, 1 februari 2009

Naar een solide informatiearchitectuur

image for Naar een solide informatiearchitectuur image

 

Binnen de rijksoverheid zijn er een aantal initiatieven – zoals ‘Informatie op Orde’ en de ‘overheidsbrede rijkswerkplek (DWR)’ – gericht op tijd- en plaatsonafhankelijk beheer van documenten.

Adriaan Hondelink

 

 

Binnen de rijksoverheid zijn er een aantal initiatieven – zoals ‘Informatie op Orde’ en de ‘overheidsbrede rijkswerkplek (DWR)’ – gericht op tijd- en plaatsonafhankelijk beheer van documenten.

Adriaan Hondelink

 

Anja van der Lans

Zij hebben tot doel om te komen tot de ontwikkeling van instrumenten waarmee de informatie-explosie van morgen wordt beteugeld. Naast deze rijksbrede initiatieven zijn een groot aantal ministeries, provincies en gemeenten gisteren al gestart met de strijd tegen de informatieoverload.

Drieluik
Dit artikel is het eerste artikel in een reeks van drie artikelen waarin aandacht zal worden besteed aan het inrichten van een solide informatiearchitectuur, specifiek gericht op een model voor ongestructureerde informatie. In dit eerste artikel wordt het services- en dienstenmodel geïntroduceerd voor DIV/DIM. Het tweede artikel zal meer specifiek ingaan op de rol en de transitie van de DIV-/DIM-organisatie om daadwerkelijk met een dergelijk services- en dienstenmodel te kunnen werken (fase 2 – zie figuur 1) en in het derde artikel zal aandacht besteden aan de relatie van het model met de verschillende rijksbrede initiatieven en kwaliteitsmodellen (fase 3 – zie figuur 1).
Het services- en dienstenmodel is geen wetenschappelijk onderbouwde uiteenzetting van stappen om te komen tot informatiemanagement. Dit artikel en de vervolgartikelen zijn bedoeld als inspiratie, denklijn en/of groeimodel om binnen je eigen organisatie informatiemanagement een slinger te geven of in het perspectief van de IT-afdeling te kunnen plaatsen. Ieder artikel bevat een kader waarin een informatieprofessional ons een kijkje in de keuken gunt van aanpak en werkwijze om te komen tot een nieuwe informatiehuishouding. In dit artikel zal Wil Rombout van het ministerie van OCW beschrijven hoe het Proaris-model in elkaar steekt (zie kader op blz. 16).

Samenwerking
Wat hebben ‘de aanpak van de recessie’ en ‘informatiemanagement’ met elkaar gemeen?
Neelie Kroes weet het glashelder te benoemen. Mevrouw Kroes zegt: “Als ieder land individueel maatregelen gaat treffen om haar eigen industrie en belangen te behartigen, gaat het herstel van de recessie langer duren dan wanneer we in samenwerking met de 27 landen binnen de EU volgens een gezamenlijke strategie de recessie gaan beteugelen.”1
Dit geldt eigenlijk ook voor informatiemanagement. Als binnen een organisatie iedereen op zijn eigen manier blijft werken, verbeterinitiatieven niet organisatiebreed afstemt en er bij de implementatie van IT-hulpmiddelen vooral keuzes worden gemaakt op basis van eigen belangen, zal het probleem van informatieoverload niet worden opgelost.
Iedereen begrijpt dat bij een gemeenschappelijke aanpak de specifieke individuele belangen niet passen in een totale aanpak en oplossing. Met deze gemeenschappelijke aanpak wordt wellicht het probleem grondig aangepakt, maar het kan zijn dat dit ten koste gaat van – in het voorbeeld van de recessie – een lokale autofabrikant, of – in het voorbeeld van de informatiemanagement – ten koste van IT-systemen, kennisposities en werkwijzen.

Services- en dienstenmodel

Figuur 1
Figuur 1. Services- en dienstenmodel.

De wereld van documentaire informatiemanagement kennen we allemaal goed. DIM is vaak ingericht als de geheugenfunctie van een organisatie. Traditioneel nog vaak gericht op de registratie en routering van post, het vastleggen van formele besluitvorming en het vormen van (papieren) dossiers. Documentaire informatiemanagement is vaak beperkt geïntegreerd in het bedrijfsproces. Bovendien wordt zij vaak onvoldoende betrokken bij vernieuwingen en projecten die vanuit ICT worden geïnitieerd en geleid. Deze projecten zijn meestal niet gericht op standaardisatie en interoperabiliteit vanuit documentbeheer perspectief. DIM is het domein van de vele gesloten informatiesilo’s die ervoor zorgen dat informatie op meerdere plekken moet worden opgeslagen en beheerd. Informatiemanagement is een andere wereld en we hebben er allemaal wel een beeld bij. In dit artikel staat informatiemanagement voor een werkwijze en architectuur waarbij er sprake is van een organisatiebrede regie over informatie. Een wereld waarbij klanten, processen en producten leidend zijn en maximaal worden ondersteund. Informatiemanagement staat voor het verlenen van services (generiek en specifiek) aan de klantorganisatie die deze services gebruikt en ervoor betaalt, als was het een nutsvoorziening. Informatiemanagement staat voor informatieplanning. Informatie wordt op een plek opgeslagen en beheert en is toegankelijk vanuit verschillende perspectieven.2

