1 mei 2011

Mindmap ondersteunt informatiemanager

image for Mindmap ondersteunt informatiemanager image

Een mindmap (spreek uit: maintmep) is een kaart met informatie die is geordend in onderwerpen en deelonderwerpen rond een centraal thema. De informatie kan de vorm hebben van teksten, plaatjes en/of verwijzingen naar multimedia en andere programma’s. Het proces van het maken van een mindmap kan helpen bij het uitvoeren van creatieve processen zoals analyseren, plannen en organiseren, en bij leren en onthouden. Figuur 1 toont een mindmap van een sterkte-zwakteanalyse voor hybride voertuigen.

Een mindmap (spreek uit: maintmep) is een kaart met informatie die is geordend in onderwerpen en deelonderwerpen rond een centraal thema. De informatie kan de vorm hebben van teksten, plaatjes en/of verwijzingen naar multimedia en andere programma’s. Het proces van het maken van een mindmap kan helpen bij het uitvoeren van creatieve processen zoals analyseren, plannen en organiseren, en bij leren en onthouden. Figuur 1 toont een mindmap van een sterkte-zwakteanalyse voor hybride voertuigen.

Mindmap Figuur 1
Figuur 1. Sterkte-zwakteanalyse als mindmap. Deze mindmap is opgebouwd uit twee delen. De kern bestaat uit vier plaatjes met als titels Sterkte, Zwakte, Kans en Bedreiging. Deze kern dient als sjabloon voor uit te voeren sterkte-zwakteanalyses (SWOT-analyses). Als voorbeeld is een sterkte-zwakteanalyse voor een hybride voertuig uitgewerkt, door aan elk plaatje een aantal kenmerkende feiten te koppelen.

Welke software?
Op internet zijn verschillende programma’s te vinden voor het maken van een mindmap. Ze verschillen in presentatiewijze en functionaliteit. Sommige zijn speciaal bedoeld voor kinderen. In het actieplan Nederland Open In Verbinding (NOIV) is als kabinetsbeleid aangegeven dat de Nederlandse overheid toepassing van vrij te gebruiken software (open source) nastreeft. Er zijn op dit moment twee programma’s die aan deze eis voldoen: Freemind en Freeplane. Freeplane is een doorontwikkeling van Freemind en is volledig in het Nederlands beschikbaar. In dit artikel beschrijven we daarom alleen Freeplane (versie 1.2).

Een mindmap in Freeplane
Bij Freeplane wordt elk onderwerp een ‘knoop’ genoemd. Er is één basisknoop die de vorm heeft van een ovaal. Uit de basisknoop komen lijnen (takken) die een reeks van knopen verbinden die een ouder kindrelatie hebben.
De inhoud van een onderwerp (knoop) is onder te verdelen in vier presentatievelden: basistekst, bijlagetekst, attributenlijst en notitietekst. Het veld voor de basistekst wordt meestal gebruikt als een soort titel en bevat dan een of enkele trefwoorden, pictogrammen, een plaatje en/of een hyperlink. Een belangrijk verschil met de andere velden is dat de basistekst altijd wordt getoond; voor de andere tekstvelden kan worden ingesteld dat hun inhoud alleen zichtbaar is als het onderwerp is geselecteerd. De basistekst kan bovendien, naar keuze, worden omlijnd. Het veld voor de bijlagetekst wordt vaak gebruikt voor meer uitgebreide tekstinhoud, zoals een toelichting van het onderwerp. De attributenlijst wordt getoond als een tabel met twee kolommen. In de eerste kolom staat de naam van het attribuut en in de tweede kolom zijn waarde. Het veld notitietekst is van oorsprong bedoeld voor het presenteren van een document in een afzonderlijk, schermbreed venster. In de voorbeelden hieronder zullen we het notitieveld gebruiken als een tweede bijlageveld, voor het presenteren van voorbeelden van het onderwerp.
Het veld van de basistekst kan in plaats van tekst ook een formule bevatten. Deze begint, net als bij een spreadsheet, met ‘=’ en wordt automatisch uitgerekend. En verder kan een tijdstip worden opgegeven waarop een signalering moet worden gegeven (agendafunctie).

Voorbeeld 1: beheerregels
Voor de rijksoverheid is in het generiek waarderingsmodel rijksoverheid (GWR) beschreven welke informatie blijvend (B) dan wel een bepaalde tijd (V + vernietigingstermijn in jaren) bewaard moet worden. De beschrijving van het GWR bestaat uit een tekst van 26 pagina’s met hoofdprocessen en subprocessen, en voor elk van deze processen een beschrijving, toelichting, waardering (B/V) en voorbeelden (zie figuur 2). Dit is veel tekst en daardoor is de inhoud van de processen minder goed toegankelijk.

Mindmap Figuur 2
Figuur 2. GWR als tekstdocument. Het document waarin het generieke waarderingsmodel rijk (GWR) is beschreven omvat 26 pagina’s met processen, subprocessen en B/V waarderingen (zie GWR onder literatuur). Getoond wordt het proces ‘beleid’ dat in figuur 3 als mindmap is uitgewerkt.

In een mindmap wordt deze tekst verdeeld over net zoveel onderwerpen als er processen zijn, waarbij de ordening van hoofd- en subprocessen tot uiting komt in de ordening van (sub)onderwerpen. In de basistekst van elk onderwerp staat de naam van het proces. In de bijlagetekst van elk onderwerp staat de beschrijving van het (sub)proces. In de notitietekst staan eventuele voorbeelden. Blijft over de waardering B/V: deze is als attribuut opgenomen (zie figuur 3).

Mindmap Figuur 3
Figuur 3 GWR als mindmap. De tekst van figuur 2 is opgedeeld in een hiërarchie van (sub)onderwerpen die door opvouwen respectievelijk dichtvouwen al dan niet kunnen worden getoond. Hoofdproces 2. Beleid is opengevouwen en alle andere hoofdprocessen zijn dichtgevouwen. De (verborgen) tekst van proces 9 staat in het grijze blok: basistekst, bijlagetekst, attributen en notitietekst staan standaard onder elkaar, gescheiden door horizontale lijnen.

Views door selectief verbergen
Bij Freeplane kun je (sub)onderwerpen op verschillende manieren selectief tonen en verbergen, waardoor een ander beeld (view) van de mindmap ontstaat. In de eerste plaats kan de gebruiker geselecteerde onderwerpen (en hun deelonderwerpen) verbergen door deze dicht te vouwen. In de tweede plaats kan de gebruiker knopen zoeken en filteren. Bij zoeken wordt per keer één onderwerp getoond welke aan het zoekcriterium voldoet. Bij filteren worden alle onderwerpen getoond die aan het filtercriterium voldoen. In de derde plaats kan worden ingesteld dat alle tekstvelden, behalve de basistekst, worden verborgen totdat de cursor op het onderwerp wordt geplaatst (zie figuur 4).

Mindmap Figuur 4
Figuur 4. Views door selectief verbergen. In het voorbeeld is ingesteld dat door filteren alleen alle subprocessen van het hoofdproces 2. Beleid worden getoond. De cursor staat op subproces 2.4, waardoor alleen de inhoud van dit proces in de grijze rechthoek wordt getoond.

Voorbeeld 2: van actielijst tot planning
Beheerregels maak je niet elke dag. Actielijstjes wel. Ook hiervoor is een mindmap zeer geschikt. Belangrijk is dat hierbij verschillende presentatiewijzen mogelijk zijn van dezelfde mindmap. Soms heb je genoeg aan een actielijst met per actie een naam en een aanduiding van de prioriteit zoals in figuur 5a. Soms wil je ook de datum-gereed en de actiehouder tonen zoals in figuur 5b. En soms is het handig om ook een beschrijving of toelichting van de actie te tonen zoals in figuur 5c. Met Freeplane kun je één mindmap (figuur 5) maken en via het verbergen van velden instellen welke van de drie presentaties je wilt zien.

Mindmap Figuur 5
Figuur 5. Actielijst als mindmap. Drie views van dezelfde mindmap. Figuur 5a toont alleen het lijstje met acties. Figuur 5b toont ook een datum-gereed en een actiehouder; deze zijn gedefinieerd als attributen. Figuur 5c toont voor elke actie ook een toelichting.

Verder kun je de actielijst uitbreiden met herinneringsmomenten, zodat je wordt gewaarschuwd wanneer de actie verloopt. En je kunt elke actie opsplitsen in een boom van deelacties, zodat er een logisch stroomschema van gerelateerde acties ontstaat. Met verbindingslijnen kun je daarbij relaties tussen acties in verschillende stromen aangeven. Deze uitbreidingen zijn niet in het voorbeeld uitgewerkt, maar kenmerken de veelzijdigheid van Freeplane.

Andere voorbeelden
Freeplane leent zich voor veel taken van de informatiemanager.Naast de behandelde voorbeelden kun je ook denken aan het in kaart brengen van de processen en metagegevens die bij informatiebeheer een rol spelen. De mindmap van figuur 6 vat de processen bij volledig digitaal werken samen.

Mindmap Figuur 6
Figuur 6. Informatiebeheer bij volledig digitaal werken. Bij volledige digitalisering gaat er veel veranderen. Deze mindmap toont op overzichtelijke wijze wat de veranderingen zijn voor de gebruiker en de informatiebeheerder.

Een mindmap is ook te gebruiken voor het notuleren van een vergadering. Persoonlijk gebruik ik Freeplane het meest bij het onderhouden van mijn persoonlijke werkomgeving: met Freeplane plak ik eenvoudig en snel hyperlinks van mijn meest gebruikte webpagina’s, bestanden en programma’s in een mindmap. Handig is daarbij dat ik aan elke hyperlink een naam en toelichting kan toevoegen en de hyperlinks hiërarchisch kan ordenen.
Ben je geïnteresseerd geraakt en wil je meer weten, bekijk dan de voorbeelden, instructiefilmpjes en de handleiding voor Freeplane op www.kioo.nl/fp. De handleiding zelf is ook een mindmap (zie figuur 7). Dit illustreert opnieuw de veelzijdige toepasbaarheid van de elektronische mindmap.

Mindmap Figuur 7
Figuur 7. Handleiding als mindmap. De Nederlandse handleiding van Freeplane is zelf ook een mindmap. Informatie in de handleiding kan worden gevonden door te navigeren (openvouwen), te zoeken of te filteren. Deze mindmap is ook te raadplegen via internet (zie de literatuur).

Conclusie
Een elektronische mindmap is een veelzijdig instrument in handen van de informatiemanager. Programma’s voor het maken van een mindmap zijn beschikbaar als open source software. Het kabinet propageert het gebruik van open source software. De conclusie lijkt dan ook gerechtvaardigd dat een open source programma voor mindmaps niet mag ontbreken in de gereedschapskist van de informatiemanager.

Literatuur
• Voor voorbeelden van mindmaps in actie, instructievideo’s en verwijzingen naar GWR, NOIV en de bedenker van de term MindMap© Tony Buzan: http://freeplane.sourceforge.net/wiki/index.php/Mind_Map_Gallery/Dutch
• Laatste Nederlandse versie van Freeplane 1.2 downloaden en gebruiken: http://freeplane.sourceforge.net/wiki/index.php/How_to_nl


jodi.krol@kioo.nl

Dr. J. D. Krol is werkzaam als senior beleidsmedewerker bij het ministerie van Defensie.