18 april 2017

Nut en doel van e-depotvoorzieningen

image for Nut en doel van e-depotvoorzieningen image

Digitale informatie is vluchtig en daardoor kwetsbaar. Omdat de overheid inmiddels in sterke mate digitaal werkt, levert dat risico’s op. Die risico’s zijn dat informatie van de overheid verloren gaat, maar ook dat de overheid de informatie die er nog wel is, niet meer kan vinden, niet meer kan lezen of niet meer kan interpreteren; dat laatste omdat bijvoorbeeld de versie, de context of de betekenis van informatie niet meer duidelijk is.

Digitale informatie is vluchtig en daardoor kwetsbaar. Omdat de overheid inmiddels in sterke mate digitaal werkt, levert dat risico’s op. Die risico’s zijn dat informatie van de overheid verloren gaat, maar ook dat de overheid de informatie die er nog wel is, niet meer kan vinden, niet meer kan lezen of niet meer kan interpreteren; dat laatste omdat bijvoorbeeld de versie, de context of de betekenis van informatie niet meer duidelijk is. De maatregelen die nodig zijn om die risico’s op te vangen, zijn van diverse aard en betreffen onder andere de organisatie van het bewaren en ontsluiten van digitale informatie.

Op systeemniveau staat daarbij de e-depotvoorziening centraal. Als informatiesysteem moet dat de functies bieden voor het zodanig bewaren en beheren van digitale informatie dat deze toegankelijk is en toegankelijk blijft. Een voorbeeld van zo’n functie is het tijdig converteren van informatie naar nieuwere bestandsformaten als de bestaande formaten door veranderingen in de ICT in onbruik raken en onleesbaar worden. Met dat soort functies kan een e-depotvoorziening eraan bijdragen dat de digitale informatie die de overheid bewaart duurzaam toegankelijk is zolang het bewaren ervan nodig is.

E-depotvarianten
De kans dat digitale informatie onvindbaar of onleesbaar wordt, neemt toe naarmate die informatie langer wordt bewaard. Zo raken sommige opslagformaten niet direct, maar wel na verloop van tijd in onbruik. Dit soort risico’s zijn dan ook het grootst voor archief dat blijvend wordt bewaard en dat overheden uiterlijk na twintig jaar overbren gen naar een archiefbewaarplaats. Het AIDO-rapport ‘Eisen voor e-depotvoorzieningen voor decentrale over heden’ uit 20162 noemt een e-depotvoorziening dat men inzet voor die fase in de levensloop van overheidsinformatie, een variant 1-e-depot. Zo’n e-depotvoorziening functioneert dan als een digitale archiefbewaarplaats.

Bij digitaal archief dat de overheid tot maximaal twintig jaar bewaart, zijn de risico’s minder groot, maar toch ook duidelijk aanwezig. Als men ook die risico’s wil opvangen met een e-depotvoorziening dan praten we volgens het zojuist genoemde rapport van een e-depotvariant 2. Dat zet men al in vanaf een moment dat ergens ligt tussen het afsluiten van het proces of de zaak waarbij dat archief is gevormd en het moment van overbrengen naar een archiefbewaarplaats. Zo’n e-depotvoorziening functioneert dan vanaf dat moment als een digitale archiefruimte. Uiteraard vervalt de opslag in een e-depotvoorziening niet als het desbetreffende archief daarna op enig moment wordt overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Variant 2 is daarom inclusief variant 1 of anders gezegd een uitbreiding van variant 1. Ten opzichte van variant 1 haalt variant 1 de inzet van een e-depotvoorziening meer naar voren.

De derde variant staat voor een e-depotvoorziening die functioneert als ‘brede informatieopslag’. De inzet van die variant begint al tijdens de uitvoering van een proces of zaak. Daarbij kan men ervoor kiezen om alle daarbij horende informatie al direct na creatie of ontvangst in de e-depot voorziening op te slaan, inclusief werkversies die op dat moment niet (of nog niet) voor archivering in aanmerking komen. Deze variant gaat enerzijds, kijkend naar waar we met de huidige ontwikkelingen staan, vrij ver, anderzijds is het toch een zinvolle variant. Want de risico’s dat informatie al tijdens de uitvoering van het proces verloren gaat of niet meer terug is te vinden, zijn vanwege het vluchtige karakter van digitale informatie allesbehalve nul. Bovendien kan men er met deze variant voor kiezen om het bewaren en ontsluiten van alle informatie van een organisatie op eenzelfde generieke manier te regelen. Figuur 1 toont de drie varianten langs de levensloopas van informatie voor een organisatie die archief vormt en dat na uiterlijk twintig jaar overbrengt naar een archiefinstelling.

