12 januari 2012

Omgang met projectarchieven

image for Omgang met projectarchieven image

Het beheren van archiefstukken van een enkele archiefvormer is kerntaak van de DIV. En dat is soms al lastig genoeg. Complexer wordt het als meerdere archiefvormers samenwerken in één project. Of als zij gelijktijdig samenwerken in één project. De vergelijking tussen het beheren en beheersen van projectarchieven en bestanden binnen keteninformatisering ligt voor de hand. Om de zaken niet moeilijker te maken dan ze al zijn, beperk ik mij hier tot het beheren van projectarchieven.

Het beheren van archiefstukken van een enkele archiefvormer is kerntaak van de DIV. En dat is soms al lastig genoeg. Complexer wordt het als meerdere archiefvormers samenwerken in één project. Of als zij gelijktijdig samenwerken in één project. De vergelijking tussen het beheren en beheersen van projectarchieven en bestanden binnen keteninformatisering ligt voor de hand. Om de zaken niet moeilijker te maken dan ze al zijn, beperk ik mij hier tot het beheren van projectarchieven.
Wat is een project? Een van de officiële definities luidt: 1) “Een reeks activiteiten die binnen gestelde condities een vooraf bepaald resultaat moeten opleveren.” En 2) “Een tijdelijke organisatie die door middel van een reeks activiteiten binnen gestelde condities een vooraf bepaald resultaat moet bereiken.”1
De condities worden dan meestal genoemd als zijnde mensen, middelen, materialen en methode. Een project betekent dus dat je met een bepaalde tijdelijke (project)organisatie een van te voren bepaald doel moet realiseren binnen een beperkte tijd met beperkte middelen. Dit wordt gedaan met een bepaalde (projectmanagement) methode.

De praktijk
Ideaal zou zijn, als bij het opzetten van een projectorganisatie, de afdeling informatisering er meteen bij betrokken wordt. Dat betekent dat het opstellen van een informatiebeheersplan, het opzetten van structuren en het aanwijzen van een beheerder alle aandacht krijgt. Archivering van informatie wordt zo onderdeel van de risicobeheerketen.
Bij projecten wil dat er nog wel eens doorheen glippen. Het probleem is, dat we bij projecten vaak hebben te maken met meerdere gezamenlijke eigenaren, uit verschillende archiefvormende instanties afkomstige projectleden. Als een projectorganisatie alleen bestond uit verschillende officiële taakgroepen (stuurgroep, projectgroep, werkgroep), dan was het geheel niet zo ingewikkeld. Maar er zijn – vooral in de uitvoering – nog tal van specialisten, adviseurs, directievoerders en toezichthouders bij betrokken. Deze hebben de neiging om informatie vast te leggen of in de systemen van de moederorganisatie waar ze vandaan komen, of in eigen systemen.

Verantwoordelijkheden
Vaak wordt in het begin van een project de vraag wie precies verantwoordelijk is voor het beheer van de informatie, niet gesteld. Iedere organisatie en iedere secretaris van een stuur-, project- of werkgroep gaat dan precies dat deel archiveren waar hij officieel voor verantwoordelijk is. Voor de rest van de documenten ontstaat het probleem dat in de organisatietheorie ook wel ‘de tragedie van de meent’ wordt genoemd: iets is van iedereen, niemand voelt zich verantwoordelijk.
In principe zou men er altijd voor moeten kiezen dat de verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatie de bestuurlijke verantwoordelijkheid volgt. De hoogste instantie, aan die rekenschap moet worden afgelegd binnen een projectorganisatie, zou dan tevens diegene moeten zijn die verantwoordelijk is voor een goed beheer van de informatie. Maar zo duidelijk is het bij projectorganisaties in het algemeen niet. De verschillende verantwoordelijken zijn niet alleen samenwerkingspartners, maar vaak subtiel ook concurrenten; en kennis is macht, of ten minste status. Daarom kan juist in projectorganisaties de neiging tot verdeel-en-heers groot zijn. Gevolg is, dat de informatie dan ook meestal versnipperd zal zijn.
En is de concurrentie niet het probleem, dan is het vaak onkunde die de projectarchivering de das omdoet. Over het algemeen is bij de verantwoordelijken het besef van de noodzaak voor (en verplichting van) goed, professioneel informatiebeheer afwezig. Men gaat ervan uit, dat de verschillende projectgroepleden behalve vakkundig ook in staat zijn tot goed informatiebeheer. Vaak is dat ook zo, maar binnen een project strekt zich dan een grote niemandsland van een algemeen projectbelang uit, waar dus niemand zich voor verantwoordelijk voelt.

