraken, bedingen, straat- en huisnummerbesluiten niet in goede, geordende en toegankelijke staat bewaard.

Kenmerken vastleggen
Een en ander lijkt het gevolg van 10-jaren blokken in onze dynamische en semi-statische archieven en het gebruik van verzameldossiers. Of nog erger: door de numerieke reeksen voor dit soort besluiten, door het hardnekkig niet eenduidig ontsluiten op plaats, straat- en huisnummer en/of door bij geo-presentatie geen gebruik te maken van de mogelijkheden van xyz-coördinaten (objectontsluiting).

Onze informatiebeheerbesluiten (model VNG) missen ook de aanwijzing in artikel 9 (VNG-versie) of artikel 14 (BRAIN-versie). Een citaat:
“Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.”
En lid 2: “Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.”
Er is nog hoop, want in zaaksystemen en DMS’en waarin geo-presentatie voor burgers en bedrijven is voorzien, wordt naast afzender/geadresseerde (wat veelal wordt verward met ontsluiting op adres) inmiddels steeds vaker ook de objectrelatie gelegd met de BAG. Dan komen we beter in de buurt van goede, geordende en toegankelijke staat.

Leren van geo-beheerders
Welke CIO, informatieregisseur of beheerder van de documentaire informatiebeheerder neemt het voortouw om in de organisatie de huidige processen maximaal te ontsluiten als het om objecten gaat? In GIS- (geografisch informatiesysteem) kringen wordt wel beweerd dat 80% van de zaken bij een gemeente objectkenmerken bevat die op een kaart te presenteren zijn.

Wat we kunnen leren van de geo-beheerders is dat de geo-beheerder werkt met vastgestelde informatie die ‘status’ heeft. De gegevens moeten goed zijn en voorzien zijn van metadata (xyz-coördinaten met bijvoorbeeld een koppeling aan het BAG-adres), zodat een adres herleidbaar is als een punt of vlak op de kaart. De geo-beheerder werkt aan de hand van de betrouwbaarheid van de brondocumenten. Geen betrouwbare kaart zonder betrouwbare data, en geen betrouwbare data zonder betrouwbare eenduidige brondocumenten. Op dit punt zou DIV de geo-beheerder kunnen ontmoeten.
DIV beheert documenten. Als wij in staat zijn documenten en hun waarde te herkennen, dan zouden we in samenwerking met onze GIS-collega’s de kwaliteit van de informatie binnen onze organisaties op een hoger peil kunnen brengen. En we zijn nu vaak niet in staat om de waarde van documenten te herkennen of data zodanig te beschrijven dat inhoudelijk deskundigen ze als betrouwbaar herkennen uit onze omschrijving, waardoor de data dus ook niet eenvoudig beschikbaar zijn. Dus naast het systematisch toekennen van ruimtelijke metadata als x- en y-coordinaten zou er ook meer inhoudelijke kennis moeten komen van de taken die onze organisaties moeten verrichten.

Processen inventariseren
Met de Wkpb en BAG zijn voor de gemeenten de betreffende besluiten (brondocumenten) inmiddels wel op orde.
Organisaties zouden ook andere processen kunnen inventariseren, waarbij unieke objectontsluiting noodzakelijk (voorschrift) of nuttig is. Denk hierbij aan bijvoorbeeld:
a) evenementen waarbij altijd de relatie op de kaart wordt gelegd en het openbare geobjectiveerde ‘besluit’ ook gepubliceerd wordt, zodat omwonenden belangen kunnen veiligstellen en geïnformeerd zijn. De huidige registratie in veel DMS’en op datum en naam van het evenement of de aanvrager is niet bruikbaar genoeg.
b) wegomleggingen die in gemeenten een dynamische kaart vergen met gegevens over tijdstip en duur van de omleiding en met pushberichten naar bijvoorbeeld navigatiesystemen en omwonenden. De huidige opslag van uitgaande brieven aan bewoners lijkt volstrekt ontoereikend.
c) de belastbaarheid of constructieberekeningen van een kade die van belang kunnen zijn voor laden en lossen van schepen en de inzet van ‘kranen’. Dit soort gegevens zit in afgegeven bouwvergunningen, maar dit betreft een ‘slecht’ ontsloten besluit met bijlagen in onze systemen die niet zijn ontsloten op object en bruikbare presentatie.
Vervolgens wordt aanbevolen voor deze onderwerpen (selectielijst) of processen (zaakgericht werken) vast te leggen welke procedure ontworpen moet worden om objectkenmerken eenduidig en duurzaam vast te leggen in de systemen bij de gemeente. En als er ook wordt gearchiveerd op schijf (heel gangbaar bij tekenkamers, afdelingen Openbare Werken e.d.) kan daar ook direct een kans gezien worden om deze opslag te verduurzamen met generiek inzetbare en betrouwbaardere systemen (DMS/RMA) met een koppeling naar geo en naar een functie voor openbare publicatie.

Natuurlijk zal het organiseren van de optimale procedure bij organisaties met een overzichtelijke omvang. waarbij de informatievoorziening integraal binnen één afdeling is georganiseerd, gemakkelijker uit te werken en te realiseren zijn dan bij grote organisaties waarbij ca. tien diensten en verschillende concernafdelingen verantwoordelijk zijn voor de regie en uitvoering van de informatievoorziening.
Daarom roepen wij lezers op om over een mogelijke best practice een excerpt voor een artikel in de dienen bij de redactie van Od. 

tgjkremer@gmail.com, Theo Kremer is senior medewerker Stadsarchief Amsterdam.
aplat@hermes-am.nl, André Plat is informatiemanager (zzp).

Links: