23 maart 2015

Open raadsinformatie; Griffiers zetten er de schouders onder

image for Open raadsinformatie; Griffiers zetten er de schouders onder image

Het project komt precies op het goede moment. Onlangs heeft minister Plasterk in zijn Agenda Lokale Democratie aangekondigd ruimte te scheppen voor experiment. En de VNG haalt kansrijke innovatieve ideeën op voor de gemeentelijke innovatieagenda 2020.

Het project komt precies op het goede moment. Onlangs heeft minister Plasterk in zijn Agenda Lokale Democratie aangekondigd ruimte te scheppen voor experiment. En de VNG haalt kansrijke innovatieve ideeën op voor de gemeentelijke innovatieagenda 2020.

De Digitale Griffie
Een jaar geleden kwam, onder de noemer ‘de digitale griffie’, het gesprek tussen (de verenigingen van) griffiers en informatiemanagers goed op gang. Tijdens de tweede themabijeenkomst ‘De Digitale Griffie’, op 28 januari jl. in Amersfoort, leverde het gesprek concrete resultaten op: onder aanvoering van gemeente Westland gaat een aantal gemeenten aan de slag met een innovatief project. Daarin zullen griffiers en informatiemanagers elkaar hard nodig hebben. Want de samenleving verandert. De relaties tussen overheid en samenleving veranderen. Met name: de relatie tussen de gemeentelijke overheid en de lokale samenleving verandert. Dat zien we heel nadrukkelijk in het sociale domein. Gemeenten krijgen voor hun nieuwe taken veel extra geld en worden verantwoordelijk voor het grootste deel van de zorg – met name de jeugdzorg – de maatschappelijke ondersteuning en de sociale werkvoorziening. Dat vraagt om meer betrokkenheid van de inwoners. En nieuwe wegen en mogelijkheden voor de gemeenteraad én de samenleving voor democratische kaderstelling, beleidskeuzes, en controle op en vergelijking van de resultaten. Maar vooral vraagt dat om gelijkwaardige informatieposities voor college, gemeenteraad, maatschappelijke organisaties, burgerinitiatieven en individuele inwoners en ondernemers.

De eerste schakel tussen college en raad is de griffie. De griffie zal, met de ICT- en informatiemanagers, moeten zoeken naar mogelijkheden om de informatiepositie van de raad te verbeteren. De informatiehuishouding moet, met behoud van informatieveiligheid, transparanter worden gemaakt naar de raad en – uiteindelijk – naar de samenleving. De technische mogelijkheden daartoe zijn meer dan ooit aanwezig. En informatie is er genoeg: we leven in de tijd van big en open data.

Experimenteerruimte
Bij brief van 5 januari 2015 stuurde minister Plasterk zijn Agenda Lokale Democratie1 naar de voorzitter van de Tweede Kamer. Verwijzend naar de veranderingen in de samenleving roept hij op tot een ander onderling samenspel tussen raad en college en andere omgang met burgerinitiatieven. Hij haalt daarbij de kabinetsnota Doe-democratie aan, het rapport Eigen verantwoordelijkheid van het Sociaal en Cultureel Planbureau en het rapport van de VNG-denktank Niet de eerste overheid, maar eerst de burger. Hij verwijst naar de vele initiatieven van individuele gemeenten. Alles wijst in de richting van vitalisering van de lokale democratie. Minister Plasterk wil nog dit jaar een experimenteerwet indienen die ruimte biedt aan initiatieven en experimenten. Plasterk voorziet ook een herziening van het Besluit Begroting en Verantwoording om prestaties van gemeenten onderling beter vergelijkbaar te maken. En hij wijst op een voorgenomen publicatie die door de Vereniging voor Griffiers, met ondersteuning van zijn ministerie, wordt voorbereid. Die publicatie beoogt griffiers en raadsleden te ondersteunen bij de kaderstelling en controle ten aanzien van gemeenschappelijke regelingen. Ook minister Plasterk onderkent dat nieuwe instrumenten nodig zijn om burgers in het publieke domein meer in positie te brengen ten opzichte van de overheid. Het gaat dan vooral om de informatiepositie. Niet alleen de raad, maar uiteindelijk ook de inwoners moeten goed geïnformeerd worden en moeten voldoende mogelijkheden hebben om zich te laten informeren. Plasterk dringt aan op actieve openbaarmaking van beleidsvoornemens en documenten, ook langs andere dan de traditionele kanalen. Hij denkt daarbij onder andere aan het zichtbaar maken van het stemgedrag van raadsleden, zodat de kiezers weten hoe hun vertegenwoordigers in de raad gehandeld hebben. In zijn nota bepleit de minister verder voor aanscherping van het Besluit Begroting en Verantwoording, op basis waarvan de raad en de inwoners een beter inzicht in de prestaties en de financiële huishouding van de gemeente gegeven kan worden en waardoor het ook mogelijk wordt gemeenten op deze punten met elkaar te vergelijken.

