1 februari 2011

Noodzaak van een ordeningsstructuur

image for Noodzaak van een ordeningsstructuur image

Bottom-up zoeken
Met de Windows Verkenner kan eenvoudig binnen een geselecteerde schijf of map naar documenten worden gezocht. Maar als er veel bestanden worden opgeslagen vormt de traagheid van de Windows Verkenner al snel een nadeel. Om het zoeken naar digitale documenten beter mogelijk te maken en dus sneller te zoeken, is een goede zoekmachine noodzakelijk.

Bottom-up zoeken
Met de Windows Verkenner kan eenvoudig binnen een geselecteerde schijf of map naar documenten worden gezocht. Maar als er veel bestanden worden opgeslagen vormt de traagheid van de Windows Verkenner al snel een nadeel. Om het zoeken naar digitale documenten beter mogelijk te maken en dus sneller te zoeken, is een goede zoekmachine noodzakelijk.
Full text zoeken is een term uit de wereld van zoekmachines. Bij full text zoeken (ook wel ‘full text retrieval’ genoemd) geeft de gebruiker een zoekopdracht, waarna de zoekmachine gaat zoeken naar documenten die voldoen aan deze zoekopdracht. De gebruiker kan door het gebruik van zogenoemde Boleaanse operatoren (AND, OR, NOT)1 zoeken op meerdere termen. Full text zoeken is vergelijkbaar met de reguliere zoekmachines op internet (bijv. Google).
Ook deze zoekmethode is niet zaligmakend. Grootste nadeel ervan is dat de gebruiker in het algemeen overladen wordt met zoekresultaten.
Een goede zoekmachine zal in ieder geval rekening moeten houden met een aantal eisen:

  • de belangrijkste bestandsformaten moeten kunnen worden geïndexeerd (.doc, .xls, .ppt, .msg, .pdf, .html, .txt, .csv, .xml, .rtf, .zip);
  • er is de mogelijkheid om diverse type zoekvragen (zoals woorden, zinnen) te kunnen formuleren;
  • er is de mogelijkheid om na een zoekactie de zoekresultaten te tonen (hit-list), waarna de zoekvraag desgewenst kan worden verfijnd of uitgebreid;
  • er is de mogelijkheid om de zoekresultaten te sorteren in de door de gebruiker gewenste volgorde;
  • er is de mogelijkheid om in het resultaat van een zoekactie de zoekterm geaccentueerd weer te geven en daarna de tekst op delen van de tekst die dit zoekwoord bevatten te doorlopen (accentueren);
  • de zoekmachine is geïntegreerd met de Windows Verkenner en/of MS Outlook;
  • de zoekmachine toont geen resultaten indien de gebruiker niet voor de map geautoriseerd is;
  • de zoekmachine heeft geen invloed op de normale werking van Windows en/of Outlook;
  • de zoekmachine maakt gebruik van de reeds beschikbare autorisatieregels van de Windows Verkenner.

Een andere manier van zoeken is zoeken via metadata. Hierbij zijn twee soorten metadata te onderscheiden: formele metadata en inhoudelijke metadata.
Formele metadata zijn metadata die bij de creatie van het document zijn opgenomen (bijvoorbeeld de naam van de auteur, de datum, de geadresseerde). Metadata kunnen ook op een later moment aan het document worden toegevoegd. Deze metadata, ook wel ‘inhoudelijke metadata’ genoemd, vereisen menselijk beoordelingsvermogen (bijvoorbeeld de beoordeling tot welk werkproces een document behoort). In papieren documenten zijn metadata fysiek aanwezig, in digitale documenten niet. Dit komt omdat papieren documenten voor een groot deel zelf drager zijn van metadata.
Het gebruik van metadata heeft een aantal voordelen boven full text zoeken. Anders dan bij full text zoeken krijgt de gebruiker niet een vrij in te vullen tekstveld (invulveld) voorgeschoteld, maar kan hij een keuze maken uit een aantal zoekcategorieën. Door het specificeren van concrete zoekcriteria die overeenkomen met eerder toegekende metadata, zijn documenten altijd vindbaar. Metadata bieden dus de mogelijkheid om gerichter te zoeken zonder de last van te veel irrelevante zoekresultaten.
Voorwaarde van deze zoekmogelijkheid is wel dat de metadata eerst moeten worden toegevoegd aan alle documenten. Soms kan dit automatisch, maar vaak kan dit niet zonder menselijk beoordelingsvermogen. Bovendien dient het toekennen van metadata op uniforme wijze te gebeuren. Goede afspraken moeten worden gemaakt over met welke metadata de documenten worden vastgelegd.

