23 april 2012

MoReq2010

image for MoReq2010 image

MoReq1 betekent ‘Model Requirements for Records Systems’ en is een model ontwikkeld door DLM2 Forum Foundation’s MoReq Governance Board, een initiatief van de Europese Commissie. De kwaliteit van het model (bestaande uit modulen) is hoog doordat Moreq2010 een product is van samenwerking tussen experts uit de leverancierswereld en experts in sociale netwerken. MoReq2010 is op 3 februari als versie 1.1 verschenen in twee formaten, als pdf-document en voor de liefhebber als fysiek boek.

MoReq1 betekent ‘Model Requirements for Records Systems’ en is een model ontwikkeld door DLM2 Forum Foundation’s MoReq Governance Board, een initiatief van de Europese Commissie. De kwaliteit van het model (bestaande uit modulen) is hoog doordat Moreq2010 een product is van samenwerking tussen experts uit de leverancierswereld en experts in sociale netwerken. MoReq2010 is op 3 februari als versie 1.1 verschenen in twee formaten, als pdf-document en voor de liefhebber als fysiek boek.
ReMaNO (vervangen door NEN 2082) gebruikte Mo- Req als primair uitgangspunt en nam de structuur vrijwel ongewijzigd over. En dat niet zozeer omdat er geen beter alternatief zou zijn, maar omdat het waarschijnlijk leek dat op niet al te lange termijn leveranciers producten zouden aanbieden die aan de MoReq-specificaties zouden voldoen. Hoe meer de Nederlandse versie overeenkomt met het Europese model, hoe gemakkelijker het is producten te vergelijken met organisatiespecifieke eisen, die juist op die Nederlandse versie zijn geënt. Deze MoReq2010 komt nog dichter bij specificaties wat het voor zowel de leverancier als voor ons als consument interessant maakt.
MoReq2010 is geworden tot een richtlijn met gezag voor het ontwikkelen van archiefapplicaties.

De eerste MoReq-specificatie stamt uit 2001, waarbij de ontwikkelaars zich richtten op internationaal gebruik, vertaald in vele talen en beschouwd als een standaardmodel. MoReq2 verscheen in 2008 en had de mogelijkheid het archiefsysteem te testen en te certificeren. MoReq2010 verscheen met daarbij een visie om in de toekomst bruikbaar te zijn, niet alleen voor standaardkantooromgevingen en hun CMS’en, maar ook voor specialistische organisaties met specifieke regelgeving als gezondheidszorg, financiële, en juridische instellingen.
Het model MoReq2010 is een flink boekwerk van 522 pagina’s en als zodanig misschien moeilijk in de praktijk te gebruiken. In eerste instantie lijkt het dan ook een echte inspanning te vereisen om wegwijs te raken in het boek. Echter, de structuur is zodanig opgezet, wat ook te verwachten is van professionals op het gebied van recordsmanagement, dat het boek na een korte analyse geschikt is om in ‘hapklare’ brokken te gebruiken.

Doelstelling van MoReq2010
Het doel van MoReq2010® is te voorzien in een volledige, maar eenvoudige en gemakkelijk te begrijpen groep van eisen voor een recordsysteem (archiefsysteem), welke bruikbaar en toepasbaar is voor uiteenlopende informatie en bedrijfsactiviteiten in diverse types organisaties.
Moreq2010 is geschikt voor allerlei organisaties en dwingt niet tot het gebruik van slechts één manier waarop een archiefsysteem kan worden ingevoerd. Het model is ook bruikbaar voor informatiesystemen, die niet primair bedoeld zijn als archiefsystemen.

Voordelen van MoReq voor ‘ons’
MoReq2010 heeft grote voordelen voor ons als DIV’er of recordsmanager. MoReq2010 combineert de bestaande recordsmanagementtheorieën en de praktijk in de specificatie. De concepten, de termen en de modellen zijn in overeenstemming met internationale standaarden en als zodanig in gebruik bij professionals. Daarmee is MoReq2010 zelfs geschikt om het vak te leren of te doceren.

