9 februari 2015

Nulmeting decentrale archiefvormers 2013

image for Nulmeting decentrale archiefvormers 2013 image

In dit artikel wordt verslag gedaan van de nulmeting archiefvormers. Het artikel biedt onder andere een matrix. De blanco kolom Onderweg/actie kan ingevuld worden door de verantwoordelijke voor de informatiehuishouding in de eigen organisatie. Dat kan door hier een of meer concrete acties te benoemen, als aanbevelingen voor de toekomst of als lopende (verbeter)activiteiten.

In dit artikel wordt verslag gedaan van de nulmeting archiefvormers. Het artikel biedt onder andere een matrix. De blanco kolom Onderweg/actie kan ingevuld worden door de verantwoordelijke voor de informatiehuishouding in de eigen organisatie. Dat kan door hier een of meer concrete acties te benoemen, als aanbevelingen voor de toekomst of als lopende (verbeter)activiteiten.
Het artikel eindigt met een niet limitatieve opsomming van publicaties in de media over de nulmeting na publicatie en enkele rapportages bij de rijksoverheid, waar al decades lang wordt geïnvesteerd in verbeteringen van de informatiehuishouding (achterstanden en inrichting).

  Item Beeld Onderweg/beeld
1 Digitaal archiveren / archiefbeheer: hoe ver zijn archiefvormers met digitaal werken?
Welke digitale informatie wordt door archiefvormers wel/niet gearchiveerd?
Er wordt deels digitaal gewerkt, vrijwel nergens digitaal compleet gearchiveerd. Hybride onvolledige dossiers.  
2 Digitale infrastructuur / netwerk en samenwerking: beschikken archiefvormers over voorziening(en) / systemen voor digitaal archiveren? Welke zijn dat?
In hoeverre / in welk opzicht is er samenwerking met andere overheidsorganisaties wat betreft digitaal archiveren?
Samenwerken is nog beperkt. Veelal zijn DMS’en en zaaksystemen in werking, echter niet volledig dekkend voor alle informatieobjecten. Systemen voor duurzaam digitale archivering zijn hooguit in ontwikkeling.  
3 Positionering van archiefsector (archivaris) in de keten / toezicht: naar wie gaan archiefvormers toe met vragen over digitaal archiveren?
Hebben overheden een geregeld strategisch overleg m.b.t. (digitale) informatiehuishouding?
In hoeverre zijn er CIO’s bij overheden? Wat is hun werkterrein / takenpakket?
Vraagbaak inspectie wordt gebruikt. Wel veel variëteit in beantwoording. Nog weinig gebruikte vraagbaak Nationaal Archief of EGI. Er wordt daarnaast ook gebruik gemaakt van (software) leveranciers en dienstverleners.
Voorzichtige opstart SIO/nog weinig CIO’s.
 
4 Duurzame toegankelijkheid / openbaarheid: in hoeverre / in welk opzicht hanteren overheden beleid m.b.t. openbaarheid en open data?
Is er sprake van vervroegde overbrenging van (digitale) informatie?
Grote verscheidenheid aan opvattingen. Weinig vervroegde overbrenging. Openbaarheid en archiefvorming staan nog los van elkaar.  
5 Financiële bestedingen: wat zijn de kosten van de voorzieningen voor digitaal archiveren / archiefbeheer en de digitale infrastructuur?
Wat zijn de kosten van de uitvoering van digitaal archiveren / archiefbeheer en de digitale infrastructuur?
Slecht te overzien en ook nog weinig beeld van wat de kosten worden  

Matrix. Stand van zaken digitale archivering

Aanleiding
De opdracht van Archief 2020 aan ICTU die het onderzoek uitvoerde, was om per begin 2013 te meten hoe ver gemeenten, provincies en waterschappen (decentrale overheden) zijn met duurzame toegankelijkheid van hun digitale informatie. Ook draagt de nulmeting bij aan het optimaliseren van het programma Archief 2020. Er komt nog een mid-time review in 2015 en voor 2017 een eindmeting.

De nulmeting
In de nulmeting wordt uitvoerig ingegaan op de aanleiding, achtergrond en betrokken actoren. Ook is een aanzienlijke verantwoording opgenomen van de werkwijze, dilemma’s en geraadpleegde bronnen. Handicap: er mist overzicht over de stand van zaken bij de decentrale overheden. Voor het gemak wordt in de matrix per item/onderzoeksvraag grofweg een beeld gegeven van de stand van zaken. De kolom Onderweg/actie kan gebruikt worden om handreikingen/ instrumenten te benoemen die een bijdrage zouden kunnen leveren aan verbetering. Het verdient aanbeveling eerst het integrale rapport door te lezen. De beelden in de matrix zijn een verkorte samenvatting.

Verantwoording van het onderzoek
De nulmeting is een kwalitatieve schets, herkenbaar voor ‘ingewijden’. Een kwantitatieve analyse is moeilijk, omdat bronnen beperkt beschikbaar zijn en een hoge mate van veelvormigheid vertonen. De in de raadsinformatiesystemen gepubliceerde KPI-rapportages, dan wel KPI-rapportages van de inspecties, kunnen worden geüpload naar www.wsjg.nl, echter dat was op het meetmoment (begin 2013) nog niet aan de orde. Een oproep om uploads op wsjg.nl te bevorderen en te werken aan meer eenduidig toezicht is hier op zijn plaats.

Informatiehuishouding bij het rijk
Bij de nulmeting ging het om de decentrale overheden. De digitalisering is echter ook bij het rijk in volle gang. Ook hier komen enkele goede voorbeelden van digitaal werken voor, echter de beelden rondom duurzame toegankelijkheid zijn vergelijkbaar. Decentrale overheden en de rijksoverheid gaan dus ‘hand in hand’ het digitale tijdperk in. Derhalve biedt de nulmeting conclusies die ook voor het rijk opgaan, daar hebben ‘ingewijden’ het rapport niet voor nodig. Het feit dat er nog onvoldoende meters worden gemaakt, lijkt vooral een governanceprobleem. Het primair proces ‘is er van’, maar de proceseigenaar is zich daar nog onvoldoende van bewust en wordt daar niet of nauwelijks op aangesproken. Dat heeft ook te maken met de wijze waarop het digitaliserings- en archiveringsproces is en wordt georganiseerd (in ieder geval binnen het rijk): als opzichzelfstaand ondersteunend proces aan de zijlijn en (nog steeds) niet als integraal onderdeel van het primair proces. Deze constatering ter aanvulling op het rapport.

Impact
Niet ingewijden krijgen het beeld bevestigd dat de archiefvormers onvoldoende gerichte aandacht schenken aan digitaal duurzaam archiveren. De zoveelste ‘notie’ dat het niet goed gaat en niet vanzelf beter wordt. Binnen Archief 2020 lopen projecten die de sector vooruit moeten helpen, echter de archiefvormers bij de decentrale overheden zullen wel hun verantwoordelijkheid moeten nemen om structurele en blijvende vooruitgang te boeken. Zaakgericht werken en digitalisering van werkprocessen, inclusief duurzame toegankelijkheid zijn een wenkend perspectief, mits ook integraal aangepakt.

Andre.plat@nationaalarchief.nl, André Plat is projectcoördinator Archief 2020 en lid van de redactie van Od.

Bronnen
Over de nulmeting archiefvormers in de media:

Relatie met andere onderzoeken: