Microsoft Teams heeft een belangrijke rol gespeeld bij het coördineren van de opvang van Oekraïense vluchtelingen in Hilversum, doordat het de mogelijkheid biedt om op een centrale plek met alle betrokken partijen te kunnen samenwerken.
Ruim een jaar kwam geleden de eerste groep Oekraïense vluchtelingen aan in Hilversum. In eerste instantie werd de groep in een hotel opgevangen, maar al snel werd duidelijk dat er een andere locatie moest komen. In 4 dagen tijd lukte het door keihard te werken om het pand leefbaar te maken, maar in veel opzichten was dit pas de stilte voor de storm. Plotseling stond de gemeente aan het roer van een grote opvanglocatie waar van alles tegelijkertijd geregeld moest worden. Maar hoe organiseer je dit zo efficiënt mogelijk? Het was van groot belang om altijd over de meest recente informatie te kunnen beschikken. Microsoft Teams bleek in deze behoefte te kunnen voorzien.
Handleidingen
Een belangrijke stap om er een goed draaiende opvang van te kunnen maken, was het vullen van alle diensten op het rooster. Dagelijks waren er locatiemanagers, floormanagers en baliemedewerkers vanuit de organisatie nodig. Al deze diensten moesten naast het reguliere werk opgepakt worden, wat voor velen een kwestie van passen en meten was. Om het voor iedereen zo gemakkelijk mogelijk te maken om zich in te schrijven op diensten werd het rooster beschikbaar gesteld in Teams. Dit bracht grote voordelen met zich mee omdat het bestand tegelijkertijd door verschillende medewerkers bewerkt kon worden.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 28: Microsoft Office 365. Lees hier verder
