Ordeningsstructuur als ‘hart’ van Enterprise Content Management

De rijksoverheid is ingrijpend aan het moderniseren en heeft de afgelopen jaren tal van belangrijke veranderingen doorgevoerd om dit mogelijk te maken. Tegelijkertijd worden er forse taakstellingen opgelegd. Duidelijk is dat de inzet van ICT hier een zeer belangrijke rol bij speelt, en op de weg naar ‘kleiner en beter’ een onmisbare schakel is om de noodzakelijke innovatie in de primaire en secundaire bedrijfsprocessen te kunnen realiseren. 

De rijksoverheid is ingrijpend aan het moderniseren en heeft de afgelopen jaren tal van belangrijke veranderingen doorgevoerd om dit mogelijk te maken. Tegelijkertijd worden er forse taakstellingen opgelegd. Duidelijk is dat de inzet van ICT hier een zeer belangrijke rol bij speelt, en op de weg naar ‘kleiner en beter’ een onmisbare schakel is om de noodzakelijke innovatie in de primaire en secundaire bedrijfsprocessen te kunnen realiseren. 

Enterprise Content Management 
De documentaire informatievoorziening is een essentieel en integraal onderdeel van de bedrijfsvoering en heeft als belangrijke doelstelling de primaire bedrijfsprocessen van de organisatie optimaal te ondersteunen. In een kennisintensieve organisatie (als een departement) is zij een van de belangrijkste bronnen van informatie die onder andere is vastgelegd in archiefbescheiden. 
In de traditionele documentaire informatievoorziening was de documentenstroom nog redelijk te beheren en op orde te houden (even los van het selectieproces). Vandaag de dag is er echter een haast onbeheersbare stroom aan digitale inkomende, uitgaande en interne documenten in allerlei bestandformaten ontstaan. Reden genoeg om de documentmanagementfunctie strategischer te positioneren en sterk te verbeteren. 

Enterprise Content Management (ECM) is in de markt momenteel het concept¹ voor het beheren van de documentaire informatie binnen een organisatie. Een concept dat erop gericht is de levenscyclus van documenten in al zijn facetten te ondersteunen: van ontvangst/creatie tot publicatie en/of archivering/vernietiging. ECM wordt hierbij ingezet voor verschillende doeleinden, bijvoorbeeld voor het digitaliseren van de papieren werkstromen, het realiseren van efficiencyvoordelen en het voldoen aan archiefwet en regelgeving.

Zeker het laatste zal onze DIV-vakgenoten als muziek in de oren klinken. Maar het is natuurlijk meer als het invoeren van een stukje techniek. Daar zijn we (hoop ik) wel achter gekomen.
Het (her)ontwerpen van de documentgebonden processen, het standaardiseren van gegevensmodellen en het inrichten van een duurzame ordeningsstructuur zijn zo maar wat randvoorwaardelijke aspecten bij de vormgeving van de digitale informatiehuishouding. Dit alles om, in lijn met de vernieuwing van de rijksdienst, het digitaal werken mogelijk te maken en te faciliteren. Want in theorie zijn met ‘digitaal werken’ een aantal belangrijke voordelen te behalen:

• optimalisatie (eenheid overstijgende) samenwerking;
• snellere vinding van informatie;
• verbetering kwaliteit van de uitvoering van de werkprocessen;
• verbetering sturingsmogelijkheden en efficiency;
• verbetering van de mogelijkheid tot flexibel (samen)werken;
• anticipatie op voortschrijdende digitalisering in de samenleving;
• verbetering van de verantwoordingsfunctie;
• verminderde kans op het zoekraken van documenten.

Voor dit artikel voert het te ver om in te gaan op al die randvoorwaardelijke aspecten. Echter, op de ordeningsstructuur wordt hier nog wat dieper ingegaan, omdat dit het hart van de digitale informatiehuishouding is. 

