‘De toevoer van overheidsdocumenten aan de archiefdiensten is niet langer volledig. Informatie die niet langer op papier te vinden is, maar uitsluitend bestaat zolang de geschikte software en hardware beschikbaar is: digitale informatie. Zo ontstaat er een sneltreinvaart een gat in het collectieve geheugen.’
Dat schrijft Roland Bisscheroux, directeur/archivaris van het Waterlands Archief, lid van de Adviescommissie Archieven van de VNG, aanjager van het KIA platform Architectuur en docent GO opleidingen.
Wie denkt dat het voorgaande citaat slechts van recente datum is moet ik teleurstellen. Het is afkomstig uit het rapport Een dementerende overheid van 2005? (!). Het rapport kan gezien worden als een eerste wake-upcall voor wat we nu duurzame toegankelijkheid van informatie noemen. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft 15 jaar later gereflecteerd over een dementerende overheid in het rapport Een dementerende overheid 2.0?. Daarin wordt vastgesteld dat de overheid nog steeds moeite heeft met het beheren van informatie die wordt verwerkt in nieuwe(re) technologie. Samenvattend wordt in deze rapporten een aantal belangrijke vaststellingen gedaan:
- Wet- en regelgeving over overheidsinformatie is in diverse wet- en regelgeving ondergebracht.
- Het is geregeld onduidelijk wie verantwoordelijk is voor het beheer van welke informatie.
- Digitale informatie, bestaande uit hardware en software, wordt niet veilig gesteld.
- Er is een goed overzicht vereist van digitale informatie die momenteel buiten zicht is.
- Digitaal informatiebeheer is het werkterrein van ict’ers in plaats van DIV’ers.
- Er wordt vaak gewerkt met verouderde ict, terwijl misplaatst techoptimisme overheerst.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 28: Microsoft Office 365. Lees hier verder
