, 26 mei 2020

Orde aanbrengen in chaos

image for Orde aanbrengen in chaos image Nieuw in het vak

Het vakgebied Informatiebeheer kent een grote diversiteit aan collega’s. Waar de een al decennialang actief is, komt de ander net kijken. In deze rubriek maken we kennis met de nieuwelingen in het vakgebied. Hoe zijn ze in ons mooi vak terechtgekomen en wat zijn hun ervaringen tot nu toe? In deze aflevering is het woord aan Martijn Dijkstra.

Hoe heb je deze functie gekregen?
‘Aan het einde van mijn studie geschiedenis aan de Rijksuniversiteit Groningen wilde ik graag in de praktijk werkervaring opdoen. Ik had een aantal keren archiefonderzoek gedaan en op die manier raakte ik geïnteresseerd in het archiefwezen. Ik solliciteerde naar een stageplaats bij verschillende archiefinstellingen. Bij het Drents Archief zochten ze naar iemand met historische onderzoeksvaardigheden om de achterstanden in het fotoarchief weg te werken. Vervolgens gaf het Drents Archief me de mogelijkheid om mijn stage te verlengen en bovendien de SOD-I-opleiding te gaan doen. Via deze opleiding ben ik dus voor het eerst in aanraking gekomen met de sector informatiebeheer.’

Wat zijn je ervaringen tot nu toe?
‘In het algemeen geeft het mij voldoening om orde aan te brengen in de chaos. Ik hou ervan om ervoor te zorgen dat alle informatie klopt. Ik werk graag nauwkeurig en analytisch en zoek het liefst dingen tot op de bodem uit. Het mooie bij mijn werk in het Drents Archief is dat ik met geschiedenis bezig kan zijn en mijn vaardigheden als historicus kan inzetten. Ik vind het fascinerend om authentiek historisch materiaal in handen te hebben. Door de afwisseling in werkzaamheden ontdek ik elke dag weer iets nieuws! Het is dus nooit saai of vervelend.’

Waar verwonder je je over?
‘Wat me verbaast is dat het informatiebeheer bij veel organisaties in diverse sectoren niet op orde
is. Het baart me ook zorgen voor de toekomst, want er komt alleen maar meer (digitale) informatie bij. Het wordt een grote uitdaging om belangrijke informatie toegankelijk te houden. Sinds ik ben begonnen met mijn opleiding, ben ik mij meer bewust geworden van de rol van informatie in de samenleving en ben ik het belang van informatie voor organisaties ook beter gaan begrijpen.’ ‘Wat ik mooi vind, zijn de vrijwilligers die hun bijdragen leveren aan het functioneren van de organisatie. Zo is er een man van 94 jaar, die meerdere keren per week een dagdeel langskomt om sorteerwerkzaamheden te verrichten. Dat vind ik erg bijzonder. Sowieso biedt het Drents Archief ruimte aan diverse mensen, die allemaal op hun eigen manier een steentje bij weten te dragen.’

Hoe zorg je er voor dat je de benodigde kennis en vaardigheden opdoet?
‘De opleiding SOD-I is als het ware een introductie in de informatiebeheersector. Maar de meeste kennis en vaardigheden doe je op in de praktijk, want die is altijd net even anders dan de theorie. SOD-I is bovendien voornamelijk gericht op gemeenten en sluit niet altijd even goed aan bij mijn werk in het Drents Archief. Opleidingen zijn belangrijk als toegang tot het vakgebied, maar met een stage of traineeship leer je in de praktijk wat het werk nu eigenlijk precies inhoudt.’

Heb je al een verbetervoorstel gedaan sinds je bent begonnen?
‘Zoals gezegd is de praktijk voor mij de beste leerschool. Door te doen zie je ook wat er wellicht anders of beter kan. Zo is een van mijn werkzaamheden het uitzoeken van informatie over fotografen uit het verleden, onder andere ten behoeve van het regelen van auteursrechten. Deze informatie moet ik zowel analoog als digitaal bewaren.’ ‘Ik heb voorgesteld om die analoge opslag achterwege te laten. Er komt namelijk steeds nieuwe informatie bij en een digitaal bestand kun je veel eenvoudiger aanvullen en aanpassen. Ook is het milieu- vriendelijker om minder papier in de organisatie te hebben. Mijn advies is ter harte genomen. Dat is natuurlijk altijd goed om mee te maken.’

Heb je een advies voor iemand die ook aan de slag wil in het informatiebeheer?
‘Ik heb natuurlijk nog maar weinig ervaring, maar ik denk dat informatiebeheer een vakgebied is waarin veel toekomst zit. Zeker in de huidige digitale samenleving is het essentieel voor het functioneren van organisaties, dus je doet zeer nuttig werk. Ook ben je breed inzetbaar. Alle organisaties hebben behoefte aan goed informatiebeheer.’

Tekst Eric Kokke 
Beeld Jeroen Koeten