Waarom een ordeningsstructuur?
De hoeveelheid digitale informatie neemt zoals eerder aangegeven exponentieel toe. Het belang van een ordening van de documentaire informatie (en archiefbescheiden) neemt hiermee evenredig toe, zeker ook omdat we er met ‘googlen’ niet zijn. De wijze waarop de documentaire informatie primair geordend wordt, is cruciaal voor een goede organisatie van de documentaire informatiehuishouding in al haar aspecten. Anders gaan de voordelen van het digitaal werken mogelijk verloren. Bij het ontwerpen van een ordeningsstructuur spelen de volgende invalshoeken (niet uitputtend) een belangrijke rol: 

• de gebruikers in brede zin;
• kostenbesparing door snellere beschikbaarheid van relevante informatie en efficiëntere werkprocessen;
• verantwoordingsfunctie;
• kennismanagementfunctie;
• borgen cultureel erfgoed;
• technische mogelijkheden;
• consequenties voor het (functioneel) beheer.

Doel ordeningsstructuur
De ordeningsstructuur is in NEN-ISO 15489-termen het classificatieschema. Dit schema weerspiegelt de activiteiten van de organisatie waarvan het is afgeleid. Het is (gewoonlijk) gebaseerd op een analyse van de activiteiten van de organisatie. Dit systeem van ordening van (bedrijfs)activiteiten is een krachtig hulpmiddel bij het ondersteunen van de uitvoering van de primaire taken en het beheer van documentaire informatie. Het heeft als doel:

• het leggen van koppelingen tussen individuele documenten die gezamenlijk voorzien in een continue neerslag van wat er gedaan is;
• het ondersteunen in het terugvinden van alle documentaire informatie met betrekking tot een onderwerp, specifieke functie of activiteit;
• het bepalen van passende beveiliging en toegang voor verzamelingen documentaire informatie;
• het toekennen van recht op toegang aan gebruikers tot of op uitvoeren van activiteiten op een document of groepen documenten;
• het verdelen van verantwoordelijkheid voor beheer van specifieke groepen documenten;
• het bepalen van passende bewaartermijnen en passende overdrachts- of vernietigingsacties op documenten of groepen documenten.

Duurzaamheid ordeningsstructuur
Bij de inrichting van een digitale informatiehuishouding is een ordeningsstructuur met een duurzaam karakter noodzakelijk omdat anders de voordelen van het digitaal werken mogelijk teniet worden gedaan. De duurzaamheid wordt enerzijds bepaald door een niet tijdgebonden logica en anderzijds door een logisch herkenbare ordeningshiërarchie. Reden om de definitie en vaststelling van de ordeningssystematiek te baseren op een aantal inrichtingsprincipes, te weten:

• DMS/RMA is de bron voor de documentaire informatievoorziening;
• primaire processen staan centraal;
• systematiek moet aansluiten op belevingswereld (beleids)medewerker, politiek, burger, et cetera;
• ontsluiten van documentaire informatie gebeurt aan de bron (ontvangst/creatie); dat betekent maximalisering van over erving van metadata omdat handmatige ontsluiting op documentniveau in een digitale werkomgeving gewoon niet meer te behappen is;
• er moet voldaan worden aan archiefwet- en regelgeving;
• borgen samenhang informatievoorziening vindt plaats in relatie tot andere processen (financieel, personeel, planning en control, et cetera).

De keuzes die gemaakt worden zullen mede afhankelijk zijn van de relevante werkprocessen. Zo zal voor een gemeentelijke organisatie de zaaksgewijze ordening snel de voorkeur verdienen, maar dat zal voor een kennisintensief beleidsdepartement anders zijn. Uiteindelijk zal elk weloverwogen model werkbaar zijn, laat dat helder zijn, maar de consequenties op het gebied van bijvoorbeeld onderhoud en beheerslast zullen verschillend zijn.

De ordeningslogica
Een bedrijfsmatige methodiek gaat uit van een analyse van de bedrijfsfunctie(s). De Nederlandse norm voor Informatie- en archiefmanagement (NEN-ISO 15489) zegt hier het volgende over: Verzamel informatie uit documentaire bronnen en door middel van interviews; identificeer en documenteer elke bedrijfsfunctie, -activiteit en -transactie en stel er een hiërarchie van vast, dat wil zeggen een classificatiesysteem van taken, en identificeer en documenteer het verloop van de bedrijfsprocessen en transacties, waaruit ze bestaan.

