Op donderdag 12 april was het dan eindelijk zover: de eerste Od Kennissessie. In de zonovergoten Mauritskazerne in Ede wisselden informatieprofessionals kennis uit en bezochten zij workshops van specialisten en grote namen in het vakgebied.
Wie kan beter zo’n sessie aftrappen dan Eric Burger, door dagvoorzitter Eric Kokke aangekondigd als “de goeroe van Office 365”. Burger benadrukt dat we het belang van archivering in de gaten moeten houden, maar dat we de middelen aan moeten passen aan de tijd van nu. Wanneer we spreken over middelen en producten, doen we dat bovendien niet altijd met de juiste kennis, aldus Burger. Dat geldt zeker voor Microsoft 365. ‘Ik vind de nieuwe vergadercultuur geweldig, maar door de grote haast met het introduceren van Microsoft 365 beheren we het niet altijd op de goede manier. Hoe bewaar je opnames en hoe zit het met vertrouwelijkheid en privacy?’
Metadata
Na de opening door Burger beginnen de eerste workshops. Joyce van Aalten, specialist in taxonomieën en metadata, bespreekt metadata binnen Microsoft 365 en Sharepoint. Van Aalten was als kind al gefascineerd door metadata; door kleine kaartjes met informatie in haar boeken te stoppen, kon ze bibliotheekje spelen met haar vriendinnetjes. ‘Metadata avant la lettre,’ lacht ze.
Volgens Van Aalten willen we op een andere manier gaan denken en hangen we daarom nu steeds meer labels aan onze informatie. Maar hoe geef je vorm aan verschillende soorten metadata? Van Aalten laat zien hoe we in Office 365 kunnen werken met metadata en wat de mogelijkheden zijn, bijvoorbeeld voor categorieën en hiërarchische structuren. Hoewel een uur en een kwartier te kort is om alles over metadata te behandelen, gaat Van Aalten aan het eind van de sessie nog met de aanwezigen in gesprek, onder meer over de rol van de recordmanager wat betreft metadata en waarop een grote organisatie kan letten bij het gebruik van Sharepoint.
Belgisch informatiebeheer
Tom Haeck, expert informatie- en archiefbeheer en lector aan de Arteveldehogeschool, vertelt hoe onze zuiderburen informatiebeheer aanpakken. In tegenstelling tot Nederland is België een federale staat, met meerdere gewesten en gemeenschappen, legt hij uit. Daardoor is onduidelijk welke regelgeving van toepassing is en bij wie je als organisatie terecht kunt. Dat leidt ertoe dat besturen veel vrijheid hebben in het opzetten van de informatiehuishouding en de archivering ervan. Welke gevolgen heeft dat voor de praktijk van informatiebeheer?
Haeck behandelt een aantal voorbeelden, zoals op het gebied van substitutie en vernietiging. Zo kunnen werkgevers in België hun werknemers dagelijks een bonusje geven, in de vorm van onbelaste maaltijdcheques. De ontvangstbewijzen van die cheques moest hij tot voor kort elk jaar melden bij het rijksarchief. Een nutteloze exercitie die alleen maar tijd en energie kost en inmiddels dan ook is afgeschaft. Verder gaat Haeck in op de vraag hoe Vlaamse openbare instellingen Office 365 kunnen aanwenden om hun informatiebeheer te organiseren. Een groot verschil met Nederland is dat er in België geen fixatie is op openheid, aldus Haeck. Het speelt gewoon minder. Grote schandalen zoals de afgelopen jaren in Nederland komen dan ook niet voor.
Waarde van informatie
Na een broodje en een kop soep in de warme lentezon gaan de aanwezigen weer uiteen om deel te nemen aan de middagsessies. In de plenaire zaal stelt Eric Kokke, naast dagvoorzitter ook marketingmanager bij GO Opleidingen, de toehoorders de vraag: wat is eigenlijk de toegevoegde waarde van informatiebeheer?
Vroeger moest je voor de afdeling informatiebeheer naar de kelder, en zo werd het werk ook gezien, herinnert Kokke zich. ‘Terwijl informatie superbelangrijk is, essentieel zelfs om te kunnen functioneren. Ik snap niet dat er nu nog mensen zijn die dat niet inzien.’ Kokke gaat met de zaal in gesprek over hoe je als informatieprofessional jouw toegevoegde waarde beter kunt laten zien. Bijvoorbeeld door goed duidelijk te maken welk probleem je oplost, je doelgroep in de gaten te houden en niet te veel jargon te gebruiken. ‘En heb je duidelijk wat je toegevoegde waarde is, communiceer daar dan over.’
DUTO
Rens Ouwerkerk is senior adviseur informatiebeheer bij de gemeente Amsterdam en gedetacheerd bij het Nationaal Archief (NA) als adviseur ontwikkeling kennisproducten. Onlangs is het NA gestart met de herijking van DUTO-eisen. De reden? De eisen zijn te abstract en daardoor moeilijk toepasbaar, te specifiek en bieden onvoldoende ruimte voor alternatieve oplossingen, te ouderwets ingestoken en de focus is te beperkt op menselijke actoren en op documenten. Bovendien zijn er veranderingen in wetgeving en verandering in wetgeving (Archiefwet, Woo, AVG), normen en standaarden (ISO 16175, MDTO) en is er minder focus op het DMS en eDepot.
