Bewaartermijnen voor Bedrijfsinformatie
Bewaartermijnen voor Bedrijfsinformatie
De aanleiding voor deze mini-conferentie was de kick-off van het project ‘Bewaartermijnen voor Bedrijfsinformatie’. Dit project wordt uitgevoerd door het Netwerk voor Bedrijfsmatig Archiveren (NVBA) samen met programma Archief2020 en het ECP.1 Doel van dit project is een herziening van de publicatie Selectiecriteria voor Bewaartermijnen, die het NVBA in verschillende versies al sinds 1985 uitbrengt. Deze publicatie is van origine een houvast voor bedrijfsarchivarissen bij het waarderen en selecteren van bedrijfsarchieven. De meest recente versie, uit 2008, wordt ondertussen geraadpleegd door een bredere doelgroep dan de oorspronkelijke bedrijfsarchivarissen (denk aan verenigingen, stichtingen, zzp’ers, bedrijven zonder eigen informatiespecialisten, brancheorganisaties, et cetera).
Voortschrijdende digitalisering, de toename van informatie en de steeds complexer wordende Europese en nationale wetgeving maakt dat de publicatie op verschillende punten achterhaald is. Er is een woud van wettelijke regels ten aanzien van het waarderen, selecteren en bewaren of vernietigen van bedrijfsinformatie ontstaan. Dit zijn zowel ‘generieke’ regels die voor ieder bedrijf of maatschappelijke instelling gelden, ongeacht de branche of sector waarin deze acteert. Denk aan het Burgerlijk Wetboek, de Arbowet, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene Wet rijksbelastingen. Maar ook specifieke wetgeving, geldend voor bedrijven die in een bepaalde branche of sector acteren. Zoals de Wet dieren die voorschrijft dat veehouders een administratie moeten bijhouden van hun koeien, met een bewaartermijn van ten minste drie jaar.2 Of voor de zorgsector, waarin de Regeling Geneesmiddelenwet aan apothekers voorschrijft dat zij de recepten die zij ontvangen vijftien jaar moeten bewaren.3
Naast deze wettelijk vastgelegde bewaartermijnen, ook wel het ‘bedrijfscorvee’ genoemd, zijn er voor bedrijven en maatschappelijke organisaties natuurlijk ook andere motieven om bedrijfsinformatie te bewaren. Soms is dat de gedachte dat in de toekomst de organisatie-geschiedenis geschreven moet kunnen worden. Vaker zijn de overwegingen van economische aard (informatie heeft immers waarde), of spelen motieven als risicomanagement en maatschappelijk verantwoord ondernemen een rol. De nieuwe publicatie zal ook aandacht besteden aan deze andere motieven. Verder worden handreikingen en best practices opgenomen. Een nieuwe publicatie, die als website of wiki beschikbaar moet komen voor de doelgroep. Een papieren boekje is immers, zoals de voorzitter van het NVBA dat tijdens de mini-conferentie zei, “niet meer helemaal van deze tijd.”
DUTO voor duurzaam toegankelijke bedrijfsinformatie?
De mini-conferentie presenteerde niet alleen de plannen voor de herziening van de Selectiecriteria voor Bewaartermijnen, maar ging ook in op de ontwikkeling van DUTO en de nieuwe versie van Bewaren en Bewijzen. DUTO is het normenkader voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie. Dit normenkader is de afgelopen jaren ontwikkeld door het Nationaal Archief en moet op termijn gaan gelden voor alle overheidslagen. Het is gebaseerd op huidige wet- en regelgeving en bestaande standaarden (NENISO 15489, OAIS en NEN 2082) en normenkaders (onder andere de baseline). Chido Houbraken vertelde dat DUTO bedoeld is om overheidsorganisaties te ondersteunen bij hun ambitie om in 2017 volledig digitaal te gaan werken. Bij volledig digitaal werken is het van belang dat overheidsinformatie vindbaar, beschikbaar, authentiek, interpreteerbaar en volledig is én blijft. In veertig eisen is vastgelegd hoe overheidsorganisaties dit kunnen realiseren. Het volledige overzicht van alle eisen met toelichting is sinds december 2015 als beta-versie beschikbaar via een wiki.4
Tijdens de mini-conferentie stond de vraag centraal of dit nieuwe normenkader ook bruikbaar is voor bedrijven en maatschappelijke organisaties die hun informatievoorziening duurzaam toegankelijk willen inrichten. Een vraag waar niet direct ‘ja’ of ‘nee’ op te zeggen viel, zo bleek bij de bespreking van verschillende eisen. De eerste eis “Er is een procesbeschrijving van alle categorieën processen” (DUTO 1) riep bij sommige deelnemers aan de mini-conferentie zelfs een lichte weerstand op. Vanuit bedrijfsmatig perspectief is er soms wèl, maar net zo vaak gèèn behoefte aan procesbeschrijvingen. Vanuit de zaal werd de opmerking gemaakt dat DUTO lijkt uit te gaan van de aanname dat organisaties procesgericht werken en denken, maar dat is zeker niet een primaire insteek in bedrijven.
