18 januari 2016

Naar een ongehoord nieuw streven voor de archiefsector

image for Naar een ongehoord nieuw streven voor de archiefsector image

Tijdens de eerste managementconferentie in 2014 stond de positionering van archiefinstellingen centraal en keken de deelnemers vooral van binnen naar buiten. In de tweede editie van deze ‘toogdag’ voor archiefmanagers was het perspectief van buiten naar binnen gericht. Heeft de informatiesamenleving straks nog een archieffunctie nodig? Zo ja: waarvoor? En wat staat instellingen en professionals dan te doen?

Tijdens de eerste managementconferentie in 2014 stond de positionering van archiefinstellingen centraal en keken de deelnemers vooral van binnen naar buiten. In de tweede editie van deze ‘toogdag’ voor archiefmanagers was het perspectief van buiten naar binnen gericht. Heeft de informatiesamenleving straks nog een archieffunctie nodig? Zo ja: waarvoor? En wat staat instellingen en professionals dan te doen?

Kodaksyndroom vermijden
Futuroloog Wim de Ridder omschreef digitalisering als een disruptieve kracht die vraagt om wezenlijke vernieuwing van producten en diensten. Hij signaleert twee wetmatigheden die bepalend zijn voor de ontwikkeling van de informatiesamenleving:

  • De Wet van Moore: prestaties van computerchips verdubbelen iedere twee jaar bij een gelijkblijvende prijs.
  • De Kurzweil-curve: de rekenkracht van computers ontwikkelt zich exponentieel en zal tegen 2025 de denkkracht van het menselijk brein evenaren.

Zodoende zal er de komende jaren, ook in de archieffunctie, onvoorstelbaar snel ondenkbaar veel veranderen. Wie oude wijn in nieuwe zakken stopt, heeft geen toekomst. Het Kodaksyndroom ligt op de loer: wie niet zelf van binnenuit vernieuwt, raakt de regie kwijt aan partijen die de vernieuwing van buiten opleggen. ‘Reik hoog’, luidt de boodschap van De Ridder. Zonder het absurde streven om een mens op de maan te zetten, was de ruimtevaarttechniek nooit zo snel tot ontwikkeling gekomen. Om vernieuwing doel en richting te geven, moet de archiefsector op zoek naar een massive transformative purpose, of liever: een ongehoord nieuw streven.

Het verhaal van de archieffunctie: drie scenario’s 
In opdracht van Archief 2020 en het Nationaal Archief ontwikkelde scenarioplanner Jan Nekkers (Futureconsult) een scenario met drie tijdshorizonnen over de mogelijke ontwikkeling die de archieffunctie in de periode tot 2025 zou kunnen doormaken. Deze scenario’s zijn niet bedoeld als voorspelling maar als denkraam voor strategiebepaling. Ze helpen om het ondenkbare van een radicaal andere toekomst te bedenken.1 
Er is bewust voor gekozen om het in de scenario’s niet te hebben over de archiefinstelling of de archiefprofessie, maar over de archieffunctie. Als we gezamenlijk een idee hebben wat die over tien jaar behelst, zijn ook vragen over de toekomst van instellingen en de professie makkelijker te beantwoorden en kan het pad zichtbaar worden waarlangs we die ondenkbare toekomst kunnen bereiken. De scenario’s zien er als volgt uit:

  • Horizon 1 beschrijft de huidige situatie. Papier domineert de archieffunctie nog steeds in denken en doen.
  • Horizon 2, gesitueerd in 2020, is de fase van transformatie. Het archief is hybride. De archieffunctie is wel volop bezig met de impact van digitalisering, maar komt nog niet los van het papieren paradigma. We vinden horseless carriages uit, die wel gebruikmaken van nieuwe techniek, maar nog niet wezenlijk nieuw zijn.
  • Horizon 3, anno 2025, is visionair en radicaal anders. Het bevat elementen als: alles digitaal en openbaar, tenzij…; geen overbrenging meer; één toegang tot alle archieven; niets meer vernietigen. De archieffunctie draait eerst en vooral om het vindbaar maken van betrouwbare informatie. De archivaris wordt informaticus.

Prikkelende perspectieven dus. Die waren tijdens de conferentie goed voor stevige discussies2 en kunnen ook daarna aanzetten tot fundamentele gesprekken tussen informatieprofessionals, bij overheden, in instellingen en met verantwoordelijke bestuurders.

Noten
1 Zie voor de scenario’s: https://archief2020.nl/downloads/op-weg-naar-2020-en-verder-het-verhaal-van-de-archieffunctie.
2 Zie het verslag van de managementconferentie op archiefbrain.nl en archief2020.nl.

Radicale veranderingen
Het archief als goudmijn, dat is het ongehoorde nieuwe streven dat scenarioplanner Jan Nekkers de archiefsector voorhoudt: alles digitaal en online toegankelijk via één landelijke toegang. Dat klinkt misschien eerder als een man op Mars in plaats van op de maan, maar als denkraam werkte het op de managementconferentie zoals het bedoeld is: inspirerend en uitdagend. Mijnbouw gaat meestal gepaard met grote en pijnlijke ingrepen in het landschap. Dat zal hier niet anders zijn. De voortschrijdende digitalisering zal de archiefsector op z’n kop zetten. De deelnemers aan de conferentie verwachten als belangrijkste veranderingen:

  1. Schaalvergroting in combinatie met specialisatie en arbeidsdeling.
  2. De archivaris werkt steeds minder uitvoerend en steeds meer adviserend.
  3. Mede als gevolg van open toegang en open data worden de erfgoedtaken anders georganiseerd; steeds vaker gaan andere partijen op basis van archiefdata publiekstoepassingen maken.

Focussen moet
De huidige archieffunctie is breed. Opslag, beheer, toegankelijkheid, beschikbaarstelling, betekenisgeving, presentatie, educatie, toezicht: archiefinstellingen doen heel veel. De scenario’s zetten aan tot nadenken over de kern van de archieffunctie. Moet en kan iedereen alles nog wel blijven doen? Veel organisaties merken nu al dat dat niet meer gaat. Zij zullen zich moeten beperken. Dat stelt hen voor de vraag wat de kern van de archieffunctie is. De deelnemers aan de conferentie waren daarover vrij eensgezind: het zorgen voor duurzame (digitale) toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie. ‘Daar blijft ook waardering en selectie bij horen’, vindt Leen Hordijk van Streekarchief Voorne-Putten, en vele anderen met hem. ‘In de gouden toekomst van de digitale heilstaat moeten we waken voor een infobesitas-epidemie.’
Het is vooral de archieffunctie bij de overheid die sterk moet focussen op duurzame betrouwbaarheid en toegankelijkheid van archieven. Dat voorziet in een (groeiende) behoefte van zowel gebruikers als bestuurders. ‘Het (overheids)archief is en blijft de hoeksteen van de rechtsstaat. De uitdaging is om ook in de toekomst de betrouwbaarheid van digitale informatie te garanderen, als grondstof voor geheugen, interpretatie en reflectie’, stelt algemene rijksarchivaris Marens Engelhard. ‘We moeten als gemeentelijke archiefinstelling onze rol pakken in de digitale agenda van de VNG, maar óók in onze gemeentelijke organisatie’, vindt Ina Loovers van Archief Eemland.
Beeld en Geluid kiest ervoor om zich te concentreren op zijn erfgoedtaken. Tom de Smet: ‘Dat zie ik als onze business: wij zijn het venster op de Nederlandse mediageschiedenis. We laten die zien aan de hand van onze eigen collectie én die van anderen.’ Samenwerkingsverbanden zullen wellicht een deel van de erfgoedtaken van overheidsarchieven overnemen. Het programma Kenniscentrum Oorlogsbronnen is een goed voorbeeld. Daarin werken 400 instellingen, met het NIOD als trekker, samen om oorlogsbronnen ongeacht hun verblijfplaats thematisch te ontsluiten. Maar niet alleen instituties zullen hierin volgens De Smet een rol gaan spelen. ‘Erfgoedtaken komen in handen van velen: historici, particuliere initiatieven en gespecialiseerde kennisinstellingen. Daarover is buiten meer kennis aanwezig dan binnen de archiefsector.’ De beschikbaarheid van open toegangen en open data nodigt daartoe ook uit.

Schaalvergroting in de backoffice
‘We gaan een sterke schaalvergroting meemaken het komende decennium’, voorspelt de Rotterdamse stadsarchivaris Jantje Steenhuis. Wim Reijnders, kwartiermaker West-Brabantse Archieven i.o., zit daar al middenin: ‘Voor West-Brabant zie ik twee fases naar de digitale toekomst van archieven. Eerst gaat West-Brabant fuseren tot één dienst. Dat is nu gaande.
Vervolgens zullen de grote diensten in Brabant (Eindhoven/ BHIC/Tilburg/West-Brabant) zich hergroeperen en samen bedenken hoe ze kunnen aansluiten op een landelijke digitale infrastructuur. Toen ik midden jaren 80 begon met werken in de archiefsector, waren er 29 instellingen in Brabant. In 2016 zijn dat er nog zes. Zo hard gaat het.’
Tom de Smet beaamt dat: ‘We gaan naar een paar backoffices die het beheer van analoge en digitale informatie op zich nemen. Het beheren en bewaren van erfgoed wordt echt een it-ding. De archivaris gaat zich steeds minder met het ‘hoe’ en steeds meer met het ‘waarom’ bezighouden.’
Leen Hordijk voorziet in zijn eigen werkgebied op korte termijn een krachtenbundeling op inspectiegebied. ‘Met het oog op capaciteit en deskundigheid is dat hard nodig. Eventueel vloeit hieruit ook samenwerking op andere gebieden voort.’
‘Vooral aan kennisonwikkeling moeten we veel meer samen doen’, benadrukt BRAIN-voorzitter Chantal Keijsper. ‘De komende jaren moet de archiefbranche, daarbij ondersteund door de kennisfunctie van het Nationaal Archief, bouwen aan netwerken waarin bestaande kennis gedeeld en nieuwe kennis ontwikkeld wordt. Het is belangrijk dat die kennisinfrastructuur open en flexibel blijft en niet nodeloos institutionaliseert.’

