WhatsApp-berichten, berichten op sociale media en sms-berichten kunnen documenten zijn in de zin van de Wet open overheid (Woo). Dit geldt in het bijzonder voor raadsleden die berichten sturen in een gezamenlijke groep met bijvoorbeeld een wethouder. De Woo is van toepassing op zogeheten bestuursorganen, zoals het college, de burgemeester en de gemeenteraad. Hierdoor valt de gemeenteraad onder de reikwijdte van de Woo, maar niet de individuele leden van de raad. Informatie die bij hen berust, hoeft daarom niet openbaar te worden gemaakt en bewaard. Dat geldt ook voor informatie die tussen individuele raadsleden wordt uitgewisseld. Maar dit ligt anders als er een wethouder of andere gemeentebestuurder in de groepsapp zit. Die appjes vallen wel onder de reikwijdte van de Woo.
WhatsApp-berichten die onder de reikwijdte van de Woo vallen, moeten in principe op verzoek openbaar worden gemaakt. Dit is anders indien sprake is van belangen die zwaarder wegen dan het belang van openbaarheid, zoals de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, concurrentiegevoelige informatie of het goed functioneren van de gemeente. Ook als sprake is van persoonlijke beleidsopvattingen die zijn bestemd voor intern beraad, hoeven de appjes niet openbaar te worden gemaakt. Indien er een Woo-verzoek is gedaan, moeten de documenten die binnen de reikwijdte van het verzoek vallen, bewaard blijven tot alle Woo-procedures zijn doorlopen en het besluit tot (niet-) openbaarmaking definitief is.
Meer informatie
Lees hier het volledige bericht op de website van de Vereniging van Griffiers over het bewaren en openbaar maken van apps /Wet open overheid.
