6 juli 2016

Op zoek naar ‘hotspots’ in Deventer

image for Op zoek naar ‘hotspots’ in Deventer image

Een brand in een historische binnenstad, de promotie van de lokale voetbalclub naar de eredivisie en de aanleg van een natuurbegraafplaats. In de terminologie van de nieuwe waarderingen selectiemethodiek zijn dit ‘hotspots’: gebeurtenissen die een intensieve interactie tussen overheid en burger, of tussen burgers onderling hebben veroorzaakt. Gebeurtenissen die zorgden voor flinke maatschappelijke beroering.

Een brand in een historische binnenstad, de promotie van de lokale voetbalclub naar de eredivisie en de aanleg van een natuurbegraafplaats. In de terminologie van de nieuwe waarderingen selectiemethodiek zijn dit ‘hotspots’: gebeurtenissen die een intensieve interactie tussen overheid en burger, of tussen burgers onderling hebben veroorzaakt. Gebeurtenissen die zorgden voor flinke maatschappelijke beroering.

Nieuwe selectiemethodiek
In december 2010 stelde de minister van OCW een nieuwe selectiemethodiek vast. De nieuwe manier van waarderen en selecteren heeft tot doel “het bijeenbrengen en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen die archieven of onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die:

  1. representatief zijn voor wat in de samenleving is vastgelegd; 
  2. representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van een samenleving; 
  3. door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd, omdat ze de belangrijke, bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, personen en organisaties in een bepaalde periode weerspiegelen.”1 

Het instrumentarium voor waardering en selectie
Schema. Het instrumentarium voor waardering en selectie

De nieuwe selectiedoelstelling betekent enerzijds dat archiefdiensten actiever de archieven van particuliere archiefvormers moeten acquireren, anderzijds dat de selectie van overheidsarchieven een andere invulling krijgt. Waardering en selectie richt zich niet meer alleen op de ‘reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen’, maar ook op het ‘documenteren van de samenleving’.2

Fundamenten van de nieuwe selectielijst
Onderdeel van de nieuwe selectiemethodiek is een, door het Nationaal Archief ontwikkeld, nieuw waarderingsinstrumentarium.3 Het bestaat uit een systeemanalyse, een risicoanalyse en een trendanalyse. Samen vormen zij het fundament van een selectielijst.

Waarderingsmethodiek
De systeemanalyse heeft een institutionele invalshoek. Op organisatieniveau worden de relaties tussen actoren, functies en archiefbescheiden in kaart gebracht. Hiermee wordt zichtbaar welke informatie nodig is om de activiteiten van een organisatie te kunnen reconstrueren. En welke archiefbescheiden het ‘waard’ zijn om (permanent) te bewaren, zodat die overheidsactiviteiten gereconstrueerd kunnen worden.

De risicoanalyse kijkt naar de vraag welke politieke, juridische, financiële en maatschappelijke risico’s er bestaan wanneer bepaalde informatie niet meer beschikbaar is. Doel van de risicoanalyse is om deze risico’s te identificeren en het ‘risicoverloop’ in beeld te krijgen. Risico’s kunnen immers toeof afnemen in de loop van de tijd.4 Op basis van een risicoanalyse kan een organisatie beslissen om bepaalde archiefbescheiden langer te bewaren.

De systeemanalyse en risicoanalyse nemen beiden een overheidsorganisatie als uitgangspunt. Dat geldt niet voor de trendanalyse. De trendanalyse neemt de ontwikkelingen in de samenleving onder de loep en kijkt welk effect deze ontwikkelingen hebben op het overheidshandelen. Met een trendanalyse is het mogelijk om maatschappelijke ontwikkelingen te documenteren door hierover archieven te bewaren.

Trendanalyse

Hotspotmonitor
Uit ervaringen in 2014 en 2015 met het opstellen van trend analyses bleek echter dat het leggen van de relatie tussen een trend en werkprocessen lastig is en dat het niet eenvoudig is om selectiebeslissingen te verbinden aan trends. Het Nationaal Archief heeft de selectiemethodiek daarom inmiddels aangevuld met een ‘hotspotmonitor’.5 Waar een trendanalyse kijkt naar langlopende trends, kijkt een hotspotmonitor naar gebeurtenissen die kort een heftige beroering teweegbrengen. Er is sprake van ‘een intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling’. Het gaat daarbij zowel om hotspots die zich maatschappijbreed manifesteren, bijvoorbeeld de ramp met de MH17, als om lokale hotspots, zoals de voorbeelden die in de inleiding van dit artikel genoemd zijn. Daarbij moet opgemerkt worden dat het voor de hand ligt om een ramp, crisis of incident aan te merken als een hotspot. Maar ook gebeurtenissen die blijdschap, een gevoel van verbondenheid of een gezamenlijke positieve emotie oproepen zijn aan te merken als hotspot. Het kampioenschap van Go Ahead Eagles (2013) en het bezoek van de koningin tijdens Koninginnedag (2003) zijn dan ook opgenomen op de lijst van trends en hotspots van de gemeente Deventer.

Trendanalyse

Lokale inkleuring van waardering en selectie
De selectielijst, vooral als dit een gezamenlijke lijst is zoals de gemeentelijke selectielijst, is een algemeen kader voor waardering en selectie. De VNG adviseert aanvullend op de selectielijst om periodiek lokaal een risicoanalyse en een hotspotmonitor uit te voeren.6 Met een lokale risicoanalyse kunnen plaatselijk ervaren risico’s voor de bedrijfsvoering getraceerd worden, zodat archiefbescheiden langer bewaard kunnen worden dan in de selectielijst staat aangegeven. Met een lokale hotspotmonitor kunnen relevante lokale ontwikkelingen gesignaleerd worden die van invloed zijn op het overheidshandelen. Op grond van deze beide analyses kan de waardering en selectie een lokale inkleuring krijgen. Artikel 5 van het Archiefbesluit geeft hiervoor de ruimte. Dit artikel geeft aan dat een selectielijst “een opsomming van de criteria aan de hand waarvan de zorgdrager archiefbescheiden die ingevolge de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging kan uitzonderen.”

De opdracht voor een lokale risicoanalyse of hotspotmonitor kan gegeven worden door het Strategisch Informatie Overleg (SIO), de archivaris of de eindverantwoordelijke voor de informatievoorziening. Het SIO is een structureel overlegorgaan waar gesproken wordt over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. Vaststelling van de risicoanalyse en trendanalyse/hotspotmonitor en besluitvorming over aanpassing van de bewaartermijnen vinden dan plaats in het SIO.7

Aanpak in Deventer
Begin 2015 heeft de gemeente Deventer een trendanalyse opgesteld. Aanleiding was de geplande verhuizing van de gemeente naar een nieuw gemeentehuis eind 2015. Tegelijkertijd werd een groot bewerkingstraject gestart voor de archieven uit de periode 1998 t/m 2014, met als doel overbrenging naar het Deventer gemeentearchief. In de Deventer trendanalyse is gekeken naar ontwikkelingen in de Deventer samenleving in de periode 1998-2014. Het onderzoek is niet beperkt tot trends en hotspots, er is ook gekeken naar ‘specifiek lokale omstandigheden’. Deze zijn gedefinieerd als ‘gebeurtenissen die kenmerkend zijn voor Deventer, waar Deventer bekend om is of die niet in andere gemeenten voorkomen’. Denk aan de Deventer Boekenmarkt en de Deventer koek van de firma Jb. Bussink.

De aanpak bestond uit drie fasen: inventariseren, structureren, vaststellen. Voor het inventariseren van de trends, hotspots en lokale omstandigheden zijn twee workshops gehouden en is een lokaal tijdschrift geanalyseerd. De eerste workshop was met ambtenaren ‘met senioriteit en een groot geheugen’. Zij werkten gemiddeld zo’n dertig jaar voor de gemeente Deventer en hadden een goed beeld van de ontwikkelingen in de Deventer samenleving, waar de gemeente in haar taakuitvoering in die periode mee te maken had. De tweede workshop was met externe deskundigen, bewoners die een goed beeld hadden van de gebeurtenissen in Deventer in de genoemde periode. Beide workshops leverden een tijdbalk met gebeurtenissen en per gebeurtenis een motivatie voor het bewaren van archieven. Vervolgens is het lokale tijdschrift onderzocht, vooral om de genoemde gebeurtenissen wat nauwkeuriger in tijd te kunnen plaatsen. Maar ook om te kijken of er nog belangrijke gebeurtenissen ‘gemist’ waren in de beide workshops. Dat bleek niet het geval. De twee perspectieven, van ambtenaren en van bewoners, gaven samen een redelijk volledig beeld van de ontwikkelingen in de Deventer samenleving.