Stap 1
De eerste stap in het proces is het identificeren van de bedrijfsfunctie of te wel de kerntaken van de organisatie. Bij een ministeriële organisatie als OCW worden de kerntaken omschreven als het inrichten en in stand houden van een stelsel voor onderwijs, cultuur en wetenschap. Anders gezegd: het adequaat verwezen lijken van de maatschappelijke en politieke doelstellingen op deze terreinen. Dit wordt vorm gegeven door middel van beleid om het stelsel aan te passen (wetgeving, regelgeving, afspraken, et cetera) en activiteiten om het stelsel goed te laten werken (voor lichting, handhaving, toezicht, et cetera). Om deze kerntaken te realiseren zijn er ook ondersteunende processen te onderkennen. Dat levert de volgende kerntaken op:

• Inrichten stelsel
• In standhouden stelsel
• Ondersteunende taken

Wat er binnen de kerntaken gedaan wordt laat zich, naar VBTB begrippen (Van Beleidsbegroting tot Beleidsverantwoording), vertalen naar twee inhoudsgerichte aspecten c.q. vragen:

1. Wat willen we bereiken: de (beleids)doelstellingen?
2. Wat gaan we daarvoor doen: de (beleids)resultaten? 

Figuur 1. Ordeningssystematiek DMS-RMA

Gerelateerd aan de kerntaken ontstaat de volgende hiërarchie:
Inrichten stelsel

• wat willen we bereiken: de (beleids)doelstellingen
  • wat gaan we daarvoor doen: de (beleids)resultaten

In stand houden stelsel

• wat willen we bereiken: de (beleids)doelstellingen
  • wat gaan we daarvoor doen: de (beleids)resultaten

Ondersteunende taken

• wat willen we bereiken: de (beleids)doelstellingen
  • wat gaan we daarvoor doen: de (beleids)resultaten

Deze fase levert een structuur op van inhoudelijke doelstellingen waar we als organisatie voor staan en de verantwoording die we daarover afleggen aan politiek en maatschappij.

Stap 2
Zodra benoemd is wat er gedaan moet worden, wordt in stap 2, geïnventariseerd hoe we het gaan doen: de operationele (werk)processen die leiden tot een of meerdere concrete resultaten: product, dienst en/of activiteit.

Figuur 2. Invalshoeken DMS-RMA

Operationele (werk)processen
De operationele (werk)processen zijn uitvoerend van aard. Dit betekent dat deze onder in de hiërarchie van de organisatietaken en doelen voorkomen. We spreken hier dus over dagelijks uit te voeren werkzaamheden, die een directe bijdrage leveren aan het te produceren product/dienst of activiteit. Hierin zijn een aantal fasen te onderkennen welke achtereenvolgens worden uitgevoerd: 

1. Agendering
2. Opdrachtverstrekking
3. Voorbereiden en vaststellen Plan van Aanpak
4. Uitwerken Plan van Aanpak
5. Uitvoeren en toezicht
6. Evalueren. 

Alle fasen zullen in de praktijk bestaan uit een of meerdere al dan niet geautomatiseerde werkstromen (processen en subprocessen).

Alles bij elkaar levert dat het hiërarchische schema als in figuur 1 op.
De operationele (werk)processen leveren zoals eerder gezegd een directe bijdrage aan de producten/diensten. De operationele processen zijn het variabele/dynamische deel in de ordeningsstructuur. Het resultaat van elke fase bestaat hiermee uit een of meerdere documenten en/of zaken. Concreet wordt een systematische ordening dus opgebouwd door het beantwoorden van twee vragen: 1 Wat doen we? en 2 Hoe doen we het? 

Hoe meer wij in staat zijn het variabele deel van de ordening (het hoe) te organiseren, te structureren en te standaardiseren, hoe hoger de efficiencywinst zal zijn met als resultaat dat de effectiviteit van de documentaire informatievoorziening toeneemt. 

Voorstelbaar is dat de hiervoor beschreven logica vragen oproept. Lezers worden van harte uitgenodigd te reageren.

wilrombout@solcon.nl

Wil Rombout is redactielid Od en werkzaam als beleidsmedewerker Bedrijfsvoering bij het ministerie van OCW.

¹ Het concept ECM is ontstaan doordat de markt brede en geïntegreerde oplossingen zijn gaan aanbieden voor het ontsluiten en beheer van de documentaire informatie. Denk hierbij onder andere aan: documentmanagement, recordmanagement, webcontentmanagement, workflowmanagement en geïntegreerde zoekfunctionaliteiten.