Van DIM naar IM is gebaseerd op het feit dat informatiemanagement meer appelleert aan de manier waarop we in de toekomst met elkaar willen werken, dan aan de huidige manier van werken. Dat wil zeggen dat we het beheer van documenten zouden willen wegzetten in een organisatie zoals een ICT afdeling haar services- en dienstenmodel in veel gevallen heeft ondergebracht.

Services- en dienstenmodel OCW: Proaris
Door de veranderende rijksoverheid (vernieuwing rijksdienst en taakstelling) wordt het werk van kenniswerkers steeds complexer. We moeten steeds efficiënter en effectiever de (beleids)resultaten halen; transparant en met kwaliteit. Meer samenwerken in de keten is een van de vereisten om komen tot een kleinere, betere en transparantere overheid. Investeringen in de informatievoorziening en ICT zijn dan ook onontkoombaar.
In deze context wil OCW versnippering van informatiesystemen en decentralisering van dataopslag voorkomen en haar applicatie- en gegevenslandschap (her)ordenen en waar nodig aanpassen, te bereiken door de invoering van functionele componenten die elkaar kunnen aanspreken en aanvullen zoals projectmanagement, workflowmanagement, resourceplanning, relatiemanagement, documentmanagement, recordmanagement en managementinformatie.  De integratie van de functionele componenten wordt gerealiseerd door invoering van een servicebus die het mogelijk maakt om informatie uit verschillende bronsystemen te delen en te (her)gebruiken in verschillende informatiedomeinen. De domeinen maken dus gebruik van dezelfde bronsystemen, maar hebben elk hun eigen functionele toepassing en presentatievorm. De ICT-infrastructuur wordt zodanig dat OCW op deze bestaande componenten nieuwe vormen van automatisering en diensten kan ontwikkelen. De vlag waaronder dit gerealiseerd gaat worden, noemt OCW het Proaris-concept.
De architectuur van de toekomstige informatievoorziening zal bestaan uit componenten en onafhankelijke koppelingen tussen bron- en doelsystemen (loosely coupled). Dat wil zeggen dat individuele componenten in de IV/ICT-infrastructuur flexibel en beheertechnisch eenvoudig en kosteneffectief onderhouden en/of vervangen kunnen worden.
Functioneel gezien ondersteunt het concept primair de plan- en projectmatige activiteiten en de in- en externe bestuurlijke verantwoordingsprocessen. Met Proaris als centraal knooppunt in de informatievoorziening worden de operationele doelstellingen van OCW gerelateerd aan de onderliggende werkprocessen en mijlpalen waarmee de doelstellingen gerealiseerd worden. Door slim gebruik te maken van beschikbare DM/RM-functionaliteiten kan eenvoudig de procesgebonden content gerelateerd worden aan de relevante werkprocessen.  Het toepassen van meer gestandaardiseerde werkprocessen om content te creëren (werkstroom) is dan ook een belangrijke pijler in het concept. Door de werkprocessen te (her)ontwerpen en te optimaliseren kunnen documenten sneller door de organisatie geleid worden, langs de juiste kanalen, op het juiste moment en kunnen zij met het juiste besluitvormingstraject omgeven worden.  Het concept gaat er verder van uit, dat er altijd sprake is van dezelfde contentbron. Dit betekent dat content/documenten die voorheen verspreid waren over verschillende afdelingen en systemen binnen OCW nog maar één bronsysteem zullen hebben. Gecombineerd met eerder genoemde werkstroombenadering biedt het betere mogelijkheden tot samenwerking. Dit zal leiden tot minder fouten, minder problemen met documentstromen, minder kans op besluitvorming op basis van onvolledige informatie en optimaler gebruik van de beschikbare content.
OCW onderkent hierbij een aantal belangrijke kwantificeerbare baten:

  • de informatievoorziening wordt aanzienlijk verbeterd (gestructureerd, geïntegreerd, traceerbaar en overdraagbaar);
  • efficiëntere en effectievere werkproces- en projectondersteuning;
  • zoeken naar kennis/informatie gaat sneller en is door samenhang accurater;
  • eenmalige vastlegging en meervoudig gebruik;
  • ondersteuning tijd en plaatsonafhankelijk werken;
  • versterking van de samenwerkingsmogelijkheden. 

Al met al kunnen de werkprocessen van kenniswerkers, door optimaal gebruik te maken van ICT, efficiënter en effectiever worden, en met een hogere transparantie en kwaliteit. Proaris draagt hieraan bij omdat het proces geïntegreerd en in samenhang maximaal gefaciliteerd kan worden. Het stelt de OCW-medewerkers in staat projectmatig en flexibel (samen) te werken.

