, 26 oktober 2018

Organisatieverandering Team Informatiebeheer

image for Organisatieverandering Team Informatiebeheer image Case

Parallel aan de veranderingen lopen er diverse andere interne ontwikkelingen, zoals de ’Vlaardingse Professional’. Dit is een ontwikkel- en opleidingstraject gericht op het vinden, herkennen, ontwikkelen en benutten van de talenten en competenties van de medewerkers in de organisatie.

Parallel aan de veranderingen lopen er diverse andere interne ontwikkelingen, zoals de ’Vlaardingse Professional’. Dit is een ontwikkel- en opleidingstraject gericht op het vinden, herkennen, ontwikkelen en benutten van de talenten en competenties van de medewerkers in de organisatie.

Shared values
Wat zijn de waarden die men in de organisatie deelt en waarmee men aangeeft wat de organisatie wil en waar deze voor staat?
Het Team Informatiebeheer binnen de gemeente Vlaardingen is een samenvoeging van de ‘sectie DIV’ (postregistratie/ postkamer) en een aantal decentrale archiefmedewerkers. In de periode 2012 tot en met 2016 waren de medewerkers bij verschillende afdelingen ondergebracht en was er een minimale onderlinge afstemming. Dat maakte ook dat er, volgens de huidige teammanager Furoz Ramanand, geen gedeelde visie was of gedeelde waarden waren op het vakgebied. “Achteruit kijken heeft niet zo veel zin, als je vooruit wil. Ondertussen is een organisatierapport opgesteld met actuele kaders en zetten we concrete stappen. Zo is in september de nieuwe archiefverordening vastgesteld en hebben we I-breed een veranderagenda opgesteld. Deze agenda geeft ons helderheid in onze te bereiken doelen en wordt gebruikt als gespreksdocument binnen de organisatie.”

Strategy
Welke doelen heeft de organisatie en hoe wil men deze bereiken?
Furoz vervolgt: “De basis van het organisatierapport is een overzicht van taken en verantwoordelijkheden van het Team Informatiebeheer. Wat is het doel van het team en op welke wijze wordt hieraan vorm gegeven. Het team is verantwoordelijk voor het ondersteunen van het primaire (en secundaire) proces om digitaal te kunnen werken en is verantwoordelijk voor het beheer van de gehele documentaire informatiehuishouding. Een voorbeeld is dat het handboek Vervanging is geactualiseerd, waarbij we ons nu richten op alle scanners van de gemeente.”

Structure
Hoe is de inrichting van de organisatie, qua taak verdeling, hiërarchie en coördinatie?
Het Team Informatiebeheer is een onderdeel van de afdeling I&FV (Informatie & Facilitaire Voorzieningen). De andere teams zijn IM (Informatiemanagement) en ICT. Samen met afdeling Middelen ondersteunen deze teams de gehele gemeente in haar processen. Inhoudelijk is er afstemming met het Stadsarchief, waarbij dit volgens Furoz onder andere handen en voeten krijgt in het SIO-overleg. “We hebben besloten om het SIO (Strategisch Informatie Overleg) op te starten, zowel op strategisch als op tactisch/operationeel niveau. Het eerste half jaar zal er maandelijks een overleg zijn op tactisch/operationeel niveau, waarbij er deelname is vanuit het Team Informatiebeheer, Informatie management en het Stadsarchief. De hoop is dat er na een half jaar voldoende basis is (zowel op relatie als op inhoud) om een eerste overleg op strategisch niveau te hebben, waarbij het gesprek onder andere zal plaatsvinden met de gemeentesecretaris en twee afdelingshoofden over ‘waardering en selectie’ in de brede zin van het woord.”
“In 2017 zijn we gestart om de interne werkprocessen in kaart te brengen en te actualiseren”, vervolgt Furoz. “In 2018 worden deze getoetst en wordt de koppeling gemaakt met de indicatoren. Nog dit jaar gaan we daarop monitoren en rapporteren.”

Profiel Vlaardingse professional
Profiel Vlaardingse professional

Staff
Hoe is het personeelsbeleid geregeld?
Met de nieuw opgestelde functieprofielen is er een goede basis gelegd om verder te bouwen aan het team. “Binnen de organisatie is een hoog bewustzijn om meer in control te willen zijn en het mooie hierbij aan ons team is dat we binnen een informele organisatie snel tot concrete acties kunnen komen. En met het eerder genoemde project ‘Vlaardingse Professional’ zie je dat er veel mogelijkheden zijn om je als medewerker verder te ontwikkelen.”

Systems
Welke processen en taken zijn er nodig om de producten en diensten te kunnen leveren?
“Binnen de gemeente Vlaardingen wordt, zoals bij alle overheidsorganisaties, gewerkt in meerdere systemen. Op zich is dat geen probleem, wel het feit dat er ten aanzien van informatiebeheer geen heldere afspraken zijn gemaakt. Waar sla je op basis van welke afspraken wat op? Hoe zorg je dat je voldoet aan de eisen ten aanzien van waardering en selectie?” Met het opstellen van informatiebeheerplannen ziet Furoz dat zaken inzichtelijk worden gemaakt.

Skills
Wat zijn de belangrijkste, onderscheidende vaardigheden van de organisatie?
Binnen de gemeente wordt geconstateerd dat de omgeving in hoge mate verandert en dat de gemeenteambtenaren hierin mee moeten bewegen. Er worden andere eisen aan de ambtenaar van vandaag gesteld dan tien jaar geleden. Furoz stelt: “Ook binnen het Team Informatiebeheer zetten we hier concrete stappen in. We ontwikkelen ons hierbij zowel op inhoudelijke vakkennis als op houding en gedrag. Als team weten we wel wat onze taak en verantwoordelijkheid is, maar de uitdaging is komend jaar om dat actief uit te dragen binnen de organisatie.”

Style
Hoe gedraagt men zich, hoe gaat men met elkaar om en wat is de manier van samenwerken?
Furoz sluit af met: “Zoals eerder aangegeven kent de gemeente Vlaardingen een informele cultuur en is er veel ruimte voor het oppakken van initiatieven. Dat maakt dat er veel gebeurt en geen dag hetzelfde is. Het is echt een organisatie in beweging.”

jeroen@jonkersenko.nl, Jeroen Jonkers is hoofdredacteur van Od


Noot

1 Het 7S-model is een managementmodel om een interne analyse te maken in de brede zin van het woord. Voor meer informatie over het 7S-model kun je onder andere terecht op https://www.manage mentgoeroes.nl/management-modellen/7s-model/ en het management modellenboek van Berenschot (ISBN 9061559286).