Paradoxale ontwikkeling
Het is de vraag in hoeverre er nog archiefinstellingen en archivarissen nodig zijn om deze kern van de archieffunctie vorm en inhoud te geven. ‘Tijdrovende archivistische processen zoals authenticatie en ontsluiting worden nu al steeds meer overgenomen door nieuwe digitale technieken’, zegt Henk Wals van het IISG. Beeld en Geluid heeft vooral wiskundigen en back-end/front-end ontwikkelaars in dienst om digitale collecties optimaal te ontsluiten. Er lijkt sprake van een paradoxale ontwikkeling: de archieffunctie blijft maatschappelijk en rechtstatelijk onmisbaar, maar voor de archiefinstellingen en de archivarissen lijkt dat veel minder evident.
‘Het traditionele werk van de archivaris neemt sterk af’, meent ook Wim Reijnders. Als kwartiermaker van een nieuwe archieforganisatie voelt hij als geen ander de urgentie om radicale keuzes te maken. ‘Ik voorspel dat straks 50% van mijn medewerkers niet meer bij het archief zit, maar werkt als embedded adviseur in de gemeentelijke organisaties.’
Ina Loovers van Archief Eemland voorziet iets dergelijks. ‘We moeten onze kennis en kunde verbinden met andere functies in de gemeentelijke organisatie. Wij nemen daar bewust het voortouw in omdat we die rol willen vervullen, maar ook omdat er vraag naar is. Daarmee versterken we onze positie.’
De archivaris als adviseur moet over andere competenties beschikken. Bernadine Ypma (RHC Vecht en Venen) benadrukt het belang van ‘21st century skills: samenwerken, kennisconstructie, probleemoplossend werken, creativiteit en planmatig werken. Daarbij moeten we vooral samenwerken met mensen die we niet kennen en ons steeds weer laten uitdagen.’

Versnippering is funest
In een sector die zo snel en radicaal verandert en waar samenwerking en arbeidsdeling cruciaal lijken te worden, moeten er, liefst in gezamenlijkheid, stevige keuzes worden gemaakt. Ina Loovers zegt daarover: ‘Ik zie een sector die nog zoekt. We moeten hierover met elkaar in gesprek. Welke kanteling komt er? Het gaat niet alleen over scenario’s, maar ook over verandering en cultuur. Welke rol neem je?’ Ook Tom de Smet legt de vinger op deze zere plek: ‘We moeten in discussie over de balans in ons takenpakket en de beste manier om dat te organiseren. Helaas merk ik dat er vaak vanuit eigen organisatiebelang wordt gedacht.’ De versnippering van de sector is slecht voor de kern van de archieffunctie: de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van archieven. ‘Instellingen vinden hun eigen wiel uit, wat leidt tot oplossingen die vanuit duurzaamheidsoptiek suboptimaal zijn. Denk alleen maar aan alle verschillende vormen van videotulen van gemeenteraden. Daar gaat straks belangrijke informatie verloren.’
Tom de Smet vindt dat niet alleen de sector aan zet is: ‘Het is nodig dat het ministerie van OCW de sector ondersteunt en positioneert. Ga open kijken naar de huidige inrichting van de sector en de samenhang tussen de adminstratieve/rechtstatelijke kant van de archiefsector en de erfgoedkant. Hoe verhoudt de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed zich tot het programma Digitale Taken Rijk? Hoe komen we tot een landelijke, digitale infrastructuur waarin ook gespecialiseerde datacentra als DANS, KB, NA en BenG een plaats hebben? En hoe kijkt de digicommissaris daar tegenaan? Misschien zou de sector ook eens bij hem aan moeten kloppen.’

Gesprek voortzetten
BRAIN-voorzitter Chantal Keijsper en algemene rijksarchivaris Marens Engelhard roepen de sector op het gesprek over de toekomst de komende maanden voort te zetten. In de eigen organisatie, met de archiefvormers en in regionale of thematische verbanden. De scenario’s zijn beschikbaar. BRAIN en Archief 2020 zijn bereid om in 2015 en 2016 gesprekken te faciliteren. En in 2016 organiseren ze samen opnieuw een managementconferentie.

Margreet Windhorst, beleidsadviseur BRAIN.