Hoe is Koenders in deze wereld terechtgekomen? Is dat een gedroomde keuze of speelde toeval een rol?
Hoe is Koenders in deze wereld terechtgekomen? Is dat een gedroomde keuze of speelde toeval een rol?
“Je maakt als jongeling een keuze en ik deed dat met een studie natuurkunde bij de Rijksuniversiteit Groningen. Met de titel ir. op zak bleek er eind jaren 70 voor mij toch geen emplooi. In die jaren was er een situatie die lijkt op de huidige recessie. Ik kreeg wel een mooie kans om als een van de eerste studenten colleges te kunnen volgen in de vakgebied ‘Organisatie van de Informatievoorziening’ en ‘Maatschappelijke consequenties van informatisering’. Mijn docent was Professor Brussaard, destijds bijzonder hoogleraar aan de TU-Delft. Ik rolde in de functie van staffunctionaris Informatievoorziening bij de gemeente Den Haag, een adviesrol heel dicht bij de wethouder van automatisering. In 1996 ben ik verhuisd naar Enschede. Bij die gemeente kreeg ik ongeveer dezelfde rol.
Eigenlijk doe ik al zo’n dertig jaar ‘hetzelfde werk’. Dat klinkt saai, maar vergeet niet dat dit wél het vak van de innovatie is!”
Koenders heeft verschillende technieken zien komen en gaan, en organisatieonderdelen, zoals het tekstverwerkingscentrum, zien verdwijnen. Of ‘verdwijnen’ ook voor het vakgebied DIV zal gelden, wordt door hem betwijfeld. Hij ziet belangrijke taken voor DIV weggelegd op het gebied van duurzaamheid en het vinden (zoeken is voor een ander) van informatie. Het fysieke archiefstuk heeft zich bewezen als redelijk duurzaam in tegenstelling tot het digitale. Die is naar zijn aard vluchtig en vanwege de gigantische hoeveelheden en hun heterogeniteit veel complexer te beheren. Een DIV’er staat erom bekend ook niet vindbare informatie voor een klant op te sporen, een kernkwaliteit. De DIV’er moet zich op het gebied van die duurzaamheid en het vinden wel beter profileren.
Heeft dit allemaal ook te maken met het NUP?
“Het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) bevordert de interoperabiliteit, wat heel belangrijk is om samenwerking te bewerkstelligen. Het is echter belangrijk de kwetsbaarheid door techniek en privacy niet uit het oog te verliezen. Bedenk ook dat vernietigen van informatie (verkeerde informatie) bijna niet mogelijk is.
Het NUP wil bevorderen dat dubbel vragen niet meer aan de orde is. Op het gebied van de privacy heeft de tendens naar eenmalige vastlegging en meervoudig gebruik consequenties. Eenmalige vastlegging en meervoudig gebruik lijkt iets van deze tijd, maar eigenlijk vonden we dat natuurlijk altijd al. Je gaat een burger toch niet vragen om nogmaals een brief met een verzoek te schrijven als de eerste brief bij jou in het archief ligt; dan hergebruik je die eerste brief toch? Bij brieven is dat logisch, bij het opgeven van gegevens lang niet altijd. We laten burgers nog steeds opnieuw NAW-gegevens opgeven voor verschillende zaken. We laten burgers nog steeds hun geboortebewijs ophalen als ze in ondertrouw willen, terwijl we dat bewijs zelf hebben.
Alles gaan we dan delen en dus doorgeven en distribueren. Dat ‘logische’ gedrag leidt natuurlijk tot overdracht van privacygevoelige gegevens (dat begrip is steeds in beweging) én het is een risico voor de privacybescherming.”
Met interoperabiliteit en samenwerking is Koenders z’n hele leven eigenlijk al bezig. Vroeger via het SOAG (Samenwerkingsverband voor de Overkoepeling van de Automatisering bij de Gemeenten).
“Het SOAG was in 1968 een architectuurmodel van Prof Brussaard. Er is dus met het NUP niet zo heel veel nieuws onder de zon. In de zestiger jaren meenden we dat de hele overheidsinformatievoorziening gestandaardiseerd zou kunnen worden geleverd. De uitkeringen van de sociale dienst, het uitgeven van paspoorten en het omgaan met de OZB zou voor elke gemeente toch gelijk moeten zijn… Niets bleek minder waar en begin jaren 80 werd het SOAG opgeheven.
Iedere gemeente bleek toch ‘anders’ en ging een eigen weg; de steeds goedkopere en geavanceerdere techniek speelde voor die keuze een grote rol. Nederland werd een meerstromenland en dat zie je nog terug tot op de dag van vandaag met ‘Pink-gemeenten’ en ‘Centric-gemeenten’. Dat laatste is wel aan het veranderen.
In architectuurtermen kun je het eind jaren 60 beschreven SOAG-model in feite een ‘NORA avant la lettre’ noemen. Het NUP zit eigenlijk ingebed in NORA en heeft nu een apart traject om de interoperabiliteit een zwaai te geven.”
Zou het NUP in staat zijn die samenwerking voor elkaar te krijgen?
