In het oude archief kennen we stukken over algemene, bijzondere onderwerpen en de taakuitoefening. De stukken zijn in de archieven ook als zodanig gecodeerd. In de besluitenlijsten van het bestuur komen de belangrijkste onderwerpen in volgorde van behandeling voorbij in de verzameling ‘notulen van de vergadering’. Voor bijvoorbeeld de raadsvergadering waren dat de woordelijk uitgeschreven notulen, bij de Tweede Kamer zijn dat de door de stenografen vervaardigde handelingen.
In het oude archief kennen we stukken over algemene, bijzondere onderwerpen en de taakuitoefening. De stukken zijn in de archieven ook als zodanig gecodeerd. In de besluitenlijsten van het bestuur komen de belangrijkste onderwerpen in volgorde van behandeling voorbij in de verzameling ‘notulen van de vergadering’. Voor bijvoorbeeld de raadsvergadering waren dat de woordelijk uitgeschreven notulen, bij de Tweede Kamer zijn dat de door de stenografen vervaardigde handelingen. Enthousiaste archief- en/of bibliotheekafdelingen verknipten de papieren versie om deze fragmenten van notulen op te bergen in onderwerpdossiers. Op die wijze was het geheugen op zowel datum als onderwerp op orde.
Folklore
Het digitale tijdperk verandert daar niet zoveel aan, met dien verstande dat de notulen meestal niet meer worden uitgeschreven tot een woordelijk verslag. Die folklore wordt nu opgenomen, in een vorige decade door middel van geluidsopnamen en inmiddels vrijwel overal met beeldopnamen. Deze beeldopnamen worden gepubliceerd op internet. Daar ontstaat in de archivering al een hiaat. Het beeldverslag wordt gepubliceerd: dat wil zeggen opgenomen in het CMS en ontsloten – soms per agendapunt, vaker gewoon als ‘beeldblok’ per vergadering. Oudere vergaderingen worden in een ‘archief’ op internet weggezet en na langere tijd digitaal naar het archief doorgeschoven ‘als toevallig digitale baat’. Echter, beeldmateriaal uitdraaien op papier gaat niet werken (80% van de overheidsinstellingen heeft papier nog als uitgangspunt in de archiefbeheersregels). Een digitaal e-depot is nog vrijwel nergens ingesteld.
Aan webcastingbureaus zou gevraagd kunnen worden om met spraakherkenning een woordelijk verslag te produceren; een technische voorziening die voor 98% betrouwbare verslaglegging oplevert. Alleen is dit verslag niet zo fraai als het door de stenograaf opgetekende woordelijk verslag in de vorm van handelingen. Voor de nabewerking van een dergelijk verslag heeft niet elke griffie voldoende capaciteit: een traditie van decennia gaat mogelijk verloren. Er komen in het gunstigste geval uren beeld- en geluidsmateriaal voor terug.
Linkje
Digitaal is het in een DMS eenvoudig te regelen dat de onderwerp- en mogelijke projectdocumenten die er bestuurlijk toe doen, tevens worden ‘gekoppeld’ aan de vergadering van een directie, een dagelijks en een algemeen bestuur. De datumverzameling van bestuurlijke stukken wordt dan eenvoudig verbonden aan de onderwerp- en/of projectdossiers. Knippen en plakken is niet meer nodig. Hoewel eenvoudig te realiseren zijn er nog niet heel veel organisaties waar deze werkzaamheden correct worden uitgevoerd en/of worden ondersteund in geautomatiseerde DMS/RMA-omgevingen.
Webpublicatie op basis van het Internet Publicatie Model 4 (of 6) kan worden voorbereid door gebruik te maken van opslag in het DMS en deze te voorzien van de vereiste metadata voor het publiceren van Decentrale Regelgeving, inclusief de publicatiedatum van/tot, alsmede door rekening te houden met mogelijk beperkende bepalingen ten aanzien van de privacy van personen. Publicatie is dan eenvoudig te realiseren met behulp van een XML export of door een linkje op de website en de stukken zijn correct ontsloten voor duurzame archivering.
Echter, onze standaardpakketten leveren deze koppeling niet plug & play uit. Zelfs niet als je een publicatiemodule koopt, dan wel een bestuurlijke oplossing implementeert.
Uitdaging
De coördinatie tussen beheerders van DMS en het CMS laat te wensen over. In te veel gevallen zie ik totaal los van elkaar bestaande indexeringen, waarbij de kwaliteit van de indexering en de volledigheid van de archivering alsmede het adequaat toepassen van de privacy te wensen overlaat. Ook is niet elke combinatie van DMS/CMS in staat om te werken volgens het principe ‘enkelvoudige opslag’, meervoudig gebruik. Dat wil zeggen dat zowel in het DMS als in het CMS een database van de bestanden nodig is. Vooral efficiënt als aan de voorkant van het bestuurlijk proces al gebruik wordt gemaakt van op DMS gebaseerde oplossingen voor de bestuurlijke workflow.
Een uitdaging betreft de publicatie en het doorgeven van statusinformatie van wabo-aanvragen en vergunningen. Als het al lukt om de taakgerichte wabo-applicatie/-gegevens zowel te koppelen aan het Landelijke Omgevingsloket, de Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG) en het eigen DMS en CMS, dan worden gegevens die een streekarchief graag publiceert over twintig jaar – zoals de naam van de architect alsmede het regelen van de auteursrechten voor de gepubliceerde tekeningen – nog in veel organisaties niet overzien.
Voor de informatiemanager, informatiearchitect, beheerders en leveranciers is er nog veel en meer in gezamenlijkheid te doen en te ontwikkelen. Een digitale overheid heeft baat bij een participerende en regisserende informatievoorziening.
aplat@hermes-am.nl, redactielid od
