Het is binnen de grenzen van ons eigen kleine landje vaak al moeilijk genoeg om op de hoogte te zijn van wat er binnen ons vakgebied allemaal gebeurt. Hoe vaak komt het wel niet voor dat we te weinig gebruikmaken van elkaars kennis en ervaring of slim bedachte oplossingen en vinden we keer op keer het wiel opnieuw uit? Er zijn talloze fora om tussen de waterschappen, gemeentes, provincies en het rijk kennis uit te wisselen. We zouden daardoor bijna vergeten dat er over de landsgrenzen ook nog van alles plaatsvindt.
Onze directe buurlanden, Europese partners en internationale bondgenoten zijn ook allemaal op hun eigen wijze bezig met het vraagstuk van de digitalisering en het informatiebeheer. Het is soms ontzettend comfortabel om te horen dat de uitdagingen in andere landen net zo groot zijn, dat onze Duitse collega’s met precies dezelfde vragen worstelen en de papieren achterstanden elders soms nog groter zijn dan bij ons. Gelijktijdig is het buitenland een enorme bron van inspiratie, waar we ontzettend veel kunnen leren over het gebruik van AI, eDepot-oplossingen of digitale overbrenging. Ieder land is net weer ergens anders goed in. Zo hebben de Zweden openbaarheid al meer dan 250 jaar geleden geregeld en dat zonder afdelingen informatiebeheer. Kunnen we daar iets van leren?
Of hoe digitaliseer je een hele organisatie met zeer beperkte middelen? De Nationale Assemblee van Suriname deed het. Kunnen we daar ook iets van leren? Twee jaar geleden verkende Od al eens de internationale staat van de informatiehuishouding. In dit nummer gaan we opnieuw onze eigen grenzen over. Om te beginnen hebben we een rondje langs alle naburige parlementen gedaan: wat zijn binnen en net buiten de EU in 2024 de belangrijkste projecten op het gebied van digitale archivering? De variëteit in antwoorden was enorm. Het ene parlement gaat zich met name richten op het digitaliseren van analoge collecties, terwijl het andere zijn eDepot-oplossing dit jaar gereed wil hebben.
Twee van die parlementen hebben we er extra uitgelicht: de Bondsdag in Berlijn en het Europees Parlement. De Bondsdag heeft als uitdaging om zelf, zonder hulp van een Nationaal Archief, de archieven eeuwig te preserveren. De federale structuur van het land maakt dat nog ingewikkelder. Het Europees Parlement loopt voorop als het gaat om het gebruik van generatieve AI en het ontsluiten van documenten voor alle burgers in Europa.
Toen het idee voor dit tweede buitenlandnummer onlangs ontstond, strandde Od-redactielid Eric Kokke net met de trein op station Schiphol. En de laatste wijzigingen in de artikelen zijn gedaan vanuit het centrum van de democratie, Washington DC. Meer symbolisch had het nauwelijks gekund. Laat u inspireren door de leuke verhalen uit het buitenland en schroom niet ook over uw eigen grenzen heen te stappen!
*Deze editorial verscheen oorspronkelijk in Od 34: KIA Thematiendaagse eDepot
Beeld: Pexels
