Tekst Vincent Lageweg
Beeld Pexels
*Dit is het eerste deel van een artikel uit de nieuwe Od 42: Werkomgeving van de toekomst. In deze editie sluiten we aan bij de KIA Thematiendaagse, die in het teken staat van de digitale werkplek van de toekomst. Of het nu gaat om generiek werken of het overbruggen van verschillen in processen en behoeften, dit nummer biedt volop stof tot nadenken én praktische tips. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
In 2021 en 2022 heeft de Tweede Kamer der Staten-Generaal tot tweemaal toe geprobeerd een Content Services Platform (CSP) aan te schaffen. Het idee was om alle functionele behoeften van de Kamer rondom het documentbeheer door één systeem te laten ondersteunen. Deze aanbesteding heeft tweemaal niet tot een gunning geleid. Dat leidde tot een heroriëntatie: hoe wil de Kamer het informatiebeheer ten behoeve van de primaire en secundaire processen, inclusief de archivering daarvan, eigenlijk vormgeven? Het antwoord kwam vanuit de IT-afdeling: binnen korte tijd zou de samenwerkingsfunctionaliteit in MS-Teams worden aangezet en kan de Kamer alle data naar de cloud migreren. De kans om gebruikers met een nieuwe interface en een nieuwe, geordende werkwijze kennis te laten maken.
De aanbestedingsfase was niet geheel vruchteloos. Tijdens de aanbesteding hadden we als Kamer namelijk wel bedacht hoe we informatie wilden gaan ordenen in het nieuwe systeem. De Kamer wilde processen als uitgangspunt nemen. Binnen deze processen worden allerlei informatieobjecten gevormd, verzamelend of ontvangen. Het geheel aan objecten dat bij elkaar hoort, hebben we het dossier genoemd. Binnen elk proces wordt toegewerkt naar een vooraf heldere dossierprestatie. Elk dossier kan vervolgens na afloop worden afgesloten. Een voorbeeld van dit ordeningsprincipe is het opstellen van het jaarplan. Dit jaarlijks repeterende proces heeft een duidelijk begin- (de aanschrijving) en eindpunt (vaststelling).
Binnen dit proces ontstaan allerlei informatieobjecten, zoals conceptversies, verslagen van overleggen, correspondentie en officiële goedkeuring. Na de vaststelling van het jaarplan kan het dossier worden afgesloten ter archivering. Een tweede voorbeeld is het organiseren van een vergadering: deze zijn vaak periodiek, waarbij alle voorbereidende stukken, de agenda en na afloop het verslag in één dossier thuishoren, waarna dit na afloop of een bepaalde periode gearchiveerd kan worden.
Concrete inrichting
De centrale vraag die opkwam, was hoe deze principes zich lieten vertalen naar een concrete inrichting in MS-Teams. De verwachting was immers dat Microsoft niet heel genegen zou zijn het platform functioneel aan te passen omdat de Tweede Kamer dat zou wensen. De Tweede Kamer is met Microsoft in gesprek gegaan om meer inzicht te krijgen in de mogelijkheden van de hele 365-suite. Vanuit architectuur werd aangegeven dat voorkomen moest worden geheel afhankelijk te worden van louter Microsoftproducten.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 42: Werkomgeving van de toekomst. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
