12 november 2014

Ondertussen op… Contact met ‘t Department of Records (NY)

image for Ondertussen op… Contact met ‘t Department of Records (NY) image

De makkelijkste manier om contact te leggen, leek mij via e-mail. Daarom ging ik snel op zoek naar de website van de gemeente New York. Dat was geen probleem. Al klikkend op de website kwam ik al snel tot de ontdekking dat e-mailen of bellen niet echt de voorkeur heeft om contact met ze op te nemen.

De makkelijkste manier om contact te leggen, leek mij via e-mail. Daarom ging ik snel op zoek naar de website van de gemeente New York. Dat was geen probleem. Al klikkend op de website kwam ik al snel tot de ontdekking dat e-mailen of bellen niet echt de voorkeur heeft om contact met ze op te nemen.
De website geeft eigenlijk twee opties. Een 311-tab (lijkt op een combinatie van Antwoord© en het 14+ netnummer) geeft voornamelijk veel antwoorden op vragen, die ik nu net even wilde stellen. Een algemeen e-mailadres ontbreekt, maar er zijn wel opties voor sms, Skype en social media. Tussen alle opties ontdekte ik ook nog een nummer voor mensen buiten New York. Die bewaarde ik even als reserve. Ik was eigenlijk wel benieuwd hoe het contact via de social media verloopt. Ik was immers in het land waar de president zijn positie in meer of mindere mate te danken heeft aan de social media.

Vele accounts
Onder de tab ‘social media’ vond ik de verschillende mogelijkheden. De site maakt ook duidelijk dat social media het voorkeurskanaal voor communicatie met burgers, bedrijven en bezoekers is. Er blijken maar liefst 312 officiële New York City social media-accounts te zijn die ik kan gebruiken… Gelukkig staan ze per afdeling van de organisatie vermeld. En zo kwam ik via de Office of the Mayor (te bereiken met Twitter, Instagram, Flickr en YouTube; de burgemeester is waarschijnlijk nogal visueel ingesteld), het Department for the Aged (te bereiken met Facebook, Tumblr, Instagram en Twitter; eigenlijk media die een wat jongere doelgroep aanspreken…) en het Department of the Homeless Services (met YouTube, Facebook, Twitter en Flickr; een nogal optimistische keuze gezien de doelgroep en het beperkte aanbod van gratis Wifi in New York…) bij het Department of Records.

Keurige message
Ook zij gaven mij keuze uit diverse social media-kanalen (Facebook, Twitter, Tumblr, Flickr, YouTube en Pinterest). Na een snelle blik op de content van de verschillende websites koos ik ervoor om mijn verzoek tot een bedrijfsbezoek via Facebook te laten verlopen. Ik schreef op 23 september een keurige message op de homepage. Daarna vernam ik helemaal niks van het Department of Records. Ook mijn reminder op 30 september kreeg geen respons.
Het gevolg was dat door het uitblijven van antwoord en de strakke planning van onze reis dit bezoek niet door kan gaan. Teleurgesteld bestudeerde ik de verschillende social media-sites van het Department of Records. Dan blijkt dat zij deze kanalen eigenlijk alleen inzetten om te zenden.
Ondanks dat er dagelijks meerder updates verschijnen, is dit voor mij een duidelijk voorbeeld van slecht gebruik van social media. Of zijn we in Nederland dan toch gewoon verwend met snel reagerende (overheids)organisaties? De laatste weken reageerde zowel KLM, Gemeente Gouda als Vodafone binnen een paar uur op een Twitter- en Facebook- melding. Zo kan het dus ook. En zelfs de gemeente Riga reageerde binnen 24 uur op een vraag van mij. Gesteld via het ouderwetse e-mailkanaal. Dat dan wel weer wel.

Eric.kokke@goopleidingen.nl, Eric Kokke is redactielid Od.