Office 365

Waarom een artikel over Office 365 in Od?

Waarom een artikel over Office 365 in Od?
Office 365 is de oplossing van Microsoft waarin de Officesoftware niet langer lokaal op een pc of bedrijfsserver wordt geïnstalleerd, maar in de cloud wordt aangeboden volgens een lease-model. Daarmee is Office 365 een voorbeeld van Software as a Service (SaaS). Als onderdeel van het contract wordt ruimte in de cloud aangeboden voor het opslaan van documenten. Natuurlijk is opslag in de cloud niet verplicht, maar dat wordt met Office 365 wel zeer aantrekkelijk gemaakt.

Bij de introductie in 2011 was Office 365 een alternatieve manier om met Office te werken die vooral aantrekkelijk was voor kleinere bedrijven. Geen gedoe met het beheren van steeds weer nieuwe versies van applicaties en een duidelijke kostenstructuur. Microsoft heeft zich sindsdien fors getransformeerd.

Nu ook de overheid zich volop richt op cloudoplossingen, roepen de ontwikkelingen rond Office 365 om de aandacht van ons, informatiebeheerders. In dit artikel worden enkele essenties van het pakket zelf belicht om te kijken hoe zich dat zou kunnen verhouden tot het informatiebeheer. U zult hier geen vergelijking vinden met suites van andere leveranciers voor officetoepassingen. Die officetoepassingen zijn er wel, bijvoorbeeld van Google met zijn Gmail en Google Docs, maar ik heb de indruk dat die oplossingen bij overheidsinstellingen nauwelijks worden gebruikt.

De kracht van Office 365
De kracht van Office 365 zit in twee factoren die elkaar nodig hebben en elkaar versterken. De eerste factor is de beschikbaarheid voor alle platforms. Apple maakte met de iPad de tablet een serieus product. Toch bleven tablets met hun eigen platforms (iOS voor Apple en Android) altijd een beetje een randverschijnsel in de kantooromgeving met zijn dominantie van Microsoft Office. Handig om stukken te raadplegen bij een vergadering. Nuttig voor het maken van aantekeningen. Geen volwaardig instrument voor zaken als tekstverwerking, zelfs niet met een toetsenbord erbij. Dat veranderde radicaal toen Microsoft op 6 november 2014 aankondigde dat officeapplicaties beschikbaar zouden komen als gratis apps voor Android en iOS. Die apps maken de tablet tot een volwaardig instrument van de kantoorwerker. Die kan nu bijvoorbeeld in een voorbespreking nog snel even een sheet van een presentatie aanpassen en die daarna in de bijgewerkte versie via de cloud met iedereen delen.
De apps hebben wel een geavanceerde versie van hun besturings systeem nodig zodat oudere apparaten buiten de boot vallen. Enkele geavanceerde functies vereisen nog steeds een abonnement op Office 365, maar dat zijn functies die maar weinig gebruikers essentieel zullen vinden. Office 365 kan ook op smartphones gebruikt worden. Dat gebruik zal mijns inziens in de praktijk meestal beperkt blijven tot functies als lezen van documenten en het gebruik als afstands bediening voor bijvoorbeeld een presentatie.

De tweede component is de opslagruimte in de cloud. Voor gebruikers van Office 365 is Microsoft bepaald niet kinderachtig met ruimte. Zelfs bij eenvoudige versies van Office 365 voor particulieren en kleine bedrijven is maar liefst een terabyte aan ruimte beschikbaar in de cloudoplossing OneDrive, die integraal is opgenomen in Office 365. Dat is een fors verschil met de 15 Gigabyte die gebruikers zonder abonnement op Office 365 in OneDrive krijgen. Dat is wellicht voor particulieren voldoende, maar bedrijven en overheidsorganisaties zullen daarmee toch snel tegen een limiet aanlopen.

Officedocumenten in de cloud, is dat niet gevaarlijk?
Als informatiebeheerder zult u zich waarschijnlijk afvragen of we met documenten in de cloud niet de controle kwijtraken. U staat niet alleen met dergelijke vragen. In mei 2014 hebben Kamerleden zelfs vragen aan de minister van BZK gesteld over de cloudopslag, waarbij Office 365 expliciet werd genoemd. De Kamervragen spitsten zich toe op twee belangrijke thema’s. Ten eerste: Is het wel veilig om gegevens in een publieke cloud te bewaren? Ten tweede: Is de veiligheid van persoonsgegevens in de cloud gewaarborgd? De antwoorden geven een interessant inkijkje in de wijze waarop de Nederlandse overheid aankijkt tegen veiligheid in de cloud. De rijksoverheid gaat een eigen cloudomgeving inrichten, de rijkscloud. Andere overheden kunnen zich bijvoorbeeld laten leiden door een advies als ‘Cloud Computing voor gemeenten’ van VNG/KING. Dat advies zet in op het maken van afspraken over het gebruik van clouddiensten.