Wil Rombout  

Groeimodel
Vanaf dit punt in het artikel kijken we even afzonderlijk naar de uitwerking voor DIM vanuit het servicesmodel. Vanuit de services worden producten aangeleverd die tastbaar zijn en een rol vervullen in het proces van documentbeheer. De diensten die daarop geleverd moeten worden zullen in het tweede artikel worden beschreven.

Een servicesmodel voor informatievoorziening kan op meerdere manieren worden opgezet, want een model is bovenal een abstractie van de werkelijkheid. Het in deze artikelen geschets te model is een groeimodel waarmee het mogelijk wordt om informatiemanagementservices organisatiebreed te positioneren en hiermee weerstand te bieden tegen allerlei lokale en individuele initiatieven op het gebied van informatiemanagement. Immers, die leiden vaak tot een verdere versplintering van informatiemanagement, inclusief een grotere beheerlast. Het model van DIM naar IM bestaat uit vier onderdelen. Het eerste servicesonderdeel is de basislaag. Deze laag bevat die basiscomponenten die minimaal gefaciliteerd moeten worden vanuit het oogpunt documentaire informatiemanagement. Dit zijn: Document Management Systeem als belangrijk component voor basisregistratie, check in check out, versiebeheer en kennisdeling. De Recordsmanagement-component is bedoeld als laag om bewaar- en vernietigtermijnen te implementeren. Het derde onderdeel is de component voor workflow. Hierdoor is het mogelijk om procesondersteuning te bieden. De tweede fase bevat al wat meer specifiekere services; zij zullen vermoedelijk hierdoor ook voor een minder grote groep van medewerkers worden afgenomen. In fase 1 is met name gefocust op services voor de registratie, opslag en beheer van document en documentstromen. Fase 2 is meer gericht op services voor het ontsluiten van informatie en kennis op basis van Search en Navigate (zie Od jaargang 62, oktober 2008 – Enterprise Search). Search en navigate biedt de mogelijkheid om ook als niet informatiespecialist op een intuïtieve manier je weg te vinden door grote informatiebestanden.

In fase 2 biedt het model meer dan alleen het ontsluiten van het documentmanagementsysteem. Het wordt mogelijk om tegelijk door allerlei verschillende informatiesilo’s te zoeken. Je kunt hierbij denken aan het zoeken naar informatie waarbij in de zoekresultaten niet alleen informatie uit het DMS zichtbaar wordt, maar ook interne en externe informatiebronnen die vanuit de bibliotheek worden gefaciliteerd. Ten slotte biedt het model de mogelijkheid om lokale afdelingsprocessen uit fase 1 te koppelen met andere afdelingen, gericht op procesintegratie.

In fase 3 wordt het mogelijk om vanuit één informatiepositie te gaan werken. Deze fase biedt services aan de organisatie om informatie op één plek op te slaan en dus ook op één plek te beheren. Dit vereist een goede inrichting van de services op basis van fase 1 en 2. In fase 3 heeft de organisatie controle over de informatiestromen en wordt het mogelijk om deze informatiestromen te delen met andere organisaties.

Samenwerking cruciaal
De nieuwe DIM-Servicesorganisatie faciliteert vanuit dit model nieuwe services. Echter, om deze services succesvol te kunnen bieden moet er worden samengewerkt met ICT. Wat heb je aan Search en Navigate als er geen Portal-functionaliteit is waarin deze zoekfunctie wordt geïntegreerd, of als er geen faciliteiten zijn voor autorisatie en authenticatie (toegangscontrole en beveiliging). Het is dus van groot belang om de inrichting van dit servicesmodel intensief af te stemmen met de ICT-afdeling van je organisatie, en liefst het model gezamenlijk te ontwik kelen.

Figuur 2
Figuur 2. Basisarchitectuur: het Proaris-concept.

Voordelen van het model:

  • geen exotische informatieoplossingen die leiden tot versplin tering van informatie (zogenaamde informatiesilo’s);
  • regie over informatie;
  • services kunnen op maat worden afgenomen – kosten kunnen goed in kaart worden gebracht en er kan gericht bespaard worden;
  • specials zijn altijd mogelijk, maar alleen op basis van bestaande services;
  • een goede basis voor outsourcing;
  • compatibiliteit met rijksbrede programma’s.

 

Adriaan Hondelink, adriaan.hondelink@contentstrategy.nl
Anja van der Lans, anja.vander.lans@capgemini.com
Wil Rombout, w.a.rombout@minocw.nl

Adriaan Hondelink is Managing Director van Content Strategy.
Anja van der Lans MKM is managing consultant ECM bij Capgemini.
Wil Rombout is redactielid Od en werkzaam als beleidsmedewerker Bedrijfsvoering bij het ministerie van OCW.


1 Europese Commissie, 2 december 2008.

2 Rik Maes (UvA), Informatiemanagement in kaart gebracht, januari 2003.