8 oktober 2014

Openheid over zaakgericht werken

image for Openheid over zaakgericht werken image

Er is bijna geen gemeente in Nederland te vinden waar zaakgericht werken aan de aandacht is ontsnapt. De ene gemeente bevindt zich in de voorbereidende fase, de andere zit midden in de implementatie en een enkeling is al bezig met het optimaliseren van zaakgericht werken. Het lijkt dan soms ook wel of iedereen binnen de lokale overheid zich bezighoudt met zaakgericht werken. Misschien ooit wel gezien als een hype, maar inmiddels algemeen gezien als een methode om de dienstverlening en de bijbehorende informatievoorziening te verbeteren.

Er is bijna geen gemeente in Nederland te vinden waar zaakgericht werken aan de aandacht is ontsnapt. De ene gemeente bevindt zich in de voorbereidende fase, de andere zit midden in de implementatie en een enkeling is al bezig met het optimaliseren van zaakgericht werken. Het lijkt dan soms ook wel of iedereen binnen de lokale overheid zich bezighoudt met zaakgericht werken. Misschien ooit wel gezien als een hype, maar inmiddels algemeen gezien als een methode om de dienstverlening en de bijbehorende informatievoorziening te verbeteren.

Tegelijkertijd blijkt de invoering van zaakgericht werken niet overal even gemakkelijk te verlopen. Normaal gesproken zijn er bij zaakgericht werken meerdere organisatieonderdelen betrokken, met alle hun eigen prioriteiten. Dit vertraagt vaak de besluitvoering. Daarnaast speelt ook de ICT een grote rol bij het zaakgericht werken. Verschillende informatiesystemen zullen met elkaar moeten ‘praten’ om optimaal te profiteren van zaakgericht werken.

Website zaaksystemeninbeeld.nl
En dit laatste vormt de oorsprong van de website zaaksystemeninbeeld. nl. Initiatiefnemer Sven Blom (KBenP, zaakgericht werken): “Iedere gemeente heeft daarvoor (implementatie zaakgericht werken – red.) een eigen aanpak en een ander systeem. Om inzicht te geven in het gebruik van zaaksystemen hebben wij deze website opgezet: een plek waar van alle gemeenten in Nederland inzichtelijk is welk zaaksysteem ze gebruiken. Geen moeilijk doorzoekbare website, maar een simpele kaart. Je ziet dat gemeenten van elkaar willen leren en willen horen waar zaakgericht werken succesvol is uitgerold.”
Sven Blom merkt in de praktijk dat veel organisaties graag willen weten welke combinaties van informatiesystemen (zaaksystemen, documentmanagementsystemen en KCC-applicaties) bij collega’s in gebruik zijn. Met daarbij ook objectieve informatie over het succes van bepaalde combinaties. De beschikbare informatie van betrokken leveranciers blijkt in de praktijk niet te voldoen. Deze is vaak onvolledig of niet up-to-date.
De website geeft per gemeente informatie over welke systemen in gebruik zijn. De interactieve landkaart biedt verschillende invalshoeken om de informatie te verkrijgen. Sven Blom: “Je kunt zien welke leveranciers in opmars zijn, of ze regionaal werken of koppelingen van systemen vergelijken. Maar gebruikers van de site kunnen de gegevens ook vergelijken met externe onderzoeksgegevens zoals de dienstverleningsmonitor van EY (Ernst & Young). Dan mogen ze daarna zelf conclusies trekken. Wij voorzien alleen in de informatie.”
De doelstelling van de website ligt dus voornamelijk in het transparant maken van de markt van het zaakgericht werken, zodat organisaties eenvoudig bij elkaar informeren en kunnen leren van elkaars ervaringen. Lukt dat ook? “Vanaf de lancering hebben we behoorlijk wat reacties gekregen vanuit het veld. Zowel leveranciers als betrokken medewerkers hebben ons voorzien van informatie over gebruikte systemen. We hebben daarmee de kwaliteit van de site kunnen verbeteren. Over het algemeen zijn de reacties positief. We krijgen veel medewerking”, aldus Blom.

Succesvol initiatief
Od vroeg een aantal bezoekers van de website naar hun mening en ervaringen. Johan Klink (gemeente Zevenbergen) was een van degenen die een reactie gaf: “De kaart biedt de mogelijkheid om heel snel en eenvoudig te weten te komen welke gemeente welk systeem gebruikt. Daarnaast is het ook vrij eenvoudig te achterhalen welk gemeenten met één bepaald systeem werken. Bij het eerste gebruik viel op dat de kaart voor onze eigen gemeente nog niet gevuld was. Met het invullen van het reactieformulier was dat eenvoudig en snel door te geven. Groot voordeel van de kaart met alle zaaksystemen vinden wij dat je binnen no-time op verschillende manieren kunt achterhalen wie wat gebruikt, zodat je niet urenlang zit te zoeken naar informatie.” Klink is van plan de site te blijven volgen als informatiebron voor alles rond zaakgericht werken.