Openbaarheid als voorwaarde
Arjan El Fassed, oud Tweede Kamerlid en nu directeur van Open State Foundation2, verwees tijdens de themabijeenkomst naar de nieuwe Europese richtlijn voor het hergebruik van overheidsinformatie. De richtlijn wordt overgenomen in de Wet hergebruik van overheidsinformatie die onlangs aan de Tweede Kamer is aangeboden.3 Overheidsinformatie – met inbegrip van archieven – moet zo veel als redelijkerwijs mogelijk is, in een ‘machineleesbare’ (digitale) vorm worden verstrekt tegen niet meer dan de marginale verstrekkingskosten, zonder winstopslag. Alleen het Kadaster, de Dienst Wegverkeer, de Kamer van Koophandel, musea, archieven en bibliotheken mogen een hoger tarief in rekening brengen, omdat zij voor hun voortbestaan (deels) afhankelijk zijn van inkomsten uit de verstrekking van informatie. Maar de tariefstelling moet transparant en redelijk zijn.

‘Openbaar, tenzij’: dat is de nieuwe norm. De overheid beschikt over een gigantische berg data en die is, in de visie van het kabinet4 en onder de nieuwe wet, feitelijke openbaar. Iedereen kan erover beschikken om er gebruik van te maken in innovatieve toepassingen, zoals ‘apps’. Arjan El Fassed liet enkele zeer aansprekende toepassingen zien:

  • Een systeem waarmee door de jaren heen – af vanaf 1840 – kan worden gevolgd welke onderwerpen speelden in de Tweede Kamer, en hoe daarover werd gestemd. Het stemgedrag van partijen en individuele politici kan met het systeem worden geanalyseerd.
  • Verschillende toepassingen in het onderwijs, waarmee bijvoorbeeld prestaties van leerlingen op verschillende scholen vergeleken kunnen worden. Of waarmee de nabijheid van scholen in een bepaald gebied kan worden getoond. Toepassingen die inwoners helpen bij de schoolkeuze, en beleidsmakers en politici helpen bij beleidsontwikkeling, planning en controle.
  • Systemen waarmee de financiële gegevens van rijk, provincies, gemeenten en waterschappen onderling en door de jaren heen,vergeleken kunnen worden.5 Overheden sturen hun financiële gegevens naar het CBS, die maakt er ingewikkelde tabellen van. Overheden moeten die gegevens nu ook en in digitale vorm verstrekken aan iedereen en zo ontstonden al verschillen ‘begrotings-apps’.

Momenteel is bij een op de vier gemeenten het stemgedrag van de gemeenteraad niet te herleiden uit raadsinformatie. Bij een op de vier gemeenten staan de besluitenlijsten van het college niet online. De meeste gemeenten hebben externe leveranciers van raadsinformatiesystemen. Hun systemen bieden verschillende functionaliteit; niet altijd is duidelijk hoe gemeenten nog over hun eigen raadsinformatie kunnen beschikken. Nog geen enkele gemeente stelt raadsinformatie beschikbaar als, voor iedereen te hergebruiken, open data. Zo valt er, volgens Open State nog een wereld te winnen als het gaat om het vergroten van de transparantie in het democratische proces. Open State wil graag helpen, open raadsinformatie van de grond te krijgen.

Poject open raadsinformatie
Volgens Nico Broekema, raadsgriffier van de gemeente Westland, is ‘open raadsinformatie’ een nieuw concept dat wel eens van grote invloed kan zijn op de werking van de lokale democratie. Open raadsinformatie maakt informatie uitwisselbaar en vergelijkbaar, over gemeenten heen. Het gaat dan om informatie die niet geheim of gevoelig is en waarover raadsleden beschikken als input voor hun besluitvorming en controlerende functie. Méér transparantie en een sterkere informatiepositie voor raadsleden is een belangrijk beoogd effect. De verwachting is dat raadsinformatie in de vorm van open data ook de betrokkenheid van burgers bij de lokale democratie een nieuwe impuls zal geven. De gemeente Westland wil een pilotproject starten, waarbij raadsinformatie als open data ontsloten wordt. Verschillende gemeenten zegden hun medewerking aan deze pilot toe. Een open-raadsinformatieproject ontstaat echter niet vanzelf. Eerst zullen enkele kernvragen moeten worden beantwoord, zoals: wie gáát er eigenlijk over transparantie? Wie is de opdrachtgever van een open-raadsinformatieproject? En wat is de rol van de ambtelijke organisatie met betrekking tot open raadsinformatie? Er moet helderheid bestaan over opdrachtgever- en opdrachtnemerschap en over de balans tussen transparantie en informatieveiligheid.

