Open source ECM: veel voor weinig?

Hoever is de ontwikkeling van open source-producten op dit moment eigenlijk als we kijken naar de producten in het vakgebied ECM? En hoe verhouden de open source-producten zich tot de betaalde licentiegerelateerde producten? Waarop moet gelet worden in financiële, functionele en organisatorische zin? Genoeg stof om over na te denken.

Hoever is de ontwikkeling van open source-producten op dit moment eigenlijk als we kijken naar de producten in het vakgebied ECM? En hoe verhouden de open source-producten zich tot de betaalde licentiegerelateerde producten? Waarop moet gelet worden in financiële, functionele en organisatorische zin? Genoeg stof om over na te denken.

Open source
Open source software (OSS) heeft de laatste jaren het IT-landschap veranderd. Volgens Gartner is uit onderzoek in 2008 gebleken dat 85% van de ondernemingen al open source software gebruikt. Het gebruik wordt omschreven als alom vertegenwoordigd. De meeste organisaties zijn inmiddels vertrouwd met open source-producten als Linux, MySQL, Apache en SugarCRM.
Men gebruikt deze OSS voornamelijk omdat de voordelen erg aantrekkelijk zijn:

• lage kosten voor aanschaf – veelal zelfs gratis; licentiekosten komen te vervallen en daardoor kunnen de total costs of ownership (TCO) goedkoper worden;
• alleen betalen voor de toegevoegde waarde die men zelf toevoegt aan het OS-basispakket of laat maken – bij CS is de functionaliteit aanwezig of anders moet gewacht worden op de volgende release;
• transparante ontwikkeling – code is te volgen en staat ter beschikking;
• controle en flexibiliteit – investeren in mensen in plaats van licenties;
• lager overall risico – op elk moment zelf in te grijpen.

Naast deze voornamelijk bedrijfseconomische redenen zijn er ook nog andere bijkomende voordelen om OSS te gebruiken:

• Het delen, geven en ontwikkelen van kennis in samenwerking met anderen in een community als ideologie wordt breed gedragen (niet opnieuw het wiel uitvinden). Dit geeft natuurlijk ook de verplichting om eigen werk ook toe te voegen aan de community!
• De steeds groter wordende verzameling herbruikbare modules maakt het mogelijk snel een basisoplossing neer te zetten.
• Er is onafhankelijkhid van de leverancier en de keuze van ondersteuning is vrij (men kan het zo goedkoop of duur maken als men zelf wil).
• OSS is toekomstbestendig (door de flexibiliteit is aanpassen altijd mogelijk).
• Met maatwerk is OSS zelf relatief eenvoudig en snel aan te brengen en werkend te krijgen (bij CS krijgt men als afnemer hier niet de gelegenheid voor).

Niet alle open source is hetzelfde
Open source software is er, net als closed source overigens, in heel veel soorten en maten. Daarbij kan men kijken naar de kwaliteit van de beschikbare software en naar de functionaliteit die ermee wordt verkregen. Maar bij open source kijkt men ook naar de mate waarin de broncode beschikbaar is. We onderscheiden dan in hoofdlijnen drie soorten OSS:

• Shared source: een kleine groep deelt tegen een vergoeding de broncode; is commercieel en zeker niet vrij te gebruiken.
• Commerciële OSS: OSS waarvoor geen licentiekosten wordt gevraagd, maar waar de support wel verplicht bij de leverende partij wordt afgenomen. Sommige communities noemen dit dan ook een ‘marketing truc’; toch kan het handig zijn soms gebruik te maken van deze software, omdat de kennis en ervaring met OSS al verwerkt is in het product en daarmee dan een vliegende start gemaakt kan worden. In alle gevallen zal een commerciële OSS geschreven zijn rond een bepaald product en de waarde halen uit de toegevoegde features, functionaliteit en diensten die gebouwd zijn rondom de commoditized OSS-kern.
• Community OSS: OSS waarbij gratis de broncode kan worden geïnstalleerd en waarin door middel van halen en brengen binnen een – soms streng gereguleerde – community gebouwd wordt aan verbeteringen voor alle communityleden. 

Free lunch?
Rondom het gebruik van OSS hangt de zweem van mogelijk lagere kosten of zelfs het ontbreken van kosten. Is dat wel zo? Nee dus! Er zijn wel degelijk kosten die de organisatie voor haar rekening moet nemen. De kosten zijn opgebouwd uit licentiekosten, onderhoud, support (ondersteuning) en consultancydiensten.¹ De kosten ervan kunnen bij elkaar aardig oplopen en zelfs de kosten van CS-oplossingen overstijgen; dit is geheel afhankelijk van de omstandigheden.