Na de inventarisatie is het overzicht van trends, hotspots en specifiek lokale omstandigheden uitgewerkt in een chronologische lijst. Per jaar zijn de gebeurtenis, de motivatie en de aangepaste selectiebeslissing opgenomen. Deze lijst is in juli 2015 besproken en vastgesteld in het SIO van de gemeente Deventer.

Toepassing van de lokale trendanalyse
De vastgestelde lokale trendanalyse wordt inmiddels gehanteerd bij de bewerking van het archiefblok 1998-2014. Dat gebeurt op twee manieren. De archiefbescheiden die te relateren zijn aan een gebeurtenis in de trendanalyse en volgens de selectielijst te vernietigen zijn, worden uitgesloten van vernietiging. Dit geldt bijvoorbeeld voor archiefbescheiden die te maken hebben met de Deventer Boekenmarkt en een aantal andere specifiek Deventer evenementen. Maar ook voor archiefbescheiden die te maken hebben met de aanleg van de natuurbegraafplaats in Okkenbroek (waar veel verzet tegen was), met het tragische ongeluk met oldtimers op de IJsselboulevard of met de intocht van Sinterklaas (die in Deventer op een andere datum plaatsvindt dan in de rest van Nederland).

Daarnaast staan er op de lijst verschillende gebeurtenissen waarvan de archiefbescheiden in de selectielijst gewaardeerd zijn als ‘permanent te bewaren’. Hier wordt de selectielijst ruimer geïnterpreteerd, er wordt meer bewaard en overgebracht naar het gemeentearchief. Dit geldt bijvoorbeeld voor archiefbescheiden die te maken hebben met het samengaan van Deventer en Diepenveen, branden in het historische centrum en de plannen om meer goederentreinen door Deventer te laten rijden.

Naast het gebruik bij de selectie van dit archiefblok krijgt de lokale trendanalyse de komende jaren nog een tweede toepassing, als basis voor de acquisitie van particuliere archieven door het gemeentearchief Deventer / Historisch Centrum Overijssel. Door de lokale trendanalyse ook te gebruiken voor de acquisitie van de archieven van particuliere archiefvormers heeft de (toekomstig) onderzoeker op termijn een breed scala aan bronnen beschikbaar.

erika@stroomin.nl, Erika Hokke is zelfstandig adviseur en trainer. Zij begeleidde de gemeente Deventer bij het opstellen van de lokale trendanalyse.


1 Zie voor de brief van de minister van OCW de ‘Selectieaanpak archieven’ via https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2010/12/22/selectieaanpakarchieven.

2 Theo Thomassen, ‘Een samenleving documenteren die zichzelf documenteert’, in: Schetsboek Documenteren van de Samenleving, ’sGravenhage, 2015.

3 Voor een gedetailleerde beschrijving van dit instrumentarium wordt verwezen naar het rapport van de Commissie Waardering en Selectie, het visierapport ‘Gewaardeerd verleden – Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven’ (Den Haag 2007) en naar de bijlage bij de brief van de minister van OCW over selectieaanpak archieven.

4 A.L.M. van Heijst, R.B. Kaptein, A.J. Versteeg ‘Rapport Methodiek Risicoanalyse’ (z.pl., 2014)

5 Zie de verantwoording van de verwerking van de Prospectieve Trendanalyse VNG in de ‘Ontwerpselectielijst voor gemeenten en gemeentelijke organen 2017’ (VNG, ‘sGravenhage, 2016) p. 8. Zie ook ‘Belangen in balans – Handreiking voor waardering en selectie van archiefbescheiden in de digitale tijd’ (Nationaal Archief, ’sGravenhage, 2015) p. 21 en noot 32. Daarin ook de uitleg van de hotspotmonitor.

6 Ontwerpselectielijst 2017 p. 16. Voor het uitvoeren van een lokale trendanalyse of een lokale risicoanalyse heeft de VNG twee handreikingen op laten stellen: A.L.M. van Heijst, R.B. Kaptein, A.J. Versteeg, ‘Rapport Methodiek Risicoanalyse’ (z.pl., 2014) via https://vng.nl/files/vng/20141231_rapport_risicoanalyse_v1_5.pdf en R. te Slaa, H.A. Hokke ‘Handreiking lokale trendanalyse’ (z.pl., 2014) via https://vng.nl/files/vng/nieuws_attachments/2014/handreiking_trendanalyse_1.0.pdf.

7 VNG, ‘Handreiking Strategisch Informatie Overleg Decentrale Overheden’ (’sGravenhage, 2015) via https://vng.nl/files/vng/20150217handreikingstrategischinformatieoverleg.pdf.