Variant 2 in figuur 1 kan ook eerder beginnen dan getekend, bijvoorbeeld direct na het afsluiten van het proces of de zaak. In dat geval is de vraag relevant waarom een organisatie dat wat ze bij de uitvoering van een proces of zaak archiveert niet direct en dus al tijdens het proces in een e-depotvoorziening opslaat. Een apart archiefsysteem is dan niet meer nodig. Dat is een reële optie en feitelijk een subvariant van variant 3. De organisatie slaat dan in de procesfase niet álle informatie op in een e-depot, dus niet de informatie die dan gewoonlijk nog in taakspecifieke systemen, een zaaksysteem en een DMS (zonder archieffunctie) zit, maar al wel dat wat ze in die fase archiveert. Bij de verdergaande tweede subvariant van variant 3 wordt dan in principe álle informatie opgeslagen in het e-depot, dus ook wat dan niet of nog niet archief is.

 

Figuur 1. De drie genoemde E-depotvarianten uitgezet langs de levensloop-as van informatie. Figuur 1. De drie genoemde E-depotvarianten uitgezet langs de levensloop-as van informatie.

Het gebruikersperspectief
De standaard voor het bouwen en implementeren van een e-depotvoorziening is de ISO-norm 14721:2012 oftewel het ‘Reference model for an Open Archival Information System’, ook wel kortweg het OAIS genoemd.3 Een onderdeel van het OAIS is de functionele entiteit Access, in het hiervoor aangehaalde AIDO-rapport benoemd als het ontsluiten van informatie. Dat past bij een ander onderdeel van het OAIS, het simpele maar duidelijke ‘Environment model’, hier in figuur 2. Dat model laat zien dat het uiteindelijk om de ‘consumer’ gaat, oftewel de gebruikers van informatie. Intern zijn dat de medewerkers van een organisatie en extern individuele burgers en bedrijven plus in het kader van actieve openbaarheid ook de maatschappij als geheel. Een goede ontsluitingsfunctie naar al die gebruikers is daarom in elke fase van de levensloop van informatie een essentieel onderdeel van een compleet e-depot.

Figuur 1. Environment model uit het OAIS Figuur 2. Environment model uit het OAIS

Een e-depotvoorziening als totaaloplossing?
Het lijkt overzichtelijk en daardoor aantrekkelijk: één systeem voor het bewaren en ontsluiten van alle overheidsinformatie van een organisatie. Maar… er bestaan nog geen systemen die alle mogelijke opslagformaten aankunnen wat betreft het controleren, opslaan, duurzaam bewaren en ontsluiten van die formaten. Voor sommige soorten digitale informatie hebben we zelfs helemaal nog geen goede archiefoplossing, zoals voor digitale ruimtelijke plannen die op onderdelen voortdurend kunnen wijzigen. Zo’n oplossing moet voor elk moment in het verleden kunnen genereren wat de toen geldende versie was. Opslaan van een of enkele pdf-bestanden volstaat dan niet. Bovendien is bij een geschil niet bepalend wat er in een besluitvormingsdossier zit, maar wat destijds de digitale versie op internet liet zien.

Figuur 3. Een e-depotvoorziening als digitale archiefbewaarplaats in zijn systeemomgeving Figuur 3. Een e-depotvoorziening als digitale archiefbewaarplaats in zijn systeemomgeving

Enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik
Bij het opslaan en bewaren van informatie is het principe van enkelvoudige opslag en meervoudig gebruik een bekend en verstandig uitgangspunt. Meervoudige opslag vergt meer beheer en zonder synchronisatie kunnen ongewenste verschillen in de inhoud ontstaan. Gebruikers hebben behoefte aan duidelijkheid en daarmee aan een ‘single source of truth’. Het primaire advies is daarom om weg te blijven van werken met een of meer kopieën elders van de inhoud van een e-depot, ook als dat aantrekkelijk lijkt om redenen van performance of bij een aparte applicatie voor de ontsluiting van de inhoud van een e-depot. Waar toch wordt gekozen voor dubbele opslag, is de second best-oplossing het ‘in sync houden’ van wat dubbel wordt opgeslagen.