Meer bijval kreeg DUTO-eis nr. 32: “Er is een vastgestelde selectielijst met daarin een systematische opsomming van categorieën informatieobjecten die in aanmerking komen voor blijvende bewaring of voor vernietiging na het aflopen van een (gespecificeerde) bewaartermijn.” Bepalen welke informatie hoe lang bewaard moet worden en het maken van afspraken over selectie en vernietiging zijn volgens de deelnemers belangrijk voor goed informatiebeheer. In de zaal ontstond enig enthousiasme bij DUTO eis nr. 3. Hierin wordt een beschrijving gevraagd van “van alle (actuele en nietactuele) beheerapplicaties waarmee de organisatie informatieobjecten ontvangt, creëert, bewaart, beheert en beschikbaar stelt.” Volgens de deelnemers aan de mini-conferentie moet je weten welke applicaties er zijn en welke informatie daarin zit, zodat je daar specifieke maatregelen op kunt loslaten.
Naar een nieuwe versie van Bewaren en Bewijzen
In de tweede presentatie stond de herziening van Bewaren en Bewijzen centraal. Deze publicatie van het ECP beschrijft de beleidsmatige en juridische eisen aan het bewaren van digitale informatie, vooral vanuit fiscaal perspectief. Sinds de verschijning van de laatste versie in 20075, is er veel veranderd. Zo was de digitale handtekening ten tijde van de publicatie in 2007 nog een redelijke nieuwigheid, heeft e-facturering de plaats ingenomen van de traditionele papieren factuur, wordt informatie beheerd in de cloud en is wet- en regelgeving gewijzigd. Naar verwachting verschijnt de nieuwe Bewaren en Bewijzen in de loop van 2016.
Het project e-facturering van het ECP laat een aantal opvallende verschuivingen in het ‘bewaren en bewijzen’ zien, zo vertelde Jelle Attema van ECP. Zo is het bij e-facturering van belang om te kunnen verantwoorden dat een transactie heeft plaatsgevonden. Een bedrijf moet dus mogelijk meer informatie bewaren dan alleen een factuur of betalingsbewijs, denk bijvoorbeeld ook aan agenda’s of aan achterliggende data. Verder lijkt de betrouwbaarheid van papier ter discussie te staan. Waar ‘vroeger’ opmerkingen gemaakt werden over de betrouwbaarheid van digitale documenten, die immers makkelijk te wijzigen zijn, worden nu vergelijkbare opmerkingen gemaakt over papier. Fotoshop en goede printers maken het immers mogelijk om snel een mooie en betrouwbaar uitziend document te produceren.
Behoefte aan kennisdeling
Tijdens de mini-conferentie werd duidelijk, dat er een grote behoefte is aan het delen van kennis en ervaringen rondom het waarderen, selecteren, beheren en vernietigen van bedrijfsinformatie. Niet alleen in de traditionele zin: welke informatie moet je hoe lang bewaren en hoe regel je dat? Maar juist in relatie tot specifieke vraagstukken waar bedrijven mee te maken krijgen: internationaal zaken doen betekent verschillende juridische kaders; faillissement van de dienstverlener waar je jouw bedrijfsinformatie laat beheren; uitbesteden van werkzaamheden aan lagelonenlanden; economische waarde en hergebruik van informatie. De mini-conferentie was een mooi eerste moment om over dit onderwerp van gedachte te wisselen. De behoefte aan volgende bijeenkomsten was duidelijk. Wordt zeker vervolgd!
info@stroomin.nl, Erika Hokke is zelfstandig adviseur en trainer onder de naam STROOM in (www.stroomin.nl).
1 Voor informatie over dit project, zie https://www.archief2020.nl/projecten/bewaartermijnen-voor-bedrijfsinformatie
2 Zie Wet dieren 2011 art. 2.2 lid 10-l via http://wetten.overheid.nl/BWBR0030250/2015-02-01# en de onderliggende besluiten en ministeriele regelingen voor de bewaartermijnen van verschillende registraties en administraties.
3 Regeling geneesmiddelenwet artikel 5.1 lid 2. Zie: http://wetten.overheid.nl/BWBR0022160/2016-01-23#Hoofdstuk5
4 DUTO wiki, zie: http://duto.wiki/xwiki/wiki/duto/view/Duto/
5 ECP.NL Bewaren en Bewijzen (Leidschendam, 2007), via: http://www.ecp.nl/sites/default/files/BewarenBewijzen.pdf