Ouwerkerk gaat verder in op zogenoemde patronen en DUTO-functionaliteiten om vervolgens de status quo van de herijking te bespreken:
- formuleren publieke waarden: 1e concept gereed.
- herijking kenmerken: loopt, 1e concept gereed in mei
- redactiegroep met landelijke experts twee keer bijeen geweest
- openbare, online feedbacksessies in voorbereiding: eerste keer op 26 april
- afronding gehele raamwerk in 2023, tussentijds publiceren worden deelopleveringen gepubliceerd.
De workshop sluit af met ervaringen van de deelnemers. Een belangrijke vraag die naar boven komt: in hoeverre sluit een en ander aan bij de praktijk. Je ontkomt niet aan een vertaling naar je eigen organisatie. Er zijn meer manieren om het goed te doen, zegt Ouwerkerk.
Duurzame archivering
Layla Hassan is adviseur documentaire en digitale informatievoorziening bij het ministerie van Financiën. In haar workshop vertelt zij over de rol die Office 365 kan spelen bij duurzame archivering. Organisaties worden steeds opener en steeds meer gericht op samenwerking in keten, aldus Hassan. Daardoor is er steeds meer vraag naar snel, eenvoudig en direct communiceren. Volgens Hassan zijn er heel wat keuzes te maken voordat Office 365 rijksbreed als samenwerkingsomgeving geïmplementeerd kan worden.
Zo dient een organisatie over voldoende kennis te beschikken voor het implementatietraject of samenwerking te zoeken met business-en functioneel consultants die de bedrijfsprocessen en het Office 365-platform goed kennen. Verder is het van belang om vooraf stil te staan bij de strategie, visie, doelstellingen, businesscase en implementatieaanpak en om goed na te denken over de eisen van samenwerking, communicatiestrategie en toezicht hierop.
Zoals bij alle veranderingstrajecten kun je bij een Office 365-implementatie beter niet te grote stappen nemen en is ondersteuning van de medewerkers noodzakelijk. Hassan sluit af met het zogenoemde Business Model Canvas, een tool die van grote waarde kan zijn voor iedereen die een interne SharePoint-organisatie moet leiden of erbij betrokken is.
Microsoft 365
De laatste sessie in de plenaire zaal wordt geleid door Eric Burger, compliance-, informatie-governance- en recordsmanagement consultant voor Microsoft 365. Hij weet dat Microsoft 365 erg leeft in organisaties, maar wat zit er nou in, waar zit dat en waar is de context? ‘In de praktijk wordt veel informatie dubbel beheerd of opgeslagen en hebben we weinig grip op e-mail en chat.’ Een schare onderwerpen en toepassingen komt voorbij, van welke acties eindgebruikers moeten uitvoeren nadat iets is gearchiveerd tot het maken van labels, bewaarbeleid en vernietiging.
Open op Orde
De Od Kennissessie wordt afgesloten tijdens een plenaire bijeenkomst met directeur RDDI Jacqueline Rutjens en directeur Archieven, Dienstverlening & Innovatie bij het Nationaal Archief Tom DeSmet. Rutjens kijkt terug op Open op Orde. Dat heeft bloed, zweet en tranen gekost, lacht ze. Ze is trots dat er eindelijk geld beschikbaar is om de informatiehuishouding van de overheid op orde te krijgen. ‘Als we daar nu om hadden gevraagd, hadden we het nooit gekregen. Het is een erkenning van het belang van ons vakgebied.’
Wat moet er in het kader van Open op Orde allemaal gebeuren? Het heeft geen zin om prioriteitenlijstjes te maken, aldus Rutjens. Daarom is het eerste hoofdstuk in Open op Orde een analyse. In het informatiebeheer zijn veel mensen wegbezuinigd. Met in gedachten: als we ict hebben, hebben we niemand meer nodig. En bij diegenen die over zijn, is te weinig kennis achtergebleven. Ict-systemen zijn verschrikkelijk. Je moet er heel graag mee willen werken. En ook het monitoren gaat slecht.
Organisaties kunnen zelf aan de slag om hun informatiehuishouding te verbeteren. Iedereen is verplicht een eigen analyse te doen, een nulmeting eigenlijk. Het hele rijk heeft dat gedaan: maar liefst 80 organisaties. Vervolgens kun je dan een verbeterplan maken.De kraan staat open, vult Tom DeSmet aan. En we zijn aan het dweilen waar het het meeste pijn doet. Door te archiveren by design draai je de kraan dicht.
Het gaat niet alleen maar technische kennis maar vooral over een mindset: waarom doen we dit als overheid? De rol van de informatiebeheerder is in zijn ogen die van een verbinder die de verschillende expertises samenbrengt om goed beheer mogelijk te maken. Aan technische kennis en vakkennis is geen gebrek, het gaat juist om die mindset. Rutjens beaamt dat: wat verandert er op 1 mei? Dan treedt de Wet open overheid in werking. Maar de vraag is: wat doe jij anders? En wat merken de burgers daarvan? De RDDI gaat in ieder geval openbaar maken waar het zijn geld aan uitgeeft. En Rutjens zelf? Die maakt haar salaris openbaar.
