5 oktober 2016

Maak reuring over keteninformatisering

image for Maak reuring over keteninformatisering image

Onze maatschappij wordt steeds complexer en internationaler. Meer partijen zijn noodgedwongen van elkaar afhankelijk en zullen hun acties op elkaar moeten afstemmen. De gevolgen van verkeerde beslissingen lijken hiermee ook alleen maar groter te worden. ICT neemt ondertussen een steeds belangrijkere plek in. ICT koppelt partijen en transacties snel en transparant aan elkaar.

Onze maatschappij wordt steeds complexer en internationaler. Meer partijen zijn noodgedwongen van elkaar afhankelijk en zullen hun acties op elkaar moeten afstemmen. De gevolgen van verkeerde beslissingen lijken hiermee ook alleen maar groter te worden. ICT neemt ondertussen een steeds belangrijkere plek in. ICT koppelt partijen en transacties snel en transparant aan elkaar. De recente kredietcrisis lijkt een logisch gevolg van een mogelijk giftige mix aan ingrediënten: meer partijen, meer onderlinge vervlechting, snellere acties en reacties, koppeling door complexe ICT-systemen, geen sturing vanuit het grotere geheel of de keten, maar sturing alleen vanuit de individuele belangen.

Wikipedia zegt over keteninformatisering het volgende:
“Keteninformatisering is het tot stand brengen van een informatie-infrastructuur voor geautomatiseerde informatie- uitwisseling tussen organisaties in een bedrijfsketen of organisatienetwerk. In tegenstelling tot de klassieke automatisering, waarbij de toepassingen voornamelijk gericht zijn op interne problemen, richt keteninformatisering zich voornamelijk op problemen tussen organisaties binnen de keten.”
Volgens oud-hoogleraar Grijpink gaat het bij keteninformatisering over geautomatiseerde ketencommunicatie tussen grote aantallen organisaties en professionals, zonder een duidelijke gezagsverhouding, in steeds wisselende combinaties, afhankelijk van het concrete geval. Hier worden de uitdagingen en de risico’s zichtbaar.

Keteninformatisering onder de aandacht
Keteninformatisering heeft een eigen leerstoel gehad. Van 2004 tot 2011 doceerde professor J.H.A.M. Grijpink, als bijzonder hoogleraar, aan de Universiteit van Utrecht met als leeropdracht ‘Keteninformatisering in de rechtstaat’.
De Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR) constateert in haar rapport iOverheid (2011) dat er sprake is van een vernetwerkte – met andere woorden: het gezamenlijk gebruik en beheer van informatie in een netwerk van actoren betreffende – en gedigitaliseerde overheid in Nederland. Een constatering waar de IT-auditors (NOREA) op voortborduren. Zij onderkennen de risico’s van keteninformatisering en vinden dat de verantwoordelijkheden voor de werking van de ketens beter moeten belegd worden. De uitdaging is hoe om te gaan met de grenzen van een organisatie. Ze ervaren vooral dat het moeilijk is overzicht te krijgen en te houden van informatieketens (want deze ontstaan namelijk toch organisch), en wanneer het mis gaat is het moeilijk te achterhalen wie verantwoordelijk is. Bij de IT-auditors bestaat de indruk dat risico- en beveiligingsspecialisten hun eigen management te weinig informeren over de omvang van de risico’s van keteninformatisering. Met als gevolg dat bestuurders veelal ten onrechte het idee hebben dat hun organisatie weinig risico’s loopt. In de praktijk komen, zo stellen ze, regelmatig incidenten voor met gevolgen voor een hele keten.

Vorig jaar heeft het Nationaal Archief in het kader van Archief2020 een verkenning laten uitvoeren ten aanzien van archivering in ketens. Als resultante ziet het Nationaal Archief mogelijke kansen en oplossingsrichtingen, waarin de versterking van de ketenregie en het betrekken van actoren in het onderwijsveld en het bedrijfsleven sleutels kunnen zijn. Het beëindigt de verkenning met tien aanbevelingen die om een vervolg schreeuwen.
En recent heeft de Erfgoedinspectie in haar werkprogramma van 2015-2016 aangegeven dat ze zich gaat bezighouden met keteninformatisering, waarbij ze de betrouwbaarheid van overheidsinformatie als leidend uitgangspunt neemt.

Waarom keteninformatisering?
We zien dat keteninformatisering de afgelopen jaren op verschillende manieren onder de aandacht is geweest waarbij er eensgezindheid was over het belang van een goed werkende keteninformatisering. Wat echter grote bezorgdheid oproept, is waarom het zo moeilijk is om hier concrete stappen in te zetten. Want het mag duidelijk zijn dat de risico’s steeds groter worden. Risico’s waar we over het algemeen maar half weet van hebben. Een terugtrekkende overheid biedt wellicht voordelen, maar zolang gemeentes of andere overheidsinstellingen niet in staat zijn om veelal ingewikkelde diensten en processen die daarbij horen effectief en efficiënt op elkaar af te stemmen en in te richten, is het wachten op de eerste grote ramp. Er zijn nu al voorbeelden van tragische en ingrijpende gebeurtenissen waarbij het volstrekt onduidelijk was hoe de verantwoordelijkheden waren belegd (zoals Chemie-Pack in Moerdijk in 2011, DigiNotar ook in 2011 en VOPAK in 2013).

Nu is de tendens nog steeds dat pas wanneer er een dominant ketenprobleem is – oftewel als het probleem overal voelbaar in de keten is en geen van de partijen het op eigen kracht kan oplossen – de ketenpartners geneigd zijn om samen te werken.

Keten Ketenopgave Dominant ketenprobleem Kritieke gegevens
Medicatieketen Gezondheidsschade door geneesmiddelen voorkomen Verstrekking van voor de patiënt gevaarlijke medicijnen, door gebrek aan informatie over medicijngebruik en persoonlijke risicofactoren Zorgidentificatie-nummer (BSN), actueel gebruik risicomedicijnen, UZI-nummer huisarts, persoonlijke risicofactoren
Nucleaire beheersketen Nucleair materiaal opslaan en verwerken met zo weinig mogelijk schadelijke effecten op mens en milieu Onbeheerd nucleair materiaal, door verlies of diefstal Locatie, type en hoeveelheid nucleair materiaal, verwijzing eigenaar
Orgaantransplantatieketen Geschikt orgaanweefsel vinden voor alle patiënten die een transplantatie kunnen en willen ondergaan Afstoting, door een niet optimale match tussen patiënt en orgaan Zorgidentificatie-nummer (BSN), weefselkenmerken, indicatiecode (inclusief prioriteit)
Prostaatkankerbestrijdingsketen Preventie van prostaat- kanker en levensduurverlenging met behoud van levenskwaliteit voor prostaatkanker patiënten Te laat en/of te grondig ingrijpen, doordat de persoonlijke indicatoren van een patiënt niet bekend zijn Zorgidentificatie-nummer (BSN), verhoogd risico op prostaatkanker (ja/nee), prostaatkanker (ja/ nee)
Rampenbestrijdingsketen Voorkomen van rampen Ontoereikende bestrijding, door een gebrek aan een totaal beeld van de samenloop van risico’s op een locatie Fysiek locatie, risicoschatting, verwijzing naar risico schattende partij (bijv. politie, brandweer, milieudienst)

Tabel. Ketens met een dominant ketenprobleem

In de tabel worden een aantal ketens beschreven met een dominant ketenprobleem die grote risico’s met zich meedragen.

Organisaties zijn veelal individueel bezig met digitaal werken en archiefvoorziening staat niet hoog op de prioriteitenlijst. Afspraken binnen ketens worden nauwelijks voorgeschreven en gemaakt. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het informatieaspect zijn binnen ketens, laat staan voor de eigen interne processen, niet uitgewerkt. Hooguit is de techniek op de koppelvlakken tussen betrokken organisaties geregeld. Er wordt overkoepelend wel door een roepende in de woestijn nagedacht over praktische archiefaspecten, maar er wordt nog geen keten probleem gevoeld en regie op de archiefaspecten in informatieketens is niet ingeregeld.

De grootste uitdagingen

  • Grijpink noemt in zijn afscheidsrede in 2011 niveauvergissingen de belangrijkste oorzaak van falende ICTprojecten en teleurstellende ketencommunicatie. Volgens hem maken we een niveauvergissing wanneer we een inzicht dat is ontleend aan iets kleinschaligs, klakkeloos toepassen op iets grootschalig zonder de geldigheid ervan op die grote schaal opnieuw te toetsen.
  • Er is weinig vertrouwen tussen ketenschakels en dit zal verbeterd moeten worden. 
  • Organisaties ervaren over het algemeen (nog) geen (dominant) ketenprobleem. 
  • Organisaties leggen de prioriteit bij het op orde krijgen van de eigen organisatie. Aan het doel van het programma Digitaal 2017 (betrouwbaar, veilig en betaalbaar zaken afhandelen met burgers en bedrijven) en ketendenken is men eigenlijk (nog) niet toe. 
  • Het juiste volwassenheidsniveau binnen overheidsorganisaties is nog niet bereikt. 
  • Bij keteninformatisering is er sprake van deelverantwoordelijkheid. Deelnemers weten vaak niet voor welke (deel)processen zij verantwoordelijk zijn. 
  • Bij keteninformatisering zijn taken en bevoegdheden overgegaan van de hoge naar de lagere overheid. Deze lagere overheid is echter niet altijd in staat om zelfstandig taken uit te voeren. Mede door gebrek aan specifieke kwaliteiten, expertise en financiële draagkracht is ze genoodzaakt de samenwerking met andere partijen te zoeken. 
  • Ketenpartijen kijken meestal vanuit de eigen organisatie naar ketens. Hierdoor overschatten ze de kansen en onderschatten ze de problemen en risico’s. Dit leidt dan weer tot uit de hand lopende ICT-projecten. 

Hoe nu verder?

  • In het geval van een zaakdossier: hoe ga je dat aanpakken? Een stap in de goede richting zou het aanstellen van een persoon zijn die als ‘ketenregisseur’ optreedt voor het hele proces. De uitdaging is deze te vinden. 
  • Overheidsorganisaties moeten gaan onderzoeken voor welke processen zij verantwoordelijk zijn en moeten, voor zover ze dit nog niet gedaan hebben, die in kaart brengen. Daarbij is het belangrijk te benadrukken dat elke overheidsorgaan een betrokken actor is met een eigen verantwoordelijkheid en belangen. De vraag is wel wie voldoende mandaat heeft om dit aan deze organisaties te vragen. 
  • Het Nationaal Archief, de ministeries van OCW, BZK en EZ, maar ook decentrale overheden en archiefdiensten zijn aan zet (NIET de DIV’er). Het probleem is dat zij in het geheel nog onvoldoende slagkracht hebben. Naast de problematiek is dus ook de oplossing nog te versnipperd. 
  • In kaart gaan brengen bij welke organisaties op het gebied van keteninformatisering bij een incident de grootste gezondheidsrisico’s worden gelopen. Daar zou dan meer aandacht op gericht moeten worden. Welke omgevingsdiensten houden zich bijvoorbeeld bezig met de opslag van gevaarlijke stoffen? Mijn voorstel zou zijn om deze omgevingsdiensten te inspecteren. 
  • Sluit aan bij initiatieven van organisaties als het Nationaal Archief of bij beroepsverenigingen als de SOD of KVAN, of commerciële partijen en samenwerkingsinitiatieven als KING. 
  • Via de koepels zouden door de rijksoverheid landelijke standaarden kunnen worden opgesteld en uniformering worden bevorderd, of – beter nog – kunnen worden afgedwongen. 
  • Organiseer en geef presentaties/workshops met als doel het creëren van meer awareness (bij het management), vergroot de bewustwording en deel actief onderzoeksresultaten over de risico’s van keteninformatisering. Overheidsinstanties zouden meer commerciële podia moeten gebruiken om onderzoeksresultaten met een breder publiek te delen. 
  • De reuring rondom keteninformatisering stimuleren door het schrijven van artikelen. Zoek de publiciteit!

 

Edwin.Driessen@afm.nl, Edwin Driessen is redactielid van Od.


Geraadpleegde bronnen: