De waterschappen staan de komende jaren voor grote uitdagingen als het om hun informatiehuishouding gaat. Hoewel er volop wordt geïnvesteerd – bijvoorbeeld door het gebruik van Office 365 – ontbreekt een goede samenwerking tussen waterschappen en leunt men vooral op de expertise van de eigen collega’s. Om daar verandering in te brengen zijn de ervaringen van wetterskip Fryslân en het hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (HDSR) gebundeld.
Eind 2019, vlak voor de wereldwijde coronapandemie, liepen bij HDSR de Exchange licenties voor de e-mailomgeving af. Toen is ervoor gekozen om te migreren naar Exchange Online en dus Microsoft 365. Achteraf bleek dit de start te zijn van het Office 365-traject van HDSR in Houten. Tegelijkertijd is ook OneDrive beschikbaar gemaakt.
Toen de coronapandemie uitbrak en iedereen noodgedwongen thuis moest werken, was er logischerwijs direct behoefte aan tooling om dit te faciliteren. Net zoals bij vele andere organisaties is hiervoor Microsoft Teams ingezet. De applicatie werd versneld op alle laptops gedownload om het thuiswerken mogelijk te maken. Tijd om na te denken over strategische aspecten van de informatiehuishouding. In de loop van de tijd kwam daar bij HDSR verandering in. De adoptie werd ingezet.
De organisatie zette in op de betrokkenheid van het eigen personeel en zocht naar collega’s die wilden fungeren als ambassadeur van Microsoft 365. Met hen zijn ambassadeursoverleggen gevoerd met als doel: een betere adoptie van de tooling. Verder is er gebruikgemaakt van online live-events, te vergelijken met de webinarfunctionaliteit in MS Teams, om nieuwe functionaliteiten organisatiebreed te demonstreren. Ook werd het intranet veelvuldig ingezet en waren er inloopsessies.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 28: Microsoft Office 365. Lees hier verder