Licentiekosten doen zich meestal voor in twee smaken: licenties voor toegevoegde toepassingen op de basis-OSS of commerciële licenties ter vervanging van de open source-licentie (enterprise versies betaald). De licentiekosten variëren per leverancier en worden veelal ingestoken per device, per CPU of soms zelfs per gebruiker. De licentie kan gelimiteerd zijn in tijd (licentie voor een aantal jaren) of ongelimiteerd (eenmalig). Onderhoud en support wordt berekend voor upgrades, software verbeteringen en helpdesk-activiteiten. Deze kosten worden meestal berekend per CPU.
Veel organisaties hebben geen deskundigheid in huis om dit zelf te doen. Deze diensten zullen dus door externen in rekening worden gebracht. Voor overheidsinstellingen betekent dit dat zij nog steeds in veel gevallen zullen moeten aanbesteden omdat de bijkomende kosten boven de aanbestedingsnorm uitkomen.
De diensten voor consultancy kunnen variëren voor advies en ondersteuning bij de architectuurschets, het installeren en inrichten van de applicatie (implementatie en customizing), het maken van aanpassingen op maat, training en opleiding of de integratie van verschillende onderdelen/applicaties. Als je al deze kosten bij elkaar optelt, is het interessant om te kijken of OSS goedkoper is dan de aanschaf van closed software met licenties. Over het algemeen kan gesteld worden dat de TCO daalt met 20 tot 30% (zie figuur 1).

Figuur 1. Vergelijking van kosten

Bij OS moet rekening gehouden worden met de volgende aspecten:

• Er zijn meer uren nodig om de set-up te regelen; vele componenten moeten op elkaar worden aangesloten en alles dekkende documentatie ontbreekt vaak.
• De uurtarieven voor OS-ontwikkeling liggen lager; generalisten in ontwikkeling worden minder betaald dan specialisten in een specifiek product.
• Het onderhoud bij OS kan aanzienlijk zijn. Uitbesteden of zelf doen? Omdat eigenlijk alles kan en inzicht steeds wijzigt blijven organisaties vaak eindeloos sleutelen aan de applicatie.
• Een nieuwe functionaliteit komt niet vanzelf met een nieuwe release. Als na verloop van tijd een nieuwe component beschikbaar komt via de community zal de afweging gemaakt moeten worden om deze te laten implementeren, dit zelf te doen of de component nog maar even niet te implementeren.
• Een goede implementatiepartner met ervaring is van groot belang om wensen ook te kunnen realiseren binnen beperkte tijd (en kosten).

Al met al zou je kunnen zeggen dat de kosten die je bespaart op de aanschafkosten van licenties, voor een deel op gaan aan support- en maintenance-kosten. Dan nog is kostenbesparing mogelijk, maar het gaat dus niet vanzelf.

Waar moet je in functionele en organisatorische zin op letten?

Functioneel
OS ECM bestaat uit componenten die aan elkaar geknutseld moeten worden tot een geheel. Soms hebben anderen dat al voor je gedaan en is het de vraag of dit toereikend is en of dit precies is wat je wilde hebben. De verzameling componenten bevat in de basis de functionaliteit die verwacht mag worden van een ECMoplossing, maar er zitten wel addertjes onder het gras. Die componenten moeten nog worden geselecteerd en aan elkaar worden gekoppeld. Dit kost tijd en brengt kosten met zich mee. Op het moment dat de applicatie ingericht gaat worden, is het verstandig heel precies te definiëren hoe de applicatie er na afloop uit moet komen te zien in zowel functionele als visuele zin. De ervaring leert dat het mooi maken van de applicatie voor de gebruikers en het nog net iets handiger maken van een bepaald stukje functionaliteit, erg veel tijd en energie kan kosten. OS-specialisten zijn vaak zeer gemotiveerd om de OS-oplossing optimaal te laten draaien. Hierdoor kan het financiële voordeel mogelijk teniet worden gedaan. Ook hier geldt de 80/20 regel van Pareto. Die moet goed bewaakt worden om overschrijding van de projectkosten te voorkomen.