Top-down zoeken via de ordeningsstructuur
Naast bovengenoemde zoekmogelijkheden is er nog een derde zoekmogelijkheid, namelijk door top-down te bladeren in een hiërarchisch opgebouwde mappen- of ordeningsstructuur. Hierbij bladert men stapsgewijs door een boomstructuur totdat men uitkomt bij de gewenste map en de juiste documenten.
Een ordeningsstructuur is een instrument voor het ordenen van archiefstukken, waardoor deze weer terug te vinden zijn en waarbij relaties worden gelegd tussen processen en documenten én waarbij bovendien relaties kunnen worden gelegd met de archiefwettelijke bewaartermijnen (uit een of meerdere selectielijsten). Essentieel in de ordeningsstructuur is derhalve de relatie: processen – documenten – bewaartermijnen.

Een ordeningsstructuur bevat een overzicht van alle werkprocessen binnen een organisatie. Dossiers en documenten kunnen aan deze werkprocessen worden gekoppeld. De werkprocessen bepalen de plaatsing van de documenten.2

Wat zijn de voordelen van een ordeningsstructuur?
Door de procesmatige opbouw van de ordeningsstructuur is het eenvoudig om documenten op te slaan, te zoeken en te vinden. Door het gebruik van één uniforme mappenstructuur binnen de organisatie, weet elke medewerker waar de documenten geplaatst moeten worden. De ordeningsstructuur zorgt ervoor dat de plaats van het document consistent en consequent wordt gekozen.
Mede omdat de medewerker zijn eigen proces goed kent, is het gericht zoeken in de structuur mogelijk. Een goede ordening omvat bij voorkeur zo min mogelijk lagen (niveaus) zodat documenten met zo min mogelijk stappen te benaderen zijn. Dit voorkomt dat men teveel moet klikken om bij het gewenste document te komen. Door zijn gebruiksvriendelijkheid vergroot een procesgerichte ordeningsstructuur de toegankelijkheid van documenten.

Od februari 2011, blz. 11
Essentiële elementen in de ordeningsstructuur

Men kan, als men eenmaal bekend is met het desbetreffende proces, vrij snel door de mappen navigeren en eenvoudig en gericht zoeken op documenten.

Het hebben van een ordeningsstructuur is voor overheidsinstellingen trouwens een archiefwettelijke plicht. Zie artikel 18 lid 1 van de Archiefregeling3: ‘de zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur.’
Door het gebruik van een ordeningsstructuur kan er ook op een verantwoorde wijze selectiebeleid worden toegepast, namelijk indien in de ordeningsstructuur de koppeling wordt gemaakt met de bewaartermijnen uit een of meer selectielijsten. Hiermee wordt zogenaamde ‘selectie aan de bron’ mogelijk. Door de bestandslocatie en de aan het document gekoppelde metadata, of door een combinatie van beide, zijn bewaartermijnen direct na opslag bekend.