Ook Jean-Luc Rouvroye (gemeente Sint Oedenrode) is een tevreden gebruiker: “Mijn ervaring: fijn om een (actueel) overzicht te hebben van alle zaaksystemen/DMS’en bij Nederlandse gemeenten. Een telefoontje om ervaringen uit te wisselen is snel gedaan; zo hoef je niet alles zelf uit te vinden. De site lijkt uit te groeien tot een plek waar functionaliteit nadrukkelijk los gekoppeld wordt van leveranciers. Dat kan je als adviseur verder helpen.”

De mening van Harm Steijn (Regio Noord-Veluwe) ligt in het verlengde van zijn collega’s. Tegelijkertijd ziet hij ook nog mogelijkheden voor uitbreiding: “(…) zaaksystemeninbeeld. nl brengt voor het eerst een duidelijk overzicht van wat gemeenten in den lande doen. Hoewel het initiatief ongetwijfeld niet de intentie heeft een consumentenrol te vervullen, heeft het onbedoeld wel deze potentie. Een platform waarop men gezamenlijk informatie deelt, waar we als community echt wat mee kunnen. Hoe vaak hoor je niet van een leverancier: “Dit probleem speelt alleen bij jullie”, terwijl dit bij navraag niet zo blijkt te zijn.
Uiteraard staat het project nog in de kinderschoenen en ligt de ambitie wellicht meer op het mediërende vlak. Maar kijk eens naar de mogelijkheden voor ons als gebruiker. Eén complete vergaarbak van alle systemen en koppelingen uit het hele land, hopelijk in de toekomst inclusief beoordelingen, ervaringen en lopende problemen. Een platform waarop we alle calls en oplossingen gezamenlijk kunnen inzien. Dit geeft ongekende mogelijkheden om de leverancier te prikkelen met onze ideeën en problemen… .”

Deze reacties van de primaire doelgroep duiden op een succesvol initiatief. Gebruikers weten de site te vinden en halen er relevante informatie op. De website lijkt dus te doen wat de bedoeling is: zorgen voor transparantie en inzicht in gebruikte (zaak)systemen om organisaties te helpen bij het zaakgericht werken.

Zaaksystemeninbeeld

Nuttige input
Waar transparantie positief valt bij de gebruikers kan dit anders liggen voor de betrokken leveranciers. Niet elke implementatie verloopt immers vlekkeloos en deze website geeft heel duidelijk weer waar systemen succesvol in gebruik zijn. Bart Rossieau (Circle Software) ziet geen problemen: “Prima initiatief! Voor gemeenten een mooi hulpmiddel om te zien welke partijen actief zijn op de markt. Kan helpen bij het maken van een keuze voor een zaaksysteem of bij het zoeken en versterken van samenwerking met andere gemeenten. Dat het door gebruik te maken van crowd sourcing tot stand is gekomen en wordt onderhouden spreekt mij ook aan. Complimenten aan initiatiefnemer KBenP.”

Sven Blom is tevreden met de positieve reacties die hij heeft ontvangen, maar kijkt tegelijkertijd ook naar de toekomst. Op het KBenP Zomerevent van 26 juni jl. vroeg hij, tijdens een workshop, de aanwezigen om mee te denken over nieuwe waardevolle functionaliteiten voor de website. De sessie leverde nuttige input voor uitbreiding. De suggesties liggen vooral op het gebied van toevoeging van andere organisaties (waterschappen, RUD’s) en de succesfactoren van de implementatie, zodat de bezoeker nog meer inzicht krijgt in het daadwerkelijk gebruik.
De gebruikersvereniging van Verseon (volgens zaaksystemeninbeeld. nl door veertig organisaties in gebruik voor zaakgericht werken) ziet ook veel mogelijkheden voor uitbreiding van de website. Zij zouden graag toevoegingen zien, zoals het versienummer van het systeem, het aantal jaren in gebruik en een overzicht van alle koppelingen met het zaaksysteem.
Sven Blom is blij met alle input: “Wij vragen nadrukkelijk mensen uit het werkveld te komen met aanvullingen op de huidige informatie. Hoe meer informatie op de site, des te groter de waarde. Ook ideeën over andere functionaliteiten, extra data et cetera zijn welkom. We gaan dit najaar verder met het verbeteren van de website.”
Reacties, of informatie over de systemen die uw organisatie gebruikt, kunt u achterlaten op www.zaaksystemeninbeeld. nl. 

Eric.kokke@goopleidingen.nl, Eric Kokke redactielid Od.