1 juli 2009

Levend archief bij DIV

image for Levend archief bij DIV image

‘Levend archief’

‘Levend archief’
Aan het begin van zijn afscheidscollege maakte Ketelaar duidelijk dat hij persoonlijk niet veel op heeft met het levens-cyclusmodel van archiveren. In dat model wordt namelijk gesuggereerd dat de gebruikswaarde van archiefstukken eindig is. Ketelaar stelde in zijn college dat je hooguit kunt spreken van waardeverschuiving, waarbij het archiefstuk in elke gebruikscontext een andere behoefte vervult. Vandaar ook dat hij aan zijn afscheidscollege de titel ‘Levend archief’ gaf; archiefstukken worden op verschillende wijze door de tijd heen gebruikt en krijgen in elke gebruikscontext andere betekenissen, maar ze worden nooit waardeloos of ‘sterven af’. Dit idee van betekenisverschuivingen past in de traditie van het recordscontinuüm, het model dat Ketelaar mede heeft ontwikkeld. Deze theorie gaat ervan uit dat een archiefstuk zich altijd verder ontwikkelt en niet afsterft of statisch wordt. Archiefstukken kunnen volgens Ketelaar niet statisch worden omdat elke keer dat een archiefstuk wordt geraadpleegd er opnieuw een betekenis aan wordt gegeven. Elke raadpleging vindt plaats in een andere context, waardoor een archiefstuk opnieuw herleeft.

DIV speelt een belangrijke rol in het mogelijk maken van herleving van de archiefstukken, maar geeft zelf ook betekenis aan het archiefstuk. Door meegeven van betekenis aan archiefstukken bij raadpleging gaat het document leven en wordt het gecultiveerd. Hierna wordt deze theorie van Ketelaar uitgelegd en wordt de rol van DIV hierin geanalyseerd. 

Betekenissen van archiefstukken
Ketelaar gebruikte in zijn afscheidscollege met opzet het meervoud van het begrip betekenis. Een archiefstuk heeft volgens de scheidende hoogleraar niet een enkelvoudige, objectieve betekenis, maar krijgt door elk verschillend gebruik in de loop der jaren meerdere betekenissen. Dit komt doordat documenten telkens in een verschillende context geraadpleegd worden. Als we de theorie van Ketelaar uit zijn college uitleggen, dan komt het erop neer dat een archiefstuk nooit op te vatten is als een statisch object, omdat iedere volgende raadpleging een nieuwe betekenis aan het archiefstuk toevoegt. Ter illustratie: een zaak wordt afgesloten, het document waarin dit wordt vastgelegd, houdt voor de behandelaar in dat zijn werkproces voorbij is. Voor DIV betekent dit echter dat de bewaartermijn van dit archiefstuk gaat lopen en dat de zaak voor definitieve plaatsing in het archief in aanmerking komt. Volgens Ketelaar is het daarom niet mogelijk om de betekenis van een archiefstuk objectief vast te stellen. Wat een archiefstuk voor iemand betekent, is door een ander onmogelijk vast te leggen, want de auteur geeft altijd een andere betekenis aan een archiefstuk dan de lezer(s). 

Naast de constatering dat iedereen een andere betekenis aan een archiefstuk geeft, lichtte Ketelaar in zijn college ook toe dat men met elke raadpleging ook een stukje betekenis meegeeft voor een volgende raadpleging. De context van het archiefstuk wordt door elk gebruik verder opgebouwd. Hij maakte hierbij de vergelijking met het achterlaten van een vingerafdruk tijdens het raadplegen van een archiefstuk. Soms is deze vingerafdruk duidelijk zichtbaar op het archiefstuk, maar soms komt deze pas aan het licht na diepgaand onderzoek. Het gevolg van het achterlaten van een vingerafdruk is dat toekomstige gebruikers van het archiefstuk daardoor ‘beïnvloed’ worden. De eerdere betekenissen die aan het archiefstuk zijn gegeven, hebben gevolgen voor latere betekenissen. DIV probeert de ontstaanscontext aan het archiefstuk mee te geven, zodat altijd begrepen kan worden wat het oorspronkelijke doel van het archiefstuk was. Dit streven naar objectiviteit past niet in de theorie van Ketelaar, waarin iedere raadpleging van een archiefstuk leidt tot een nieuwe betekenis. Het gevolg hiervan is, is dat de oorspronkelijke betekenis dus nooit meer achterhaald kan worden. Maar dit geeft verder geen problemen, als het archiefstuk op een betrouwbare manier kan worden geïnterpreteerd. DIV dient hiervoor te zorgen met een DIV-vingerafdruk. Deze vingerafdruk bestaat onder meer uit de metadata. 