Je kunt een ordeningsstructuur natuurlijk alleen opstellen voor je papieren archief. Maar het voordeel van een mappenstructuur doet zich pas goed gelden in de digitale omgeving.
Allereerst kun je een mappenstructuur voor de gemeenschappelijke netwerkschijf opstellen.
Door een eenduidige archiefstructuur voor de hele organisatie wordt versnippering van documenten op de diverse schijven en in applicaties voorkomen, want alle documenten worden immers centraal beheerd en gearchiveerd. Het archief is daarmee transparant, volledig, goed toegankelijk en geordend. Wat archiefwaardig is – en dat zijn alle documenten die een relatie hebben met de uitvoering van een werkproces – moet worden opgeslagen in deze mappenstructuur.
Maar je kunt de mappenstructuur ook inbedden in een digitaal archiefsysteem met een gecertificeerde RM-functionaliteit.
Hiermee is bovendien de selectie en vernietiging van documenten goed geregeld, omdat voldaan wordt aan de Archiefwet en aan archiefnormen zoals de NEN 2082.

Wat betreft het beheer is een procesgerichte ordeningsstructuur eenvoudig te beheren en vrij stabiel. Een ordeningsstructuur zorgt sowieso voor een beter overzicht en betere transparantie van processen. Werkprocessen veranderen over het algemeen niet snel in de tijd en eventuele organieke of personele wijzigingen hebben doorgaans geen invloed op de ordeningsstructuur.
Doordat een ordeningsstructuur een goed overzicht geeft van alle werkprocessen maakt het daarmee ook het onderhoud van (procesgerichte!) selectielijsten een stuk eenvoudiger.

Naamgevingsconventie voor documenten
Tot slot: voor een goede opslag en terugvindbaarheid van documenten is, behalve een procesmatige ordening, ook een goede, consequente naamgeving van documenten van wezenlijk belang. Om een wildgroei van verschillende benamingen voor documenten te voorkomen zijn richtlijnen voor de naamgeving gewenst. Het hanteren van een zogenaamde naamgevingsconventie4 zorgt voor consistentie die voorkomt dat documenten op verschillende manieren worden gearchiveerd. Het biedt structuur en zorgt voor een logische naamopbouw bij elk te benoemen document.

Zo zullen vooraf de plaats en de volgorde van de elementen waaruit de bestandsnaam bestaat, moeten worden bepaald. Het element dat helemaal vooraan staat, zal gebruikt kunnen worden om op te rangschikken.
Al naargelang de volgorde van de elementen kan de bestandsnaam worden gegroepeerd:

  • op documenttype (bijvoorbeeld: vergaderverslag directie 20100725)
  • op onderwerp (bijvoorbeeld: directie vergaderverslag 20100725)
  • op datum (bijvoorbeeld: 20100725 directie vergaderverslag)

Het verdient de voorkeur om de bestandsnaam van gelijksoortige documenttypen (bijvoorbeeld vergaderverslagen) zoveel mogelijk op dezelfde manier vast te leggen.

Eindconclusie
Een ordeningsstructuur is allang niet meer het instrument van DIV alleen. Het is van en voor de hele organisatie. Het is essentieel dat documenten op een juiste manier worden opgeslagen en terug te vinden zijn, anders kan een organisatie immers haar werk niet goed doen. Een ordeningsstructuur kan hiermee worden beschouwd als de kern van de informatiehuishouding van een organisatie. Deze vormt dé kapstok voor het archief en vergroot de toegankelijkheid daarvan en is dus een vereiste voor goed archiefbeheer. En om de ambities van de digitale wereld te realiseren is een ordeningsstructuur als instrument absoluut noodzakelijk!

peter.brand@digital.nl

Peter Brand is senior adviseur bij Digital display.


1 AND = beide termen moeten voorkomen in het zoekresultaat; OR = een van beide termen moet voorkomen in het zoekresultaat, NOT = deze term mag niet voorkomen in het zoekresultaat.
2 Bij het opstellen van een ordeningsstructuur zijn verschillende benaderingen mogelijk: ordenen naar organisatieonderdeel, naar onderwerp of naar werkproces. Het verdient absoluut de voorkeur om te ordenen op basis van werkprocessen. Processen zijn namelijk minder sterk aan verandering onderhevig en bieden hierdoor meer stabiliteit dan de andere ordeningsmethoden.
3 Staatscourant, 6 januari 2010, nr. 70.
4 In 2010 heeft Digital display voor één van haar klanten een naamgevingsconventie opgesteld. Meer informatie: Digital display.