Informatieveiligheid en andere vragen
Ook de Vereniging van Griffiers (VvG) ondertekende het Convenant informatieveiligheid.6 Hoewel de VvG niet betrokken was bij de VNG-resolutie van 29 november 2013, steunt de vereniging, zij het met enige scepsis, het landelijke informatie- en informatieveiligheidsbeleid. Bij sommige griffiers leeft de vrees dat het landelijke beleid dwingt tot ingewikkelde systemen, die geen recht doen aan de autonome informatiepositie van griffie en raad. Informatiemanagers, veiligheidsexperts en archiefinspecteurs schrikken af met hun ingewikkelde jargon, abstracte standaards als NEN-ISO 27001, hun ‘baselines’ en hun ‘Kritische Prestatie Indicatoren’. In termen van communicatie is tussen de verschillende belevingswerelden ook nog een wereld te winnen – zo blijkt wel uit de onderlinge discussies. Moeten griffies niet over eigen informatie- en informatieveiligheidsexperts beschikken, zo vragen enkele griffiers zich af.

De informatiemanagers stellen daar tegenover dat zij er ook zijn om de griffier te helpen te voldoen aan de eisen die elke overheidsorganisatie zich moet stellen als het om informatieveiligheid gaat. Juist als het gaat om de betrouwbaarheid van informatievoorziening aan raad en inwoners. Frans Smit, informatiemanager en archiefinspecteur in Almere, noemt informatieveiligheid een vanzelfsprekende hygiënefactor. Ter vergelijking: wie in een goed restaurant gaat eten, zal erop vertrouwen dat in de keuken alles op orde is, volgens controleerbare normen en standaards. Zoals in de voedselketen ‘baselines’ gelden, zo gelden ook in de informatieketen baselines, zoals de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten en de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten.

Dan nog is het nog geen uitgemaakte zaak in welke behoefte open raadsinformatie, of een ‘open raadsportal’, zou moeten voorzien. Verlicht of verzwaart een open raadsportal de werkbelasting van raadsleden? Vermindert het aantal Wob-verzoeken? Willen we een andere inrichting en volledige openbaarheid van documenten waarmee, in de reguliere planning-en-controlcyclus, verantwoording wordt afgelegd? Aan de raad, of ook ruimer: aan de samenleving? Helpen we daarmee inwonersinitiatieven echt vooruit? Ontsluiting van video- en audioverslagen? Openbaarmaking van alle data, op alle beleidsterreinen, voor zover niet geheim of privacygevoelig; waar worden daartussen nog grenzen getrokken? Wie bewaakt die grenzen? Zijn er op voorhand prioritaire terreinen aan te geven, bijvoorbeeld zorg en welzijn, of openbare orde en veiligheid? Willen we openbaarheid tot elke prijs: hoe pakt een kosten-batenanalyse voor een open raadsportal eigenlijk uit? Wie gaan voor ons die gebruiksvriendelijke apps ontwikkelen? Kunnen we dat zelf? Hebben we daar marktpartijen voor nodig? Gaan die vervolgens met ‘onze’ gegevens aan de haal?

Allemaal vragen. De antwoorden kunnen het best in een pilot beantwoord worden. De pilot die gemeente Westland met enkele gemeenten wil uitvoeren, leent zich daarvoor. En die komt op een uitgelezen moment. Die lijkt prima te passen binnen de Visie Open Overheid en de experimenteerruimte die minister Plasterk in het vooruitzicht stelt en past ook in de innovatieagenda van de VvG en de VNG.
We gaan vast nog veel horen, uit het Westland, niet voor niets bekend als de Glazen Stad!

kees.duijvelaar@gmail.com, Kees Duijvelaar is redactielid van Od.


1 Agenda Lokale Democratie, Vitale Lokale Democratie, richting en ruimte voor verandering. Brief aan de Tweede Kamer d.d. 5 januari 2015; http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/kamerstukken/2015/01/05/aanbiedingsbrief-bij-agenda-lokale-democratie-ald.html.
2 Voor meer informatie over de Open State Foundation, zie www.openstate.eu.
3 Wet hergebruik overheidsinformatie, Tweede Kamer, vergaderjaar 2014-2015, 34 123 nrs. 1, 2 en 3.
4 Zie het Visiedocument en actieplan Open Overheid: http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/kamerstukken/2013/09/26/aanbiedingsbrief-bij-visie-en-actieplan-open-government-partnership-ogp.html; https://data.overheid.nl/openoverheid en http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/digitale-overheid/open-overheid.
5 Zie bijvoorbeeld www.openspending.nl.
6 Het Convenant Informatieveiligheid is op 12 februari 2015 ondertekend door de VDP, de VGS, de NVvB, Dataland, de VIAG, IMG100.000+, de FAMO, de Vereniging van Griffiers, de VNG en de InformatieBeveiligingsDienst.