Cultivering van het archiefstuk
In het voorbeeld waarin een zaak werd afgesloten, gaf het afsluitende document het signaal om een aantal andere processen in werking te zetten, zoals het starten van de bewaartermijn. Ketelaar noemt dit de performatieve kracht van archiefstukken. Om deze kracht los te laten komen, dient een document gecultiveerd te zijn. Ketelaar zei in zijn college: “Cultiveren is letterlijk het in cultuur brengen, bouwrijp maken, onderhouden, ontwikkelen en stimuleren.” Nadat het archiefstuk gecultiveerd is, kan het worden begrepen en gewaardeerd en kan er zin aan worden gegeven. Daardoor is het mogelijk om betekenissen aan archiefstukken toe te voegen. 
Juist bij het cultiveren speelt DIV een grote rol door metadata toe te voegen en zorg te dragen voor de goede, geordende en toegankelijke staat. De metadata zorgen ervoor dat de archief stukken in cultuur gebracht kunnen worden. DIV zorgt door middel van onderhoud voor het duurzaam toegankelijk houden van de archiefstukken. Door de geordende en toegankelijke staat te faciliteren kunnen de archiefstukken ook verder ontwikkeld worden door iedere volgende raadpleging. En DIV stimuleert het gebruik van archiefstukken door het aanbieden van faciliteiten als documentmanagementsystemen.

Een interessant voorbeeld van het samengaan van performativiteit, cultiveren en het toekennen van meerdere betekenissen aan dezelfde archiefstukken is het invullen van een webformulier van een overheidsinstantie. Na het invullen van het webformulier wordt een aantal processen in werking gezet; dit is de performatieve kracht. Hierdoor kunnen aan het webformulier verschillende betekenissen worden toegevoegd. Voor de overheidsinstantie start bijvoorbeeld een nieuwe zaak in een standaardproces, maar de burger kan het webformulier zien als een lastige hobbel in zijn communicatie met de overheid. De burger is in eerste instantie lezer van het webformulier, maar voegt daarna informatie toe, waardoor hij co-auteur van het webformulier is geworden. In dit voorbeeld heeft dezelfde persoon al meerdere betekenissen aan een archiefstuk gegeven. In het web 2.0 tijdperk gaat deze situatie vaker voorkomen.

Door te accepteren dat er niet een objectieve betekenis van een archiefstuk is, kan men naar aanleiding van het afscheids college van Ketelaar een aantal conclusies trekken. Een archief stuk heeft voor DIV een totaal andere betekenis dan voor elke andere gebruiker van hetzelfde stuk; iedere gebruiker kent immers, zijn eigen betekenis toe aan een archiefstuk. DIV geeft vorm aan de totstandkoming van toekomstige betekenissen, door middel van de vingerafdruk, bestaande uit de metadata.

DIV heeft hierdoor invloed op toekomstig gebruik en geeft interpretaties vorm. De theorie van Ketelaar is daarom ook voor DIV zeer interessant en leerzaam en biedt kansen voor de toe komst.

Annemieke Adema is beleidsadviseur DIV bij het UWV en redactielid van Od.


1 De complete tekst van het afscheidscollege is terug te vinden in: H. Waalwijk en J. Weterings (red.), Spreken is goud – Oraties en colleges van hoogleraren… en de archivistiek, (2009), blz. 15-27.