Het kalf en de put
Zoals vaak worden informatiespecialisten er echter helaas pas bij geroepen als het kalf al is verdronken. Het verdronken kalf is in deze metafoor het niet adequaat inrichten van het archiefbeheer. Het dempen van de put staat in dat geval voor het alsnog en achteraf proberen een projectarchief vorm te geven.
Hoe moeten in de praktijk projectarchieven gesaneerd en herordend worden? In dit artikel beperk ik mij tot de ruimtelijke sector omdat deze aan bulk gezien de grootste hoeveelheid archiefmateriaal produceert. Daar alles wat gebouwd is ook stuk kan gaan, is het van belang dat dit soort archieven van meet af aan goed worden gevormd of goed worden geordend, zodat in geval van calamiteiten stukken vindbaar zijn.2 De projecten kunnen nogal verschillend van aard zijn, maar het gemeenschappelijke is dat ze uiteindelijk een concreet, tastbaar product opleveren. Dat kan een gebouw, een wijk, een snelweg, een park of een tramlijn zijn.

De verantwoordelijkheid voor projectarchieven
Over het algemeen wordt de verantwoordelijkheid voor de projectarchieven overgelaten aan de projectorganisatie. Pas op het ogenblik dat de organisatie erop strandt – omdat er geen rekening is gehouden met het feit dat projectarchivering een vak is en dat het opzetten van een goede structuur aan het begin van een project een heleboel ellende achteraf scheelt, al kost het even wat – worden de DIV-specialisten erbij geroepen.
Het probleem is echter dat je bij het ordenen van projectarchieven, met als doel ondersteuning van het proces, eigenlijk meer verstand van het proces zou moeten hebben dan de meeste DIV’ers hebben. Anders loop je het gevaar dat aan het eind van de bewerking de projectorganisatie eindigt met een – volgens de archiefregels – perfect geordend archief dat de processen van het project niet meer ondersteunt! Gelukkig blijkt er – uit ervaring geboren – wel zo iets als een manier van aanpak van projectarchieven te bestaan.

De aanpak van projectarchieven
Ondanks alle verschillen in projectorganisaties, projecten en projectarchieven zijn er een groot aantal overeenkomsten, die ook een overeenkomstige aanpak mogelijk maken. Het is belangrijk om je niet blind te staren op een bepaalde methode van projectmanagement, omdat bij verschillende organisaties op verschillende ogenblikken vanuit verschillende (vaak zelf voor het vakgebied ontwikkelde) methodes wordt gewerkt. De overeenkomsten zijn:

  1. Projecten zijn opgebouwd uit fases, die elk een eigen fasedocument kennen. Zonder deze fasedocumenten is officieel het begin van de volgende fase niet mogelijk.
  2. Projecten zijn eindig en leveren uiteindelijk een eindproduct op dat over het algemeen (vooral bij fysieke projecten) beheerd moet worden.
  3. Voor dit beheer zijn bepaalde (fase)documenten uit de projectfase noodzakelijk.
  4. Behalve de documenten die ontstaan in een bepaalde projectfase en direct bijdragen tot het ontstaan van de fasedocumenten, is er ook sprake van documenten die gedurende het hele project kunnen ontstaan. Dit zijn vooral de contracten, overeenkomsten en de documenten die ontstaan in het ondersteunende proces (financieel, administratief, communicatief).

Bij het begin van een project is het handig om een actorenanalyse te maken:

  • Met wie heb ik te maken (gebruikers/producenten van projectarchieven, management, DIV)?
  • Wie fungeert als opdrachtgever?
  • Met wie moet ik welke afspraken maken?
  • Wie ondersteunt, wie levert informatie, wie beoordeelt het tussen- en eindresultaat?

Zie de opdracht helder te krijgen. Moet het geheel aansluiten bij een – in de organisatie gebruikt – systeem, ordeningsschema? Aan welke wettelijke eisen moet er worden voldaan? Als het in dit stadium al mogelijk of relevant is: stem af met de archiefbewaarplaats waarbij het archief komt te berusten. Wat is de vereiste functie van het ge(re)organiseerde projectarchief, en afgeleid hiervan, wat is de beste fysieke vorm? Wie gaat ermee werken, wie gaat het beheren?