Organisatorisch
Goed projectmanagement met helder gedefinieerde functionaliteit en afspraken over tijdbesteding helpt om teleurstellingen te voorkomen. Dat geldt voor elk project maar heel nadrukkelijk voor een OS ECM-project. Juist omdat er geknutseld moet worden om een applicatie met enige functionaliteit aan de praat te krijgen, moet extra aandacht aan projectmanagement worden besteed. De organisatie die een OS ECM-oplossing in huis haalt, moet weten dat het om open source gaat en wat dat concreet inhoudt. Met andere woorden, als gevraagd wordt of een bepaald stukje functionaliteit gemaakt kan worden, zal dat meestal wel kunnen maar zal iemand zich moeten afvragen tegen welke prijs en of dat past binnen de afspraken die gemaakt zijn. Tevens is het van groot belang in het implementatieteam iemand op te nemen die ervaring heeft met een dergelijk OS-traject. Opleiding in combinatie met ervaring helpt om in een korte doorlooptijd een en ander te realiseren. Daarnaast is het een morele plicht om ook zelf de eigen oplossingen aan de community terug te geven in een goed gedocumenteerde vorm, zodat anderen gebruik kunnen maken van de voortgang die in het project is geboekt. Hierover zullen afspraken gemaakt moeten worden.

Status ECM
Tot nu toe was OSS voornamelijk ingezet als alternatief voor een duur platform of het integreren van bepaalde applicaties die gebruikt worden in OSS-vorm. Daarin komt nu verandering doordat zich een aantal ontwikkelingen voordoen en waarvan OSS profiteert:

1. In Nederland gaat een enorme stimulans uit van de overheid op dit gebied. De overheid heeft de keuze voor OSS als uitgangspunt voor haar beleid vastgesteld. Onder het motto ‘comply or explain’ heeft de overheid, in de Staatscourant van november 2008, vastgelegd dat zij zich uitspreekt voor ‘leveranciers onafhankelijkheid’ bij de aanschaf van nieuwe hard- en software. Daarbij wordt onder ‘onafhankelijkheid’ verstaan: onafhankelijk van database, platform, partijen voor onderhoud en gebruikersgroepen, maar wel met ruime licentievoorwaarden in de zin van mogelijkheden tot aanpassen en verspreiden van de code. De overheid ziet het als een zeer geschikte manier om via een uniforme open code de samenwerking tussen overheden te bevorderen en geven bij gelijke geschiktheid de voorkeur aan OSS.
2. De markt/communities zijn zich razendsnel aan het ontwikkelen (al dan niet samen). Communities en de OSS-producten op de markt groeien sterk met als gevolg dat de ondersteuning binnen de communities en de aanwezigheid van bruikbare software voor de gevraagde oplossingen enorm is toegenomen. Voor beginnende en enigszins ervaren OS-gebruikers is er voldoende beschikbaar.
3. Ervaringen binnen (overheids)organisaties komen los. Nu de eerste applicaties die gemaakt zijn met OSS opgeleverd zijn voor gebruik en de ervaringen over het algemeen positief zijn, vindt de mond-tot-mondreclame plaats. Op internet komen nu de sites met voorbeelden van sites die gemaakt zijn met OS CMS-systemen (bijvoorbeeld http://www.mijnjoomlasite.nl/). Hiermee wordt voor opdrachtgevers inzichtelijk wat er zoal mogelijk is en kan de communicatie met bouwers gestart worden.
4. OS-producten zijn volwassen genoeg om in selectieprocessen mee te doen. In de ECM-omgeving is een duidelijke kentering waarneembaar. Heel lang hebben OS-producten voor bijvoorbeeld zoeksystemen het imago gehad van ‘On the Cheap: If you don’t need search 2.0’ (vrij vertaald als: ‘lekker goedkoop als je geen geavanceerde functionaliteit nodig hebt’). Nog niet zo gek lang geleden schreef Gartner over de open source enterprise search-markt het volgende: “Open-source search engines do exist, but none is significant enough to threaten the commercial market. Lucene is the most prominent, but we have excluded it because it is not a commercial entity and is supported by a non-commercial community. However, it is growing in influence, as numerous vendors are turning to it to manage indexing. With rare exceptions, enterprises find it too taxing, in terms of resources, to develop with. However, the arrival of Solr, a product founded on Lucene, could change this situation in the medium term.”² Deze middellange termijn is, als je naar de marktontwikkeling van het laatste half jaar kijkt, sneller gegaan dan Gartner kon vermoeden. OSS enterprise search, en OSS ECM als geheel, staat op de kaart en telt nu volwaardig mee! Zie het kader waarin voorbeelden van OS-applicaties staan die inmiddels in dit vakgebied naam hebben gemaakt. 

