, 26 oktober 2018

Ons verleden in de toekomst

image for Ons verleden in de toekomst image Achtergrond

In de eerdere artikelen kwamen een aantal interessante feiten boven tafel over het werkproces, over het delen van data met klant en publiek en de archivering bij de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed (RCE), de Dienst der Hydrografie (DH) en het Kadaster-GEO-informatie (Kadaster). We beginnen dit laatste artikel met een korte samenvatting van de belangrijkste en opmerkelijkste bevindingen.

In de eerdere artikelen kwamen een aantal interessante feiten boven tafel over het werkproces, over het delen van data met klant en publiek en de archivering bij de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed (RCE), de Dienst der Hydrografie (DH) en het Kadaster-GEO-informatie (Kadaster). We beginnen dit laatste artikel met een korte samenvatting van de belangrijkste en opmerkelijkste bevindingen.

Kaarten creëren, delen en archiveren
– een korte samenvatting van het voorafgaande –
In Od 3 hebben we kunnen lezen dat de kaartvervaardigers werken met systemen als ArcGis (RCE en het Kadaster), Qgis (RCE) en CARIS (DH). Alle wijzigingen die in deze systemen worden gecreëerd worden daar opgeslagen of in een (Oracle-)database (Kadaster). In ieder geval in het geval van de RCE en de DH worden alle definitieve kaarten in het DMS opgeslagen.
Het belang voor klanten en burgers staat bij alle drie instellingen in een hoog vaandel. Zo worden datasets van de RCE (zoals het monumentenregister) actief en kosteloos gedeeld via www.nationaalgeoregister.nl. De DH deelt onder andere de dataset ‘Gebieden in de territoriale zee’ via deze website. Ook datasets van het Kadaster (zoals ‘Basisregistratie Topografie) worden aangeboden via dezelfde portal en via www.PDOK.nl.
De RCE is zelfs aangesloten bij het Netwerk Digitaal Erfgoed en is van plan om actief burgers te betrekken bij kaartvervaardiging via het delen van datasets in linked open data. Hierbij wordt kaartdata aangeboden en kunnen deze door burgers worden verrijkt.

In Od 4 lag de nadruk meer op de archivering van kaartmateriaal (op papier en digitaal). Voor zowel de DH, de RCE als het Kadaster geldt dat definitieve kaarten (eindproducten) uiteindelijk worden overgedragen aan de archief bewaarplaats. Soms blijft daarbij, ondanks de wettelijke overbrengingstermijn, archiefmateriaal langer bij de archiefvormer, zoals we zagen bij de DH. Dit komt omdat dit materiaal nog onderdeel vormt van de werkprocessen (Archiefwet 1995, lid 3 maakt dit mogelijk).
Wat ook bij blijft is het feit dat alleen definitieve eindproducten worden gearchiveerd. Alle tussentijds wijzigingen waarmee onder ander de werkprocessen van de instellingen goed te reconstrueren zijn, hoeven niet te worden overgedragen. Hoewel grote wijzigingen altijd resulteren in een nieuwe versie van een kaart, kan het mogelijk vanuit cultuurhistorisch oogpunt ook interessant zijn om kleinere wijzigingen te bewaren (zoals op de Berichten aan Zeevarenden- leggers wordt genoteerd).

Hoewel we nu meer weten over hoe de instellingen kaarten maken en delen en wat er uiteindelijk wordt gearchiveerd, blijven er een aantal open vragen. Hoe zit het nu met die koppeling met het DMS? Hebben de instellingen formeel vastgelegd waar hun informatie wordt bewaard tijdens het werkproces? En kunnen alle kaartdata al tijdens het creatie proces worden gedeeld met externen?

Hoe wordt geselecteerd op bewaring en vernietiging?
In de eerder genoemde systemen voor kaart vervaardiging (CARIS, ArcGiS, en QGIS) worden alle wijzigingen opgeslagen. Of er een koppeling is tussen deze systemen die het werkproces ondersteunen en een DMS, is per instelling verschillend. De DH heeft het werkproces en het documentmanagementsysteem geïntegreerd in één systeem, bij de RCE is de koppeling voor de GIS-systemen niet altijd aanwezig, maar de definitieve bestanden worden wel opgenomen in het DMS. Het Kadaster heeft in ieder geval voor het opslaan van kaartmateriaal geen toegang tot een DMS. Het is voor de auteurs niet duidelijk hoe zij de wettelijke selectie op bewaring of vernietiging van informatie en/ of documenten precies toepassen.

Het Kadaster slaat veel informatie op. Dit kan prettig zijn voor klanten en gebruikers van dit soort informatie, maar enerzijds rijst de vraag of het Kadaster hiermee wel volledig voldoet aan archiefwettelijke bepalingen en anderzijds of zij nu niet te veel kosten maken ten aanzien van opslag van (te) veel data.
De RCE is actief in de selectie voor bewaring en vernietiging. Dit vindt plaats op eindproducten in het DMS en niet op de werkbestanden in bijvoorbeeld de GIS-systemen. Hoewel de DH een koppeling kent tussen de productiesystemen en het DMS, en daarmee in de praktijk de mogelijkheid heeft om selectie op bewaring en vernietiging toe te passen, gebeurt dit niet altijd. Nu worden veel documenten bewaard ter documentatie, terwijl slechts de eind producten (definitieve versies van de kaarten) bewaard dienen te blijven. De overige documentatie over de totstandkoming van de kaarten gebeurt volgens de Generieke Selectielijst Defensie vernietigingstermijnen.

Weet men waar informatie wordt opgeslagen?
De medewerkers die participeren in het proces van kaartvervaardiging zijn op de hoogte van de locaties waar informatie wordt opgeslagen. Het Kadaster bewaart op dit moment extern gescande historische luchtfoto’s op harde schijven. Het gaat in dat geval om grote hoeveelheden terabytes aan data. Deze inmiddels geïnventariseerde data worden, zo is het plan, nog dit jaar overgezet op servers. Dit maakt enerzijds de opslag meer duurzaam en anderzijds biedt dit meer mogelijkheden voor het eenvoudiger delen van informatie.

Voor de RCE geldt, dat zij deze kennis geformaliseerd hebben in een informatiemodel, waarin duidelijk wordt vermeld waar welke informatie precies te vinden is. Hierbij moet wel worden vermeld dat specifieke informatie die afkomstig is uit onder andere onderzoeksprojecten en de daarbij gebruikte systemen daar soms buiten valt. De informatie die vanwege wettelijke verplichtingen beschikbaar moet worden gesteld, is wel volledig in het informatiemodel opgenomen.

Kunnen kaartdata met externen worden gedeeld?
Tijdens het werkproces wordt de informatie niet altijd direct gedeeld met externen. Met name bij de DH zijn er strikte regels met betrekking tot koppelingen met internet en externe toegangen. Dit is logisch vanwege de taak uitoefening, omdat die valt onder het ministerie van Defensie.
Voor de RCE en het Kadaster gelden uiteraard minder strenge regels, maar (informatie over) kaartmateriaal zal met name worden gedeeld via portals en in de vorm van open data aan het eind van het proces.

Nog onbeantwoorde vragen
De RCE, de DH en het Kadaster spelen bewust in op de veranderende belangen en interesses van klanten en burgers.
De vraag is nu of de archiefbewaarplaatsen klaar zijn voor een toename aan (kaart)data? Is er voldoende kennis, menskracht en opslagcapaciteit om dit in goede banen te leiden? En ook: zijn de archiefbewaarplaatsen in staat om gegevens van meerdere gegevensdragers te kunnen lezen en verwerken? Een andere vraag is of wetgeving zoals de Archiefwet en de Wet hergebruik van overheidsinformatie (Who) voldoende aansluiten bij de veranderende behoeften van burgers en bedrijfsleven. De vraag om meer transparantie en openheid bij de overheid wordt nu meegenomen in de aanpassingen voor de Archiefwet (zoals vervroegde overbrenging). Ook is het interessant om de ontwikkelingen omtrent de Who en de initiatiefwet Open Overheid (Woo) in de gaten te houden. Terwijl er nu sprake is van vooral passieve openbaarheid, zullen overheidsinstellingen in de toekomst mogelijk veel meer data (al tijdens het werkproces) actief met de burger moeten delen.

Tip voor de informatieprofessional
Wat de reeks over de kaartvervaardigers ons informatieprofessionals leert, is dat er werk aan de winkel is. Hoewel kaartdata wel degelijk als open data worden aangeboden via verschillende portals, zijn overheidsorganisaties (niet alleen de drie geïnterviewde) nog niet goed voorbereid op actieve openbaarheid. Daarnaast is er niet altijd evenveel aandacht voor duurzame toegankelijkheid: worden data wel opgeslagen in duurzame formaten en worden documentmanagementsystemen wel duurzaam ingericht met oog op bewaring (opslag en beheer) voor langere termijn? Daarbij ontstaan er risico’s dat veel data of dubbel worden opgeslagen en/of op meerdere plaatsen terechtkomen. Hoe is dan nog een goed selectiebeleid toe te passen? Voor deze vraagstukken is de informatieprofessional aan zet.
In Od 7 zal het themanummer zich richten op archivering by design. Hierin zal er aandacht worden gegeven aan onder andere de eerder genoemde vraagstukken.

Hoewel er dus nog veel vragen onbeantwoord blijven en er alweer nieuwe vragen kunnen worden gesteld, kan worden geconcludeerd dat het werk van de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed, de Dienst der Hydrografie en Het Kadaster-GEO-informatie voor iedereen zeer relevant blijft voor het bevragen van ons verleden in de toekomst. Die toekomst moeten we wel zien te borgen. Heeft u als Od-lezer en informatieprofessional zelf ideeën over actieve openbaarheid en/of duurzame opslag en toegankelijkheid, deel uw mening en ervaringen in Od!

ester.smit@gmail.com, Ester Smit is beheerder Kaartcollecties bij het Historisch Centrum Overijssel

Bart.Hekkert@nationaalarchief.nl, Bart Hekkert is redactielid van Od