Microsoft is zich terdege bewust geworden van de wens van overheden en bedrijven buiten de Verenigde Staten om hun data niet op te slaan op servers in de VS, omdat de overheid daar te graag meekijkt. Data uit een Nederlandse Office 365-omgeving worden daarom niet buiten de EU opgeslagen. Of dit veilig genoeg is, moet uw organisatie beoordelen. Microsoft heeft zich in ieder geval heel wat inspanning getroost. In webpagina’s, filmpjes, en whitepapers gewijd aan veiligheid en privacy van Office 365 en andere clouddiensten wordt dit toegelicht. Naar eigen zeggen was Microsoft in 2014 de enige leverancier van clouddiensten die met zijn privacybescherming volledig voldeed aan de EU-richtlijnen. Daarbij wordt Office 365 nadrukkelijk genoemd.

Office 365, documentmanagement en recordmanagement
Voor het beheer van documenten kan Office 365 een ramp betekenen. Iedereen kan documenten delen en eenvoudig het DMS omzeilen. Gelukkig biedt Office 365 zelf veel mogelijkheden voor beheer, zeker in versies voor middelgrote en grote organisaties. Dat beheer kan versterkt worden met externe componenten. Organisaties die Microsoft SharePoint hebben geïnstalleerd, kunnen dit naadloos koppelen aan Office 365. Een nieuwe ontwikkeling is SharePoint Online. Die toepassing wordt nadrukkelijk gepositioneerd als onderdeel van het domein van Office 365. Net als in Office 365 word in SharePoint Online het hele beheer naar de cloud verplaatst. SharePoint kan goed ingezet worden voor documentmanagement. Een voorwaarde daarbij is het instellen van duidelijke beheersmaatregelen; governance in ICT-terminologie.¹

Ook als het documentmanagement goed geregeld is, blijft er de uitdaging van het recordmanagement voor de archiefdocumenten van organisaties. Voor recordmanagement kiezen de meeste organisaties vooralsnog voor een lokale oplossing. Zo’n oplossing kan heel goed een traditioneel DMS/RMA zijn, dat dan gekoppeld wordt aan een cloudoplossing via de combinatie van SharePoint en Office 365. Zo kunnen ze ook de toekomstige overdracht naar een e-depot in eigen beheer uitvoeren.

Gebruikservaring met Office 365
Ik gebruik Office 365 nu meer dan een jaar als zzp’er; alleen, maar wel in samenwerking met anderen. Op basis van mijn abonnement zijn de afzonderlijke toepassingen geïnstalleerd in de nieuwste versie en heb ik regelmatig updates zien langskomen. Vooralsnog gebruikt Office 365 de toepassingen van Office 15. Die naam wordt alleen op de achtergrond gebruikt, de toepassingen hebben een aanduiding met een jaartal, bijvoorbeeld Word 2013. Office 16 met in de toepassingen de jaaraanduiding 2016 komt eraan. In combinatie met de nieuwe Windows 10 wil ik me laten verrassen.

Op de functionaliteit van de huidige toepassingen heb ik niks aan te merken, maar bij mij valt de stabiliteit helaas wat tegen. Ik heb bijvoorbeeld nog wel eens een vastgelopen pc bij het gebruik van Outlook en bij het starten van Word krijg ik regelmatig vage foutmeldingen. Ik zal u de details besparen, maar uit discussiefora blijkt dat ik niet de enige ben. Gelukkig werkt de automatische herstelfunctie prima en is er geen werk verloren gegaan.

Recent heb ik het samenwerken aan documenten ontdekt. Je zet een document in One Drive en nodigt reviewers uit. Die kunnen tegelijk aan het document werken. Bedenk wel dat voor het beheer van wijzigingen een volledige versie van Office 365 vereist is. Waar deze functie helemaal goud waard is, is wanneer je een document op het werk hebt bewerkt en er thuis zelf nog even aan verder wilt werken. Je mailt de link aan je e-mail thuis en kunt er meteen mee aan de slag zonder dat je het document over hoeft te zetten.

Conclusie
Voor Microsoft is het huurmodel van Office 365 aantrekkelijk vanwege stabiele inkomsten, maar ook vanwege de mogelijkheid tot eenvoudiger ondersteuning. Als iedereen dezelfde versie heeft, hoef je geen rekening te houden met andere versies. De verwachting is dat Office 365 ten opzichte van installaties op de eigen pc of het eigen netwerk steeds goedkoper zal worden. Office 365 is er in heel wat smaken. De versies voor grotere bedrijven bieden vele mogelijkheden voor koppeling met documentmanagement. Langzamerhand begint ook overheidsland te wennen aan applicaties en documentopslag in de cloud. Lokale documentopslag zou wel eens zijn langste tijd gehad kunnen hebben. Voor informatiebeheerders is het een uitdaging om te zorgen voor goed documentbeheer in de cloud. Een model zou bijvoorbeeld kunnen zijn documentmanagement in de cloud en recordmanagement voor statische documenten in eigen beheer.

Info@helder.com, Wim Helder is oprichter van Helder Communicatie.

Noot
¹ Zie het artikel Hoe gebruik je SharePoint? in Od nr. 1, januari 2014, blz. 6.