Wat houdt MoReq2010 in?
MoReq2010 beschrijft een minimale groep functionele eisen om aan de standaard van een dergelijk archiefsysteem te kunnen voldoen. Voldoe je aan de standaard dan spreek je van een MoReq2010® Compliant Records System, afgekort MCRS. Het model beschrijft verschillende processen, zoals overdracht en verwijdering en beschrijft de verschillende entiteiten, gegevensstructuren, definities van metadata- elementen en van de functies. Bij het juiste gebruik van het model ben je verzekerd van interoperabiliteit en kun je dus archieven overdragen en migreren tussen verschillende MCRS oplossingen van verschillende leveranciers.
Daarbij is het model niet statisch en zullen in de komende maanden en jaren meerdere modulen (zie plug-in) het licht zien. Deze ontwikkeling wordt begeleid door de DLM Forum Foundation’s MoReq Governance Board.
MoReq stelt dat de invoer van een goed archiefsysteem planning betekent en voorbereid zijn op organisatieontwikkelingen. De juiste archiefstukken moeten worden bewaard, waarbij duidelijk moet zijn hoe archiefstukken worden gemaakt en ontvangen, hoe de bewaring en de toegankelijkheid gedurende de gehele levenscyclus is en hoe uiteindelijk de verwijdering is geregeld. Daarbij mag de technologische ontwikkeling geen obstructie zijn. Een juist gebruik en juiste invoer van het model zorgt in die zin voor een goede investering.

Het groeperen van intergerelateerde services (MoReq2010)
Het groeperen van intergerelateerde services (MoReq2010)

Structuur van het boek MoReq2010
Het boek MoReq2010 is in twee grote delen gesplitst, namelijk het deel kernservices en het deel plug-in modulen. Het deel kernservices behandelt de basisuitgangspunten en een aantal services, zoals de algemene systeemservice, gebruikersgroepen, records, rollen, classificatie, metadata, verwijderen, zoeken, rapporteren en exporteren. De algemene systeemservice bevat alle onderliggende services, zoals in de figuur aangegeven.

De recordservice
Een voor ons bekend voorbeeld van een kernservice is de recordservice, dus een service die alles om het archiefstuk heen regelt.
Een recordservice beheert archiefstukken binnen een MCRS die verschillend kunnen zijn samengevoegd of gegroepeerd:

  • ze hebben te maken met dezelfde zakelijke transactie of proces;
  • ze zijn gelijk geklasseerd;
  • ze handelen over hetzelfde onderwerp, gebied, persoon, plaats, project, zaak, cliënt, gebeurtenis of incident;
  • ze gebruiken dezelfde metadata;
  • ze hebben dezelfde bron of format;
  • ze worden behandeld in hetzelfde organisatieonderdeel;
  • ze zijn bestemd voor dezelfde belanghebbenden/belangstellenden;
  • ze vallen onder dezelfde beveiliging/openbaarheid;
  • ze hebben dezelfde selectiecode.

Groeperen heeft het grote voordeel dat belangrijke gegevens meegenomen worden van de groep naar het individuele archiefstuk, bijvoorbeeld een selectiecode. Een geïsoleerd archiefstuk houdt daarbij altijd de eigen metadata, gebeurtenissengeschiedenis, delen en toegankelijkheid. Als een archiefstuk gekopieerd wordt zonder die gegevens is de kopie niet meer gelijk aan het archiefstuk en kan dus niet dienen als vervangend exemplaar.
De recordservice geeft voorbeelden aan van soorten componenten waaruit een archiefstuk kan bestaan:

Digitaal

  • een digitaal bestand, zoals gemaakt door een tekstverwerkingsapplicatie;
  • verschillende databestanden die samen een webpagina maken, bijv. HTML, CSS, JavaScript, JPEG/GIF/PNG;
  • een rij in een databasetabel, of beter een groep intergerelateerde rijen uit verschillende tabellen in een database;
  • een referentie naar een entiteit in een bijvoorbeeld een CRM-systeem.

Fysiek

  • een papieren document;
  • een CD, DVD, microfilm en dergelijk fysieke objecten;
  • een biomedisch monster.

Een component van een archiefstuk maakt het archiefstuk compliant met MoReq, als de componenten (dus de delen) de volgende karakteristieken bevatten:

  • uniek zijn (deel is niet ook deel van ander archiefstuk);
  • compleet zijn (alle delen maken een volledig archiefstuk);
  • niet wijzigbaar zijn (anders verandert het archiefstuk);
  • verwijderbaar zijn (het archiefstuk is pas vernietigbaar als alle componenten zijn verwijderd).

Plug-in modulen
De plug-in modulen worden gebruikt bij de kernservices om flexibiliteit te creëren bij de functionaliteiten:

  • de soort interface: maakt zowel een interface mogelijk voor menselijke activiteiten als voor machine-activiteiten;
  • soort van classificatie: maakt het mogelijk verschillende benaderingen van classificatieschema’s te ondersteunen (bijv. hiërarchisch);
  • soort of vorm van archiefstuk: maakt het mogelijk alle vormen te ondersteunen, dus zowel elektronische als fysieke.

Met MoReq2010 is gekozen voor een modulaire opbouw en vergaande interoperabiliteit, zodat een organisatie niet gebonden hoeft te zijn aan een bepaalde invoer. Afhankelijk van de wensen kan een combinatie van modulen gekozen worden die daaraan voldoet. In de loop van de tijd zullen er meer modulen komen die geschikt zijn voor het platform, waarmee MoReq2010 dus geschikt wordt voor meer bedrijfssectoren.
De enige overeenstemming die er bij een archiefsysteem moet zijn, zijn de standaardkernservices, de modulen passen daar verder prima in.
De ontwikkeling van MoReq2010 vereist, voor wat betreft de servicesrollen en metadata, een compromis tussen wat vandaag nog kan en de visie op de mogelijkheden van de toekomst.
Het moet mogelijk blijven om ook de bestaande systemen te kunnen overzetten naar een MCRS-systeem. Interoperabiliteit is een belangrijke eis, maar mag liever niet ten koste gaan van een onoverkomelijke inspanning van leveranciers of producenten van archiefsystemen.

Niet-functionele vereisten en certificering
Dan beschrijft het model een aantal niet-functionele vereisten, zoals prestatie (bijv. response), schaalbaarheid, beheersbaarheid, bruikbaarheid in meerdere systemen (portability), beveiliging, privacy, toegankelijkheid, beschikbaarheid, betrouwbaarheid, herstelbaarheid, onderhoudbaarheid, ondersteuning, garantie, naleving wet- en regelgeving (compliance). Op zich lijkt de term ‘niet-functioneel’ vreemd, omdat juist de genoemde niet-functionele eisen belangrijke issues kunnen zijn. De niet-functionele vereisten worden in het model echter belangrijk genoeg bevonden. Zij specificeren de kwalitatieve aspecten van een archiefsysteem, zijn echter minder definitief (minder expliciet) en meer subjectief dan de functionele vereisten. Ook zijn ze moeilijker te definiëren als algemeen toepasbaar onderwerp van interpretatie en moeilijker te kwantificeren, te meten en te testen.
Het eerste deel eindigt met een overzicht van alle begrippen, die vaak gebaseerd zijn op de NEN 15489, en het informatiemodel. Een record wordt bijvoorbeeld gedefinieerd als informatie die is opgemaakt, ontvangen en onderhouden als bewijs en informatie door een organisatie of persoon bij het vervullen van wettelijke verplichtingen of bij zakelijke transacties, analoog aan het Nederlandse begrip archiefstuk.
Voor MoReq2010 is een test en certificeringsprogramma gemaakt. Een certificering kan plaatsvinden op programma’s ‘op de plank’, maar ook op een in gebruik zijnd recordsysteem. Het testprogramma moet worden uitgevoerd door een testcentrum dat geaccrediteerd is door het DLM Forum Foundation. Daarbij vallen de kernservices onder de verplichte test, de toegevoegde modulen zijn optioneel.

Het informatiemodel
Het informatiemodel is uitgewerkt in een zestiental entiteiten, zoals de samenvoeging van archiefstukken, de classificatie, de gebeurtenissen, metadata-elementen, de gebruiker, het archiefstuk zelf en de rol.
Ook werkt het informatiemodel de gegevensstructuur en de definities van de systeemmetadata-elementen uit. Als voorbeeld van de laatstgenoemde elementen kan het archiefstuk dienen. Het archiefstuk (record) krijgt een unieke systeemcode, een naam (record), een omschrijving, een type service (in dit geval de Record Service), de door het systeem genereerde metadata en de bijbehorende mogelijke functies (bijv. verwijderen, wijzigen).
Het plaatsen van een archiefstuk in een klasse is noodzakelijk om daar beheer op uit te kunnen oefenen. Mo- Req2010 is flexibel in het bepalen, beschikbaar stellen van een klasse. Archiefstukken zouden in een hiërarchische klasse geplaatst kunnen worden en alle gegevens die bij die klasse horen kunnen overerven, maar dat is niet altijd wenselijk. MoReq2010 geeft de mogelijkheid tot op het geïsoleerde archiefstukniveau die overerving te overrulen en gebruik te maken van meerdere classificatieschema’s (bijv. een thesaurus). Omdat de selectie is gekoppeld aan klassen is het onmogelijk gemaakt een archiefstuk aan meerdere klassen te koppelen en daarmee aan meerdere selectiecriteria te relateren.

Wat zijn archiefstukken volgens MoReq
Fundamenteel stelt Moreq2010 dat iedere organisatie en iedere burger archiefstukken en informatie heeft en gebruikt. Omdat de Nederlandse wet alleen archiefstukken definieert voor een overheidsorganisatie moet voor archiefstukken ook ‘records’ gelezen worden. Het boek gebruikt uiteraard alleen het woord ‘record’.
Archiefstukken zijn die stukken van informatie die een intrinsieke waarde vertegenwoordigen en belangrijk genoeg zijn om te bewaren en veilig op te slaan als bewijswaarde.
Niet alle informatie is record. Om te bepalen of iets een archiefstuk is, moet je zowel de context kennen (dus het proces waarin het is ontstaan of ontvangen) als het belang of gewicht ervan voor de organisatie. Op basis daarvan beoordeel je informatie als archiefstuk of als onderdeel van de totale informatie. Uiteraard heeft alle informatie, tijdelijke, waarde voor de organisatie, maar is niet alle informatie archiefstuk.
MoReq2010 stelt dan ook dat het belangrijk is tussenproducten (concepten en incomplete kopieën) te verwijderen na afronding van een proces of project. Op die manier kun je opslag verminderen (het beheer van opslag op erg dure netwerkschijven kan dan flink goedkoper), tijd winnen doordat je niet in war raakt van de dubbelen en dus niet meer weten wat het waardevolle archiefstuk is, problemen met privacy voorkomen of kostbare acties tegengaan om de juiste informatie te verzamelen voor een ‘zaak’ (rechtzaak of informatieverzoek op basis van de Wob).

Relatie met NEN 15489
MoReq2010 noemt ook de NEN ISO 15489 als meest invloedrijke standaard voor recordsmanagement. Analoog aan 15489 geeft MoReq2010 aan welke archiefprocessen relevant zijn:

  • bepalen hoelang archiefstukken moeten worden bewaard;
  • creëren en vastleggen van archiefstukken;
  • klasseren van archiefstukken;
  • opslaan van en omgaan met archiefstukken;
  • beheren van de toegankelijkheid van archiefstukken;
  • het lokaliseren van archiefstukken (en dit vastleggen);
  • verwijderen van archiefstukken; en
  • het documenteren van de archiveringsprocessen.

Waren archiefstukken er in het verleden voornamelijk in papieren vorm, momenteel is er sprake van een exponentiële groei van het digitale archiefstuk. Dit zorgt ervoor dat er sprake is van een hybride vorm van beheer dat nog tot in de verre toekomst van belang blijft. Veel van het ‘oude’, maar actueel relevante, materiaal blijft voor de recordsmanager van belang om goed te beheren.
Of een archiefstuk fysiek of digitaal is maakt geen verschil voor haar essentiële karakteristieken, want voor alle archiefstukken gelden de volgende kwaliteitseisen:

  • Authenticiteit: het archiefstuk is wat het bedoelt te zijn en is gemaakt door de persoon die het archiefstuk ook bedoelde te maken.
  • Betrouwbaarheid: de informatie van het archiefstuk is correct en betrouwbaar.
  • Integriteit: het archiefstuk is compleet en niet ongeautoriseerd gewijzigd.
  • Bruikbaarheid: het archiefstuk is lokaliseerbaar, terug te vinden, te lezen en te interpreteren.

Een MCRS kan alleen aan de kwaliteitseisen voldoen als het archiefstuk vanaf het ontstaan is opgenomen in het archiefsysteem! 

hvanrijn@gmail.com


1 DLM Forum Foundation, MoReq2010®: Modular Requirements for Records Systems – Volume 1: Core Services & Plug-in Modules, 2011, published online (http://moreq2010.eu/).
2 DLM is de afkorting voor Document Lifecycle Management.