E-mailarchivering komt maar moeizaam op gang. Het is tijd om in actie te komen, zeggen Paul van de Laar en Eunice Vink.
Eunice Vink: ‘Met de komst van de Wet open overheid (Woo) komt het onderwerp steeds prominenter op de agenda: openbaarheid in de breedste zin. E-mailarchivering verloopt sinds de invoering eind vorige eeuw echter nog steeds moeizaam. En waarom? Vaak is Outlook of Exchange gekoppeld aan een zaaksysteem en anders kun je een mail wel doorsturen naar een DIV-afdeling om te laten archiveren. Maar doen? Nee, nog steeds niet. In mijn tocht om gemeenten hiermee verder te helpen via VNG Realisatie bleek zelfs dat beleid rondom archiveren na wat heen en weer overleg met bestuur terug moest naar een advies. Vaak is de organisatie zo ingericht dat archivering van e-mail bij de medewerker wordt gelegd en aan de eis om deze te bewaren niet actief wordt voldaan.’
Paul van de Laar: ‘Journalisten berichten bijna wekelijks over hun speuracties naar ministers die hebben verzuimd om de Kamer op juiste wijze te informeren. Tijdige en juiste informatieverstrekking en vooral openheid zijn in deze tijd van toenemend wantrouwen urgenter dan ook. Den Haag heeft de mond vol over een veranderde bestuurscultuur, maar hier begint het pas. Het gaat daarbij niet alleen om bonnetjes, Kamerstukken, of andere papieren informatiedragers.’
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od15: Grip op informatie. Lees hier verder.
