Naar een nieuwe waarderings- en selectiemethode

Het afgelopen half jaar zijn verschillende rapporten² versche­nen die de aanpak uit Gewaardeerd Verleden verder uitwerken en er een praktische invulling aan geven. Od heeft al eerder gepubliceerd over Gewaardeerd verleden.³ Hieraan willen wij nu een vervolg gegeven.

Instrumenten voor waardering en selectie
Gewaardeerd verleden beschrijft drie waarderingsniveaus⁴:

Het afgelopen half jaar zijn verschillende rapporten² versche­nen die de aanpak uit Gewaardeerd Verleden verder uitwerken en er een praktische invulling aan geven. Od heeft al eerder gepubliceerd over Gewaardeerd verleden.³ Hieraan willen wij nu een vervolg gegeven.

Instrumenten voor waardering en selectie
Gewaardeerd verleden beschrijft drie waarderingsniveaus⁴:

1. de samenleving,
2. actoren en archiefvormers,
3. werkprocessen en archiefbescheiden.

Voor de waardering en selectie op deze niveaus heeft de com­missie Jeurgens in haar rapport een voorzet gegeven aan de ontwikkeling van instrumenten die hieraan kunnen bijdragen. In het rapport en een reeks artikelen in het Archievenblad⁵ werd voornamelijk ingegaan op de instrumenten die de eerste twee niveaus ondersteunen. De meer recente publicaties zijn inge­gaan op een instrumentarium voor de waardering en selectie van de werkprocessen en de daarbij horende archiefbescheiden.

De eerste twee niveaus van waarderen zijn hele abstracte niveaus en worden naar alle waarschijnlijkheid ingevuld door het Nationaal Archief, het ministerie van OCW en een aantal andere door het Nationaal Archief aangewezen organisaties. Het derde waarderingsniveau is het niveau waar men op de werkvloer mee te maken krijgt; daar worden de bewaartermij­nen aan documenten, dossiers of zaken gekoppeld.

De samenleving
Op het niveau van de samenleving gaat het vooral om inzicht te krijgen in de algemene en langlopende maatschappelijke trends en ontwikkelingen. Het instrument hiervoor is de Historisch Maatschappelijke Analyse-plus (HMA-plus). De HMA-plus bestaat uit drie elementen. Ten eerste wordt een overzicht van de maatschappelijke terreinen of segmenten van de samenleving gemaakt met behulp van plan- en onder­zoeksbureaus. Vervolgens dienen per onderdeel van de samen­leving de structurele en langlopende trends en ontwikkelingen beschreven te worden. Ten derde dient inzicht verkregen te worden in bijzondere ontwikkelingen in de samenleving, de zogenoemde hotspots. Het aanwijzen van een hotspot is zeer nadrukkelijk een onderdeel van de HMA-plus.⁶ Het Nationaal Archief speelt de belangrijkste rol in het opstellen van de HMA-plus, zij inventariseert ook de instellingen die kunnen bijdragen aan de analyse. In dat kader zijn de veertien tot nu toe erkende maatschappelijke domeinen weergegeven uit het oriënterend onderzoek van de HMA-plus.

Actoren en archiefvormers
Gewaardeerd verleden stelt dat de samenleving uit veel meer bestaat dan enkel en alleen de overheid. Vanuit de HMA-plus kunnen particulieren en/of organisaties geïdentificeerd worden die een bepaalde rol vervullen in de samenleving, overheid of juist niet. Theoretisch kan dit betekenen dat van bepaalde overheidsorganisaties documenten niet langer voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Of dit in de praktijk ook zo wordt uitgewerkt is op dit moment nog de vraag.
Particulieren zijn tot nu toe grotendeels buiten beeld gebleven bij het opstellen van nieuwe methodes voor waardering en selectie. De selectie en waardering van particuliere archieven is nog een witte vlek in het nieuwe model.⁸ Bij particuliere archieven dient men in een vroeg stadium aan te geven dat deze interessant zijn en dat ze voor blijvende bewaring in aan­merking komen (uiteraard als de archiefvormer dat ook wil). Op dat moment kan men ook aangeven welke documenten daar­mee worden bedoeld. De acquisitie van archieven krijgt hier­mee een nog nauwer verband met de selectie van het archief. Vooralsnog kunnen particulieren niet gedwongen worden om hun neerslag te bewaren in een geordende en toegankelijk staat. Voorlichting aan de juiste personen en organisaties kan hier wel aan de geordende en toegankelijke staat bijdragen.