Metagegevens bij gespreide opslag van content
Als een e-depotvoorziening niet alle opslagformaten van een organisatie aankan, dan blijft over meerdere applicaties gespreide opslag toch nodig, zelfs bij een variant 3-e-depot. Om dan alle informatie van een organisatie toch te kunnen vinden via een ingang, kan men kiezen voor in ieder geval centrale opslag in de-depotvoorziening van de beschrijvende metagegevens. Daarop kan men dan zoeken. Dat is dan toch een goede stap in de richting van een generieke en voor iedereen beschikbare oplossing. Het is een stap richting meer actieve openbaarheid. Want de e-depotvoorziening bevat dan al de ingrediënten die nodig zijn voor het online register zoals het initiatiefwetsvoorstel Open overheid dat voorschrijft. Dat dit wetsvoorstel nog niet doorgaat, is daarbij minder relevant. Ook zonder nieuwe wet is duidelijk dat de overheid op dit terrein concrete stappen vooruit moet gaan zetten.

Het gaat om veel meer dan alleen techniek
Het zogenoemde ED3-rapport (volledig: Eisen Duurzaam Digitaal Depot, versie 2, 2012 ) van het Lopai4 zei het al eerder: “Een e-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.” Het is een mondvol maar een goede indicatie van wat een organisatie allemaal moet regelen. Belangrijk daarbij is een juiste positionering van informatie- en archiefbeheer binnen de werk processen. Veel handelingen, van het toevoegen van metagegevens tot en met de keuze wat te bewaren, voor hoe lang en met welke status, moeten daar beginnen. Daarnaast is het goed te beseffen dat het uiteindelijk niet gaat om het technische systeem, maar om de functies of diensten (services) van een of meer systemen voor het realiseren van duurzame toegankelijkheid.

De e-depotvoorziening in zijn systeemomgeving
In de praktijk is elke systeemomgeving anders. Belangrijk in elke situatie zijn gestandaardiseerde systeem koppelingen. Die moeten op hun beurt weer gebaseerd zijn op gestandaardiseerde informatiemodellen voor de content van informatie objecten en voor de bijbehorende metagegevens. Verder wordt hier wat betreft systeemomgevingen volstaan met het geven van een indruk van een voorbeeld van zo’n omgeving. Figuur 3 toont een variant-1-e-depot voor digitaal archief na overbrenging. Dat wordt gevoed vanuit een systeem voor dossier- en archiefvorming en voor het bewaren van eenmaal gevormd archief tot het moment van overbrenging. Voor het raadplegen van inhoud van de e-depot voorziening door de archiefvormende organisatie is hier gekozen voor ontsluiting via het systeem dat ook levert aan het e-depot.

Samen met de markt ontdekken en leren
Het realiseren van een e-depot is een complex traject. Faseren is daarbij de voor de hand liggende aanpak, van beleid en keuzes tot implementatie en van eerst een variant 1- e-depot naar later een variant 2- of zelfs variant 3- e-depot. Of elke organisatie daarop ook gaat uitkomen, zal de toekomst duidelijk maken. Dat is niet de enige onzekerheid bij dit onderwerp, want e-depots zijn relatief nieuwe applicaties. De marktverkenning die de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten in 2016 liet uitvoeren5, maakte duidelijk dat het aantal volwassen oplossingen nog beperkt is. Enerzijds kunnen verschillende softwareleveranciers een werkend systeem leveren, anderzijds zijn de meeste van diezelfde systemen nog in ontwikkeling is. Dat geldt overigens ook voor de implementaties van dergelijke systemen. Op diverse plaatsen lopen pilots. De overheid is al werkende-weg en samen met leveranciers, aan het leren.

a3@a3sinformatiebeheeradvies.nl, Adrie Spruit is medewerker van KING, zelfstandig adviseur en actief lid van de landelijke Archiknowmadsbeweging.


1 Zie http://www.gemmaonline.nl/index.php/E-Depotvoorzieningen

2 Zie https://vng.nl/files/vng/20160502-rapport-e-depot-voorzieningen-decentrale-overheden.pdf

3 Zie https://www.nen.nl/NEN-Shop/Norm/ISO-147212012-en.htm en https://public.ccsds.org/pubs/650x0m2.pdf

4 Zie http://www.lopai.nl/pdf/ED3-v2.pdf

5 Zie http://www.zeeuwsarchief.nl/media/uploads/e-depot/20160406_rapport_e-depot_monitor_vzg.pdf