Tekst Vincent Lageweg en Gerben Kleine
Beeld Shutterstock
Het Centraal Digitaal Depot (CDD+) is de centrale opslagplaats voor digitale informatie binnen de ministeries van Justitie en Veiligheid en Asiel en Migratie. Het dient als een gedeeld platform voor verschillende ketens, zoals de strafrechtketen en de migratieketen, waar aangesloten ketenpartners informatie kunnen opslaan en ophalen.
In sommige ketens wordt het CDD+ ingezet als informatie-uitwisselingsplatform. Organisaties werken hier samen aan de dossiers in hun primaire processen. Bijvoorbeeld: als de IND een document naar het COA stuurt, wordt deze slechts een keer opgeslagen in het CDD+ en per organisatie voorzien van een eigen verzameling metadata. Hierdoor kunnen beide organisaties dezelfde informatie raadplegen zonder duplicatie. Enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik. Daarnaast regelt het depot de duurzame toegankelijkheid en archivering van de data, zelfs als organisaties verschillende bewaartermijnen hanteren.
In andere ketens wordt het CDD+ vooral gebruikt als archiefsysteem. In dat geval is er geen actieve samenwerking, maar fungeert het depot als de opslagplaats van afgesloten dossiers. De “plus” in CDD+ verwijst naar het feit dat de Justitiële Informatiedienst (Justid) het archivistisch beheer verzorgt. Dit omvat onder andere conversies, overbrenging en vernietiging van documenten. Het CDD+ is een gemeenschappelijke basisdienst voor het ministerie, die voor alle taakorganisaties beschikbaar is. Momenteel maken ketens er gebruik van, inclusief de ketenpartners bij andere ministeries, zoals Buitenlandse Zaken.
Ook dataverzamelingen die niet ketengebonden zijn, groeien snel. Zeker nu er op grote schaal archiefachterstanden worden weggewerkt. Dit gaat zowel om papieren archieven die door Justid onder vervanging zijn gescand, als om digitale documenten die afkomstig zijn uit allerlei gekoppelde primair-processystemen.
Slimmere metadata en AI-toepassingen
Data komen in verschillende vormen voor, zoals gestructureerd in tabellen en databases en ongestructureerd in documenten. Justid zet steeds meer in op het automatisch extraheren van metadata uit documenten, zoals geboortedata of de start- en einddatum van dossiers. Deze intelligente metadatering wordt als dienst aangeboden aan archiefvormers. Bij de opslag in CDD+ worden registraties uit verschillende bronsystemen samengevoegd en gekoppeld aan de digitale informatieobjecten. Dit is essentieel voor het beheer van informatie binnen de justitiële ketens.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 43: data, doe er wat mee! Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