Werkprocessen en archiefbescheiden

Het waarderingsinstrumentarium voor werkprocessen en archiefbescheiden bevindt zich op dit moment in de ontwik­kelfase. Er zijn verschillende concepten verschenen. Het idee is dat men gaat werken met generieke waarderingslijsten. Deze lijsten dienen breed toepasbaar te zijn voor meerdere organisaties binnen een deelgebied of sector. Het betreft een generieke beschrijving van de werkprocessen, die door de verschillende organisaties contextueel moeten worden ingevuld door middel van bijvoorbeeld een stukkenlijst.⁹
Er is hard gewerkt aan een generieke waarderingslijst voor de rijksoverheid. Deze is in concept gereed, maar onduidelijk is of en wanneer deze wordt goedgekeurd. Wel komt duidelijk naar voren wat men op dit moment verwacht van een generieke waarderingslijst. De lijst is opgesteld op basis van de Modelarchitectuur Rijksoverheid (MARIJ) en bestaat uit een totaal van veertien handelingen. De bedoeling is dat – als deze lijst geldig wordt als wettelijke selectielijst – alle onderdelen van de rijksoverheid deze lijst hanteren en daar hun eigen invulling aan geven. In de generieke waarderingslijst is sprake van minimale bewaartermijnen; verderop in dit artikel wordt hier op teruggekomen.

Een belangrijk argument om te kiezen voor generieke waarderingslijsten was de wildgroei van het aantal Basis Selectiedocumenten en het onderhoud daarvan. Een van de doelen van de nieuwe methodiek is om minder lijsten te creëren, wat leidt tot minder onderhoud. Door ze generiek op te stellen is er ook geen aanpassing van de selectielijst nodig bij elke wetswijziging. Echter, de concept generieke waarderingslijst sluit goed aan bij de werkprocessen van de ministeries, maar niet bij die van andere overheidsorganen. De gemeentes hebben al een gezamenlijke selectielijst en de provincies kunnen ook gaan werken aan een eigen lijst, maar andere organisaties, zoals de ZBO’s, dienen hun ketenpartners op te gaan zoeken om te komen tot een generieke selectielijst. ZBO’s voeren echter heel specifieke taken uit, waardoor het nog een grote uitdaging wordt om hiervoor generieke lijsten op te stel len en te beslissen wat voor blijvende bewaring in aanmerking komt. Een velddiscussie tussen bedrijfs- en ‘gewone’ archivaris sen, DIV’ers en andere betrokken kunnen hierin mooie inzichten en oplossingen leveren.

Het tweede waarderingsinstrument voor de werkprocessen zijn de nieuwe bewaarbesluiten.
Op basis van de HMA-plus en de generieke waarderingslijs ten is het de bedoeling dat het Nationaal Archief bewaarbesluiten gaat opstellen. Alles wat in een bewaarbesluit staat, moet bewaard worden; de rest moet vernietigd worden. Op dit moment is er nog geen bewaarbesluit vastgesteld. In de huidige waarderingsmethodiek zijn er zes algemene selectie criteria (zie kader) voor blijvend te bewaren documenten. Als een document aan een van de criteria voldoet, dient deze voor de eeuwigheid gearchiveerd te worden.

De overige documenten worden nu ook al op termijn vernietigd. Het verschil met de nieuwe methodiek is, dat de zorgdrager nu verantwoordelijk wordt voor het opstellen van de lijsten voor de te vernietigen stukken en deze niet meer in een gezamenlijke lijst voorkomen. Volgens het ‘Conceptrapport waarderingsmethodiek’ kan dit inhouden dat de overige dossiers ongezien vernietigd worden. Dit vereist echter wel een aanpassing in de Archiefwet en bijbehorende regelingen, waarin staat dat men op dossierniveau dient bij te houden welke dossiers men vernietigd heeft. Aan ongezien vernietigen kleeft een groot risico, analyses moeten deze risico’s in kaart brengen en gezamenlijk moet de afweging gemaakt worden of deze manier van werken toelaatbaar is. Daarvoor moet allereerst afgestapt worden van het idee dat we volledig kunnen zijn in wat we waarderen en selecteren. Ten tweede is er een praktisch element: er is niet genoeg mankracht en geld om alles op dossierniveau te waarderen. Een gedeeltelijke oplossing is te creëren door het moment van waardering naar voren te verschuiven in het werkproces. Vooral voor organisaties die grote hoeveelheden te vernietigen dossiers in hun beheer hebben, is het ongezien vernietigen een goede praktische invulling voor hun huidige problemen, waaronder vernietigingsachterstanden. Door op een ander moment te gaan waarderen, namelijk voorin het werkproces, zijn de risico’s van ongezien vernietigen ook al weer te reduceren.
Bij het ontstaan van een archiefbescheiden dient men in de toe komst al een minimale bewaartermijn aan het document te kop pelen. De waarde van informatieobjecten kan, volgens de nieuwe methode wel variëren in de tijd, waardoor waarderen een continue proces wordt.¹⁰ Wat cultureel erfgoed wordt, kan niet altijd voor af worden bepaald; soms kan er een hotspot in de samenleving ontstaan waardoor de bewaartermijn moet worden aangepast. Dit houdt in dat meteen bij ontstaan al gewaardeerd kan worden, maar dat men open moet staan voor verlenging van de bewaar termijn.

Minimale bewaartermijn
Hoe lang een dossier bewaard moet worden is aangegeven op de generieke waarderingslijst met de minimale bewaartermijn. De minimale bewaartermijn is een relatief nieuw begrip. Het betekent dat een document minimaal voor die termijn duurzaam toegankelijk moet zijn. In eerste instantie creëert dit begrip misschien verwarring, vooral bij organisaties waar men veel te maken heeft met persoonsgevoelige gegevens en de vernietigingsplicht van documenten een grote rol speelt. Deze organisaties kunnen gerustgesteld worden. Het gaat om een minimale termijn, organisaties kunnen hiervan afwijken als hun werkproces daar om vraagt. Om van deze termijn af te wijken, dient echter een procedure te worden doorlopen. Hoe deze procedure eruit gaat zien, is op dit moment nog niet bekend. Ook is dit onderdeel niet in lijn met de bewaarbesluiten en het idee dat de zorgdrager verantwoordelijk is voor de voor vernietiging in aanmerking komende stukken. De generieke waarderingslijsten worden in samenspraak met alle zorgdragers opgesteld en daarin heeft de zorgdrager dus wel invloed op de verschillende bewaartermijnen. Hierdoor worden afwijkingen op de minimale bewaartermijn ook voorkomen.

In ‘Yes, WIDO’ (Waarderen In een Digitale Omgeving) wordt ingegaan op de digitale duurzaamheid in combinatie met de minimale bewaartermijn. Het begrip duurzame toegankelijkheid speelt hierin een grote rol. Voor blijvend te bewaren digitale stukken kan men nu nog geen eisen stellen voor de eeuwigheid, omdat men niet weet hoe de techniek zich gaat ontwikkelen. Vandaar dat men gekozen heeft voor de termijn V 99. Dit houdt in dat een document minimaal de komende 99 jaar toegankelijk moet zijn. In de nabije toekomst is onderhoud op juist deze documenten van groot belang om ervoor te zorgen dat ze de 99 jaar en ook langer bewaard kunnen blijven.

Wat samenhangt met een bewaartermijn is uiteraard het vernietigen van documenten. Dit wordt niet langer ‘vernietigen’ genoemd, maar men spreekt over ‘het ontoegankelijk maken van informatie’. Er is gekozen voor de term ‘ontoegankelijk maken’, omdat het ondoenlijk is te voldoen aan de vernietigingsplicht als er overal sporen van digitaal materiaal bestaan. Hier komt de vernietigingsverplichting aan de grenzen van uitvoerbaarheid.

De verwachting is dat men nog twee tot drie jaar bezig is met het verder ontwikkelen van de nieuwe methode, het streven is dat de benodigde wetgeving op 1 januari 2013 wordt ingevoerd.¹¹

Hierboven zijn een aantal onderwerpen beschreven die nog verder moeten worden uitgewerkt. Ook moet nog onderzocht worden in hoeverre de wet- en regelgeving aangepast dient te worden aan de nieuwe methodiek. Ook zijn er nog veel andere elementen uit de nieuwe methode die hier nog niet de revue gepasseerd zijn, maar die wel invloed hebben op de uitvoering door DIV. In een volgend nummer van Od wordt hierop ingegaan. Voor dit artikel nodigen we iedereen uit om op SOD online te reageren op de recente ontwikkelingen en mee te doen in de discussie. Ook wordt daar een dossier geopend met relevante publicaties en artikelen.

aplat@hermes-am.nl

¹ Commissie Waardering en Selectie, Gewaardeerd Verleden, Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven, 2007.

² C. Jeurgens en M. Windhorst, Conceptrapport Waarderingsmethodiek, werkgroep methodiek en pilots, 2009; Archiefselectie op orde, Yes, WIDO, Gewaardeerde informatie maakt weerbaar, 2009; Generieke Waarderingslijst Rijksoverheid, Concept waarderingslijst archiefbescheiden Rijksoverheid, 16 april 2009; Projectgroep Archiefselectie op orde, Overheidsinformatie waarderen, voorstel voor een nieuwe systematiek voor waardering en selectie van [digitale] informatie van de rijksoverheid, 2009.

³ T. Rouschop, ‘Gewaardeerd verleden’, Rapport commissie Jeurgens heeft gevolgen voor alle DIV’ers, in: Od, december 2008.

⁴ Gewaardeerd Verleden, pp. 39-41.

⁵ C. Jeurgens en R. J. Hageman, ‘Waardering en Selectie, Resultaten van een jaar lang onderzoeken, ontwikkelen en experimenteren (deel 1|)’, in: Archievenblad, februari 2009; C. Jeurgens en R.J. Hageman, ‘Op zoek naar hotspots, een nieuwe methode van waardering en selectie, (deel 2)’, in: Archievenblad, maart 2009; R. J. Hageman, C. Jeurgens en M. Windhorst, ‘Trendanalyse en vertaling, een nieuwe methode van waardering en selectie ( deel 3)’, in: Archievenblad, april 2009; Angele Dellebeke e.a., ‘De labsessies, een nieuwe methode van waardering en selectie (deel 4)’, in:Archievenblad, mei 2009.

⁶ Op zoek naar Hotspots, p. 22.

⁷ Conceptrapport Waarderingsmethodiek, p. 39.

⁸ Conceptrapport Waarderingsmethodiek, p. 27.

⁹ Yes, WIDO, p.7.

¹⁰ Overheidsinformatie waarderen, p. 5.

¹¹ Overheidsinformatie waarderen, p. 25.