Overheidsmedewerkers maken naast de reeds bekende Office-applicaties graag gebruik van de nieuwe samenwerkingsmogelijkheden van Microsoft 365 (M365), door te chatten, bellen en online te vergaderen. Daardoor ontstaan onmiddellijk vraagstukken rond de opslag van de overheidsinformatie. Door gelijktijdig gebruik van OneDrive en SharePoint-online wordt op verschillende plekken informatie opgeslagen. Hoe kun je informatiebeheer goed inrichten en tegelijkertijd voldoen aan de Archiefwet? Een gesprek met Eric Burger, informatie-governance- en recordmanagementspecialist met focus op M365 van eric burger document management en Adriaan Hondelink, senior adviseur Informatiemanagement en oprichter van Content Strategy.
Is M365 een geschikt systeem voor archivering?
Burger volgt de ontwikkelingen van M365 op de voet: ‘Recordmanagement voor M365 is de laatste jaren echt volwassen geworden omdat het archiving by design heeft omarmd.1 Je kunt chats, e-mails en documenten eenvoudig archiveren bij de bron, zonder dat daar een andere DMS- of RMA-oplossing voor nodig is. M365 biedt veel mogelijkheden voor digitaal samenwerken en documentopslag en beschikt met Microsoft Purview over een modern beheercentrum waarmee geautomatiseerde gegevensdetectie, gevoelige gegevensclassificatie en end-to-end-gegevensherkomst ingezet worden om archivering en informatieveiligheid in te richten. Het beheercentrum kan standaard veel, maar vraagt goede configuratie van de systeeminstellingen. Daarbij is kennis over de Archiefwet en -regelgeving in combinatie met kennis over M365 nodig. Deze gecombineerde kennis is schaars en hebben de meeste leveranciers en overheidsorganisaties nog onvoldoende in huis.’
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 25: Systemen in beeld. Lees hier verder
