Microsoft Office 365 is hot. Tenminste, velen van ons voelen de noodzaak om zich op een bepaalde manier te verhouden tot de suite aan applicaties die Microsoft aanbiedt. Bij de meeste I-professionals die ik ken, leeft het gevoel dat Office 365 weleens het systeem kan zijn dat de gebruiker wel kan verleiden om erin te gaan werken, in plaats van al de door ons in het verleden geïnstalleerde grote, logge, inflexibele DMS- of zaaksystemen. Gelijktijdig, voorzichtig als we zijn, willen we voorkomen dat er nog een ongebreidelde en ongecontroleerde documenten- en objectenstroom ontstaat. Door te archiveren by design willen we de vrijheid en het gebruiksgemak van Office dus gelijk weer beknotten. Gebruikers mogen van ons vrij in het systeem werken, maar wel volgens onze eigen strakke informatiebeheerregels.
En geef ons eens ongelijk! Als het om informatiebeheer en archivering gaat, lopen we al decennia achter de feiten aan. Een keer tijdig anticiperen op de technologische ontwikkelingen voor het kwaad geschied is, is een grote vooruitgang.
Hiermee wringen we onszelf als informatiebeheerders echter in een onwerkbare paradox: we willen graag een aantrekkelijk en open systeem, maar het mag niet te open en aantrekkelijk zijn, want dan kunnen we het niet beheren. Laat deze reflex nu net de les uit het verleden zijn: als de archief- of informatiebeheerfunctie goed in het systeem is ingericht, geven gebruikers blijk van ongelooflijke creativiteit door op elke mogelijke wijze om het systeem heen te werken. Een strak ingericht Office 365 gaat precies hetzelfde probleem opleveren.
Is een vrije vorm van Office 365 dan de toverformule die alle problemen gaat oplossen? Het is de ironie van het lot dat we met Office 365 eigenlijk weer terugkeren naar de netwerkschijf, waar we al die jaren door onze grote, logge DMS-systemen juist vanaf wilden. Ondanks de mooie look-and-feel zit onder de Microsoft-motorkap namelijk niet veel meer dan dat. Of we het nu SharePoint, OneDrive of 365 noemen. Met Office 365 halen we hetgeen we als “erfenis uit het verleden” gedefinieerd hadden weer terug als uitdaging van de toekomst. Daarmee is het dus zeker niet de toverformule die alles gaat oplossen, maar hebben we tenminste geleerd dat de gebruiker zich niet graag in een malletje laat persen. Dit vraagt om een gedegen en professionele beheerorganisatie. De informatiebeheerder blijft dus ook in de toekomst onverminderd relevant!
*Dit artikel van Vincent Lageweg verscheen oorspronkelijk in mei 2023 in Od 28: Microsoft 365.
