, 1 april 2011

Nieuwe Groene Pockets (2)

image for Nieuwe Groene Pockets (2) image Boekbespreking

Sdu Uitgevers verzorgde onlangs twee nieuwe uitgaven in de pocket- reeks informatiebeleid: ‘De Archiefregeling van A tot Z’ en ‘Pocket Archiefregelingen 2011’. In deze recensie wordt de tweede pocket besproken.1 De uitgave is tot stand gekomen onder redactie van de samenstellers van het Handboek Archiefregelingen.

Sdu Uitgevers verzorgde onlangs twee nieuwe uitgaven in de pocket- reeks informatiebeleid: ‘De Archiefregeling van A tot Z’ en ‘Pocket Archiefregelingen 2011’. In deze recensie wordt de tweede pocket besproken.1 De uitgave is tot stand gekomen onder redactie van de samenstellers van het Handboek Archiefregelingen.
De pocket maakt een rondgang langs de ‘hoogtepunten’ van het Handboek Archiefregelingen. Het Handboek Archiefregelingen is inmiddels uitgegroeid tot een kloeke verzameling van zes mappen met losse bladen. In het handboek staan veel modellen, standaarden en regelingen helemaal uitgeschreven, waardoor je soms door de bomen het bos niet meer ziet. In de pocket staan verkorte versies hiervan, die vaak voor een simpele informatievraag al het antwoord opleveren.

Figuur 1

De pocket bestaat uit zes onderdelen, die overeenkomen met de zes verschillende mappen. De onderdelen zijn:

  1. Normen en Standaarden
  2. Wettelijke Basis (bestaande uit Algemeen en Wetgeving)
  3. Beheer en behoud’
  4. Selectie
  5. Modellen
  6. Thematische ketenbenadering

De inhoud
De redactie slaagt er bij het handboek altijd goed in om actuele stukken toe te voegen aan het handboek. Ook in de pocket weten ze goed de kern van het uitgebreide handboek te pakken. De stukken zijn door verschillende organisaties en auteurs opgesteld en de redactie is er goed in geslaagd om die in een logische structuur onder te verdelen.
Er is veel aandacht voor de keten van informatie in deze pocket. Ketensamenwerking staat bij veel organisaties nog in de kinderschoenen. De ontwikkelingen op dat gebied zijn op dit moment wel volop gaande. Verschillende informatieketens zijn beschreven en iedereen kan er zijn voordeel mee doen. Organisaties die meer informatie zoeken over ketensamenwerking – en over de daar bijhorende stelregel ‘eenmalige opslag, meervoudig gebruik‘ –, vinden in de pocket een goed startpunt voor hun onderzoek. Er kan snel achtergrondinformatie worden gevonden. Voor uitgebreidere inzichten kunt u het beste verder zoeken in het Handboek Archiefregelingen of in weer andere literatuur.
De belangrijkste onderwerpen die betrekking hebben op informatiemanagement worden kort aangesneden en geven een goed beeld van de kern ervan. Op basis daarvan kunt u snel beslissen of u op de goede weg zit of dat u eigenlijk op zoek bent naar informatie over een vergelijkbaar onderwerp.

Digitaal
In de vorige boekbespreking had ik het over een app voor de Archiefwet en de nieuwe Archiefregeling. Een app vind ik daarvoor ideaal, omdat de Archiefwet en bijbehorende regeling vaak aan verandering onderhevig zijn. Ook in deze uitgave hebben we te maken met vaak veranderende stukken, waardoor een digitale uitgave bij mij de voorkeur heeft. De pocket is bijgewerkt tot en met september 2010, maar op het moment van uitgave is deze pocket bij wijze van spreken al achterhaald. Bij het handboek Archiefregelingen is één keer per jaar een CD-ROM bijgevoegd met daarop het hele handboek digitaal. Maar ook deze is een opnamemoment in de tijd. Door alles digitaal toegankelijk te houden via een website, of beter nog een app, met goed contentbeheer, heeft iedereen altijd de meest actuele stand van zaken bij de hand.

Conclusie
De pocket is een goede handzame, papieren uitgave, die op simpele informatievragen al een antwoord geeft. Maar daarnaast kan de pocket ook gebruikt worden als startpunt voor een dieper onderzoek. Het is wel jammer dat er geen digitale uitgave beschikbaar is, waarmee altijd en overal de meest actuele informatie uit het handboek beschikbaar zou zijn. Een boek is toch een statische uitgave, terwijl je digitaal verschillende keren zonder al te veel kosten een update kan maken. Juist bij dergelijke kennisbronnen zijn de updates van belang. Maar het komend jaar kan ik de Pocket Archiefregelingen 2011 zeker goed gebruiken. En, denk ik stiekem (ook al ben ik dan mis schien hier en daar verouderd en niet meer up-to-date), ook nog daarna.

 


1 ‘Pocket Archiefregelingen 2011’, Pocketreeks informatiebeleid, Den Haag: Sdu Uitgevers, 2010; te bestellen via www.sdu.nl (84,80).