Koenders vindt dit methodologisch een moeilijke vraag. “Het SOAG ging over een systeem voor bevolkingregistratie, een systeem voor vastgoed, voor activiteiten van burgers in de stad, voor middelen van de gemeenten (geld, personeel, organisatie, informatie, planning, et cetera) én een stuursysteem op het geheel. Het ging eigenlijk over het geheel van de informatievoorziening voor locale overheden. Het NUP daarentegen is meer een stelsel van afspraken die randvoorwaardelijk zijn voor de inrichting van de informatievoorziening voor de gehele overheid.”
Als voorbeeld noemt Koenders DigiD: “Het doet er niet toe welk informatiesysteem ik gebruik, mits voor de identificatie DigiD maar toepasbaar is. In het NUP spelen standaarden een voorname rol. Het stevig vasthouden aan die standaarden zorgt er uiteindelijk voor dat overheden onderling hun gegevens volledig, betrouwbaar en integer kunnen uitwisselen. Daarvoor is dan ook de term interoperabiliteit geïntroduceerd.”
Koenders schat dat de kans van slagen van het NUP groot is. “Het NUP bevordert centrale regelgeving. Vooral de grotere gemeenten kunnen hun invloed aanwenden en leveren daarnaast kennis en kunde aan de wat kleinere organisaties. Dit wordt tot nu toe als plezierig ervaren, wat de slagingskans vergroot.”
Een organisatie bestaat uit mensen. Of de mensen het lukt mee te gaan met die veranderingen speelt geen rol volgens Koenders. “Iets anders is het als het NUP gaat verlangen dat we met z’n allen mee moeten gaan doen met Twitter, Yammer, NING, LinkedIn, Hyves, My Space, YouTube, en andere tools voor social networks binnen WEB 2.0. Dat is er en komt in steeds sterkere mate ook het ambtelijk (en bestuurlijk) apparaat binnen. De nieuwe generaties zullen die tools gemakkelijker gebruiken dan de huidige.”
De ontwikkelingen en nieuwigheden volgen elkaar op. We hebben net de EGEM i-teams achter de rug en nu is daar KING?
ICTU stuurt de programma’s onder de paraplu van BZK aan.
Koenders vergelijkt ICTU met TNO als researchinstituut. “ICTU doet haar werk goed, doordat ze de beschikking heeft over medewerkers met een hoge graad aan specialisme, een goede website toont en ruimte heeft geschapen voor andere overheden. ICTU is in essentie een programmaorganisatie. Programma’s zijn eindig; EGEM i-teams, opgezet als programma binnen ICTU, is om die reden gestopt.
Daarop heeft de VNG het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) opgezet. De middelen zijn echter beperkter dan voorheen EGEM en daarmee het aantal mensen ook. De bij EGEM aanwezige rijksambitie is met KING minder; het is een gemeentelijke aangelegenheid. Het succes van KING zal afhangen van de wijze waarop belangen in de toekomst kunnen worden behartigd. Het bestuur van de VNG moet wel voor de noodzakelijke bestuurskracht zorgen. Het is daarom nog even afwachten hoe KING zich zal ontwikkelen. Gelukkig doen de 100.000+ gemeenten mee ondanks beperkte financiële mogelijkheden. Een risico is de economische neergang in de komende twee jaar.”
Dit interview is voor de lezers van het vakblad Od. Welke relatie ziet Koenders met de documentaire informatievoorziening en welke functies noemt hij als belangrijkste?
“DIV staat voor Documentaire InformatieVoorziening. Als iemand een document maakt, is documenthandling onmiddellijk aan de orde. Waar sla je het document op, hoe noem je het, wie krijgt een kopie, enzovoorts. In feite doe je dan aan DIV. Voor de documenten die de organisatie ‘officieel’ houdt, is de informatieverzorging professioneel ingericht met, wat we dan noemen, DIV-medewerkers. Deze discipline is veel ouder dan de medewerkers op het gebied van automatisering, communicatie, informatiemanagement, en dergelijke. Toen die laatste groep vanaf eind jaren zestig opkwam, is eigenlijk verzuimd de DIVvakkundigheid daaraan te koppelen, of omgekeerd. In de ICTwereld kennen we de gegevensbankbeheerder; in feite hangt DIV aan tegen de term documentbankbeheerder.
Die werelden groeien wel naar elkaar toe, want het begrip document heeft een heel ruime betekenis gekregen en staat ook voor gegevens, foto’s, geluid, brieven, e-mail, et cetera.
Of de term DIV in de toekomst nog een zinvolle blijft, weet ik zo niet. Wat ik wel weet, is dat de kennis van de medewerkers voor het goed opbergen en kunnen hergebruiken noodzakelijk is en blijft. Dat is een apart vak, dat als zodanig niet in een primair proces op gaat. De wijze waarop dat gestalte krijgt, mag je best DIV 2.0 noemen.”
Heeft Koenders nog een uitsmijter voor ons?
“DIV en informatiemanagement horen ondergebracht te zijn in één organisatieonderdeel met verdubbelde capaciteit. Daarmee kan uitvoering gegeven worden aan het verbeteren van de processen door bijvoorbeeld het zoeken te veranderen in vinden.”
Koenders pleit voor een integratie van de I-functie: “Integreer de informatiewerker; de ICT’er, DIV’er en bibliotheekmedewerker. Laat de DIV’er sowieso het voortouw nemen om relevante zaken betreffende het document goed te regelen. Laat dit niet over aan de ICT’er, die dit te graag wel oppakt.”