Als dit helder is, kan er worden gekeken naar de huidige vorm en werkwijze. Vooral bij projectarchieven moet een externe ervan uitgaan dat – hoe onhandig ook – het bestaande zijn reden heeft. De vraag is, hoe men dingen doet, waarom men het zo doet. Wat is de opbouw van een project, wordt er een projectmanagementmethode gehanteerd en zo ja, welke? Als er een schema is van de projectorganisatie en/of de processen, zegt dat veel over de structuur van het project. Als er geen schema is, is er door gesprekken met de vormers/gebruikers erachter te komen hoe een project is georganiseerd en hoe men werkt. Vanuit deze gesprekken kan een analyse en minstens een lijst van de werkprocessen worden gemaakt. Bij de werkprocessen is het belangrijk om fases en kerndocumenten te identificeren. Kijk, of de gehanteerde structuur een – redelijke – afspiegeling is van de werkprocessen. Zo niet, bevraag de gebruikers over het waarom, over de problemen en eventuele oplossingen.
Het beste werkt het om onder de vormers/gebruikers een of meerdere medestanders te identificeren. Dit is over het algemeen iemand die a) een goed inzicht heeft in de werkprocessen, b) in structuren kan denken, c) flexibel en vernieuwingsgezind is en d) iemand waar de andere vormers/gebruikers bereid zijn naar te luisteren. Als je deze medestander(s) hebt geïdentificeerd is het mogelijk om zijn/haar projectarchieven als voorbeeld aan te pakken. Ontwikkel vanuit je eigen (archief) kennis, de procesanalyse, de bestaande structuur en de input van je medestander een conceptstandaard. Probeer deze zo onder te verdelen dat het duidelijk is, welke (soorten) documenten in een bepaald(e) rubriek/subrubriek/dossiertype thuis horen. Bij het maken van de onderverdeling kun je meteen al rekening houden met de bewaar- en vernietigingstermijnen volgens de geldende selectielijsten.
Ervaring leert dat het handig is om tijdens overleggen met de medestander(s) ook een snelcursus archiveren te geven – wat betekent V op termijn voor een projectarchief? Tijdens de projectfase kunnen documenten die uiteindelijk vernietigbaar zijn een cruciale rol spelen. Stel je medestander gerust dat deze informatie beschikbaar blijft, zo lang die voor het proces van belang is.

Uitvoer pilot
Zorg ervoor, dat het concept terug wordt gekoppeld naar een zo breed mogelijke groep van vormers/gebruikers. Het mooiste is als het concept in een werkoverleg besproken kan worden, aangepast en/of geaccordeerd. Op basis van dit concept kan dan – bij wijze van pilot – het projectarchief van de medestander worden ge(re)organiseerd. Als je tijdens de uitvoering tegen onduidelijkheden of problemen aanloopt, bespreek dit direct en probeer tijdens de uitvoering al bij te sturen en dat weer vast te leggen. Evalueer de uitkomst van de pilot.
Als het goed is en de medestander goed gekozen is en je goed werk hebt geleverd, heeft dit een enorme spin-off. De rest van de doelgroep, maar ook het management en DIV kunnen direct aan de hand van een voorbeeld de voordelen zien.

Uitrol
Ga uitbreiden, en probeer het management zo ver te krijgen dat men zich committeert aan de standaard. Het is essentieel om tijdens het proces van de uitrol te blijven communiceren en af te stemmen met alle partijen!
Als de organisatie daar klaar voor is of er duidelijke behoefte aan heeft, zit er nog een voordeel aan een procesgeoriënteerde ordening: behalve de fasedocumenten (en de dossiers die dwars door alle fases heenlopen) kunnen dossiers van afgeronde projectfases in principe meteen naar het semistatisch archief. Vooral als er sprake is van plaatsproblemen kan dit enorm veel ruimte scheppen bij een organisatie.
Wat eveneens bij kan dragen aan minder papier op de werkvloer, is het tijdelijk in het semi-statisch archief plaatsen van stilstaande projecten. Zeker bij de overheid kunnen projecten om de meest uiteenlopende redenen ineens jaren stilvallen. Als er een doorstart volgt of alsnog een strategische beleidsbeslissing wordt genomen kan een archief weer naar de werkvloer worden gehaald.

Afsluiting/nazorg
Probeer bij het opzetten van de structuur ook meteen rekening te houden met een overdracht aan een eventuele beheerder. Bevraag de beheerder. Welke stukken moeten er (minimaal en maximaal) in zitten? In welke vorm? Blijft het geheel bij dezelfde organisatie/archiefvormer of is er een geformaliseerd overdrachtsdocument nodig?
Maak afspraken over het beheer en gebruik van het archief door de organisatie. Laat deze zo hoog mogelijk binnen de organisatie formeel vastleggen. Evalueer het project en leg eventuele nazorgmomenten vast.
En natuurlijk geldt ook hier: oefening baart kunst! 

shilabo@xs4all.nl, Katja Sienknecht is senior medewerker IDM bij detacheringsbureau Breinstein.


1 www.fons-vernooij.nl/bb-site/hoofdp.html#project (27-09-2011).
2 Ik denk maar aan parkeergarage Lepelenburg (Utrecht), aan het Bos en Lommerplein in Amsterdam en de bouwput van de Noord/Zuidlijn.