Het belang van kwaliteitsmanagement in de zin van werken volgens de NEN-ISO 9000-serie, en het hebben (en houden) van een dito certificaat is vaak het streven. Wie wil dat niet. NEN-ISO 9000 stelt, vanzelfsprekend haast, ook eisen aan het informatiemanagement, maar doet dat niet in detail. NEN-ISO 15489 is wel gedetailleerd, maar… de doelgroep van die norm is in feite beperkt tot ‘documentaire informatieverzorgers, specialisten in informatiebeheer of IT-beheer’ en niet gericht op de ‘hogere regionen’ binnen een organisatie.
Het belang van kwaliteitsmanagement in de zin van werken volgens de NEN-ISO 9000-serie, en het hebben (en houden) van een dito certificaat is vaak het streven. Wie wil dat niet. NEN-ISO 9000 stelt, vanzelfsprekend haast, ook eisen aan het informatiemanagement, maar doet dat niet in detail. NEN-ISO 15489 is wel gedetailleerd, maar… de doelgroep van die norm is in feite beperkt tot ‘documentaire informatieverzorgers, specialisten in informatiebeheer of IT-beheer’ en niet gericht op de ‘hogere regionen’ binnen een organisatie.
Heft in handen
Natuurlijk, managers van organisaties worden in de NENISO 15489 genoemd, maar dat is kennelijk niet voldoende. Het is juist die groep van het ‘hoger management’ die met de NEN-ISO 30300 en 30301 wordt bediend. Het is ook die groep die het heft in handen heeft en via commitment ervoor kan zorgen dat de randvoorwaarden worden geschapen voor implementatie van de ISO 15489 en andere normen op het gebied van het informatiebeheer.1 Randvoorwaarden die zich bewegen op het vlak van het beschikbaarstellen van voldoende middelen om goed informatie- en archiefmanagement te kunnen vormgeven in relatie tot ICT, IT, workflow en audit (om slechts enkele aspecten te noemen). Kortom, de NEN-ISO 30300-serie2 is er om het geheel van normen op het gebied van informatie- en archiefmanagement te (kunnen) implementeren binnen de context van bestaande informatiesystemen en in samenhang tot kwaliteitsnormen volgens de NEN-ISO 9000-serie.
Aan het topmanagement
Waar hebben we het eigenlijk over. NEN-ISO 30300 en 30301 zijn normen voor ‘Managementsystemen voor informatie en archief’; Management Systems for Records, zoals de Engelse titel luidt. De 30300 bevat de uitgangspunten en beginselen, maar ook de termen en begrippen. De norm NEN-ISO 30301 richt zich op de eisen. De normen zijn expliciet bedoeld om ‘op het niveau’ van de NEN-ISO 9000-serie te worden gebruikt en zijn daarmee vooral gericht aan “het topmanagement dat besluiten neemt betreffende het vaststellen en implementeren van managementsystemen binnen hun organisatie”. Bovendien, en dat blijkt uit de titel, richt de 30300-serie zich, net als de 9000-serie, op managementsystemen en niet zozeer op informatie of archief sec. Dat laatste is in detail het object van de NENISO 15489. De vraag die dan natuurlijk opkomt is, wat is dan een managementsysteem. Hierover is de NEN-ISO 30300 helder: “a set of interrelated or interacting elements of an organization to establish policies and objectives, and processes to achieve those objectives related to records”.
Betrokkenheid
De aspecten die in de NEN-ISO 30301 de revue passeren, hebben betrekking op de organisatie en haar context. Dit is natuurlijk vrij abstract. Concreet gaat het om bestuur, structuur, taakverdeling, beleid, doelstellingen en strategieën, maar ook om capaciteit en de werking van informatiesystemen. Vanzelfsprekend een en ander binnen de context van de zakelijke, juridische en overige eisen die de organisatie zichzelf heeft gesteld, dan wel die aan de organisatie in kwestie zijn gesteld. Betrokkenheid van het (top)management en de relatie met het beleid van de organisatie zijn natuurlijk speerpunten. Hetzelfde geldt voor de taakverdeling en de regeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, de planning, het risicomanagement en de randvoorwaarden voor het hebben en houden van goed informatie- en archiefmanagement. Die randvoorwaarden zijn, en dat is natuurlijk bij de lezers van Od meer dan bekend, de hulpmiddelen, competenties, bewustzijn en opleiding. Uitgangspunten zijn verder het documenteren van de handelingen en het plannen en beheersen van de uitvoering in de zin van het leggen van relaties tussen processen en de procesgebonden informatie en het behouden daarvan. Eisen rondom analyse en evaluatie, maar ook audit en beoordeling zijn het sluitstuk van de norm. Vanzelfsprekend zou de laatste categorie moeten leiden tot aanpassingen en verbeteringen van het informatiebeheer, mocht dat nodig zijn.
Same same, but different
NEN-ISO 30301 en NEN-ISO 15489: Same same, but different, in Thailand een gevleugeld begrip. Al met al is er een overlap tussen de 30301 en de 15489, toch verdient het aanbeveling om de norm te raadplegen, maar vooral… om vanuit het informatiemanagement en de DIV of het archief, de organisatie in het algemeen en het topmanagement in het bijzonder te wijzen op het bestaan van deze norm. Inbedding van goed informatie- en archiefmanagement in het ‘complex van de organisatie’ lijkt een open deur, maar is het niet. Vooral het leggen van een relatie met het kwaliteitsmanagement (al dan niet via de NEN-ISO 9000-serie) biedt perspectief om het informatie- en archiefmanagement op de ‘politieke agenda’ te krijgen.
De NEN-ISO 30301 wordt momenteel in het Nederlands vertaald.
h.waalwijk@hva.nl, Hans Waalwijk is docent en onderzoeker Archivistiek aan de Hogeschool van Amsterdam.
1 Zoals de NEN-ISO 23081 metagegevens voor archiefbescheiden en 26122 Process analyses for records.
2 In ontwikkeling zijn ISO 30303 Guidelines for Implementation en ISO 30304 Assessment guide.