Bijna dezelfde functionaliteit
OS ECM gaat steeds meer lijken op closed (packaged) source software. Dat wil zeggen dat de doorsnee functionaliteit van een DM- of een CM-oplossing in OS dezelfde is als in closed sourceoplossingen. Versiebeheer, upload- en download-mogelijkheden en check-in/out-vergrendeling bij bewerking van documenten zijn bijvoorbeeld in OS DM aanwezig. Soms zijn het losse stukjes software die opgehaald worden van de community site en geactiveerd worden, soms zijn er ook meerdere stukjes door anderen al aan elkaar gekoppeld. In alle gevallen zullen deze zogenaamde modules moeten worden toegevoegd aan de basisapplicatie om de functionaliteit die men wil hebben te krijgen. En als een bepaald onderdeel er nog niet is – wat overigens steeds minder vaak voorkomt –, dan kan men het zelf maken in een van de standaardscripttalen PHP, C++, Delphi, Java of ASP.

The holy grail
Op basis van het voorgaande, waarin de voordelen en nadelen tegen elkaar zijn afgewogen in de vorm van kostenbesparing, flexibiliteit, transparantie en risicomanagement, zou men kunnen denken dat OSS the holy grail is. Dat is natuurlijk niet waar. Lang niet alle software is al in OS-vorm verkrijgbaar. Er zal dus binnen organisaties gestreefd moeten worden naar een goede balans tussen open en closed source-applicaties. Deze applicaties moeten vervolgens op elkaar afgestemd worden en daarvoor zullen een strategie en budget beschikbaar moeten komen. Lang niet altijd is de documentatie die nodig is om een applicatie draaiend te krijgen zo goed geordend aanwezig als in closed source-oplossingen. Het is wel aanwezig, maar in verschillende vormen en verspreid over verschillende bijdragen van community-leden.

Mixed oplossingen zijn niet uitgesloten of onmogelijk (Lucene/ Solr op SharePoint-sites gaat bijvoorbeeld heel goed). Daarnaast is het een feit dat de complexiteit van de requirements van invloed is op de mate waarin OS geschikt is om te gebruiken. Hoe meer maatwerk er in OS gebouwd moet worden hoe kleiner het voordeel of hoe groter het risico van (financiële) debacles. Dus bezint eer ge begint.

Trends
Als we tot slot kijken naar de toekomstige ontwikkelingen in de markt voor OSS-oplossingen zijn de volgende trends waarneembaar:

• Er is een brede beschikbaarheid van open source-aanbod van operating system tot applicaties en portals. Hierdoor wordt het voor veel organisaties interessant eens te kijken naar open source als alternatief voor de huidige oplossingen.
• Open source software-platforms bieden toegevoegde waarde voor een redelijke prijs, met de mogelijkheid te starten met de basisfunctionaliteit en deze naar behoefte uit te bouwen in de toekomst.
• Ondanks de duidelijke voordelen is het voor sommige organisaties om politieke redenen, onbegrip over kwaliteit en verwarring over licenties nog steeds geen alternatief.
• Investeerders zien open source software-ontwikkelaars als een interessante ontwikkeling, maar vinden de onzekere basis waarop de inkomsten van leveranciers gebaseerd zijn (geen licentiekosten en een ander distributiemodel) een belemmering voor investeren.
• Voor complexe oplossingen wordt steeds meer gebruik gemaakt van de mogelijkheid om open source-componenten van de oplossing te koppelen aan closed source-componenten.

Onlangs schreef de WinterGroup (Amerikaanse Marketing communications and research firm) hierover het volgende: “The enterprise content management markets were at $ 3.4 billion in 2007 and are anticipated to triple to $ 9.3 billion by 2014. Revenue from the worldwide ECM market is anticipated to grow at 19 percent through 2010 in response to new analytics that permit improved decision-making. Open source ECM software systems represent a rapidly growing segment of this market and are widely expected to capture more market share from proprietary vendors such as Microsoft SharePoint.”
In toenemende mate zien we platforms als Alfresco, Liferay Portal, JBoss Portal, Drupal, WordPress en Media Wiki succesvol geïmplementeerd worden bij grote organisaties. Zij tonen daarmee aan dat het mogelijk is om enterprise applications van wereldklasse neer te zetten met een open source-ontwikkelcommunity en daarmee de competitie aan kunnen gaan met gerenommeerde spelers in de markt.
Er is waarschijnlijk al meer mogelijk dan men nu denkt, ga er naar op zoek, houd ogen/oren open, want morgen kan dit zomaar jouw realiteit zijn…!

anja.vanderlans@vlc.nl

Anja van der Lans MKM is business consultant ECM en is werkzaam bij VLC Enterprise Information Management.

¹ Research report ‘The value of Open Source in the Content Management Landscape’, Rivetlogic, 2009.

² ‘Magic Quadrant for information access technology’, Gartner information access report, september 2008.