Het online Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) bestaat inmiddels 6 jaar. Samen met zo’n 3400 leden ontwikkelen we kennis, wisselen we informatie uit en staan we met elkaar in contact. Het actief houden van deze community staat gelijk aan het actueel en relevant houden van het platform. Tijd om samen met de leden een opruimactie te houden.
Bij KIA hebben we veel informatie verzameld, heel veel zelfs. KIA bestaat uit zo’n 68 groepen, publiceerde bijna 3000 blogs en meer dan 2000 statusupdates, organiseerde 1500 events en er zijn meer dan 5000 documenten geplaatst. Maar is dat allemaal nog wel actueel en relevant?
Het zal niemand verbazen dat te veel informatie de effectiviteit van een community kan schaden. Als je bijvoorbeeld zoekt op de veelgebruikte term ‘kwaliteitssysteem’, dan krijg je meer dan 180 documenten te zien: Kia.pleio.nl/search?q=kwaliteitssysteem. Probeer daar maar eens een goed kwaliteitssysteem mee op te zetten als archief- of informatieprofessional.
Opruimen en samenvoegen
Team KIA is samen met de aanjagers en groepsbeheerders begonnen met een grote opruimactie. Van het verwijderen van inactieve leden en groepen tot het opschonen van het aantal documenten. We zijn in gesprek met groepsbeheerders van groepen die overlappende of gelijkende thema’s hebben om te bekijken of we die groepen kunnen samenvoegen.
In de komende tijd benaderen we een selectie van beheerders met ons opruimadvies, gebaseerd op onze analyse. Groepsbeheerders kunnen ook zelf actie ondernemen en contact met ons opnemen voor verdere afstemming over de te nemen stappen. Het doel is om KIA meer levendig en relevant te maken.
Wij gaan graag het gesprek met je aan zodat we komen tot een publicatiebeleid dat past bij onze community en bij de actuele kwaliteitsrichtlijnen voor informatie. Mail je opmerkingen naar info@kia.pleio.nl of reageer rechtstreeks op de blog die geplaatst is op Kia.pleio.nl/opruimactie.
Freek Kraak says
Ik schrik van ‘het verwijderen van inactieve leden’.
In mijn werkzame leven was ik documentalist, beheerde ook een archief, heb mij ingezet om te bedenken wat het internet ons kon brengen, kortom de tijd dat alles steeds meer van papier naar digitaal ging. En… na mijn pensionering in 2015 gingen de ontwikkelingen door. Ik ben er nog steeds in geïnteresseerd. Alleen volg ik het nu voornamelijk vanaf de zijlijn. Het betekent wel dat ik misschien maar heel af en toe nog een bijdrage zou kunnen leveren. Maar de informatie over ontwikkelingen in het documentaire informatieveld wil ik en kan ik daarvoor niet missen.
Tot slot nog dit: wees voorzichtig met opschonen. Ik heb tot ons oud-archief wel eens toegang moeten verlenen aan iemand die een boek moest schrijven over de geschiedenis van onze organisatie… En toen iemand gepensioneerd werd, ruim nadat ik zelf afscheid had genomen, bleek dat informatie die betrekking had op haar langdurige loopbaan – interessant voor speeches! – intussen was vernietigd.