1 mei 2011

Over ezels en stenen…

image for Over ezels en stenen… image

Wie kijkt er nog van op? De ene na de andere overheidsorganisatie maakt bekend dat het niet is gelukt om een ICT project binnen budget en planning uit te voeren. Wouter Keller schreef in 2008 in een column dat hij durfde te stellen dat de helft van de selectie- en implementatietrajecten van document management systemen bij de overheid mislukken dan wel zwaar teleurstellen. Hebben we sindsdien veel geleerd? Het lijkt er niet op. We stoten ons nog steeds aan dezelfde stenen…

Wie kijkt er nog van op? De ene na de andere overheidsorganisatie maakt bekend dat het niet is gelukt om een ICT project binnen budget en planning uit te voeren. Wouter Keller schreef in 2008 in een column dat hij durfde te stellen dat de helft van de selectie- en implementatietrajecten van document management systemen bij de overheid mislukken dan wel zwaar teleurstellen. Hebben we sindsdien veel geleerd? Het lijkt er niet op. We stoten ons nog steeds aan dezelfde stenen…

De overheid is daarin overigens niet uniek, want in het bedrijfsleven gaat het evenmin zonder teleurstelling en extra kosten. Het is dus een breed probleem en zeker in tijden van economische crisis en bezuinigingen zijn vertraging en extra kosten erg ongewenst. Als er ergens een ‘need to change’ is, dan is het hier wel!

Ik begin me steeds vaker af te vragen hoe het toch steeds weer kan gebeuren. Hoe kan het dat het niet lukt om techniek af te stemmen op de organisatie? Is het de techniek? Of plannen we zo slecht en moeten we beter Prince2 gebruiken? Zijn we te ambitieus? Willen we te veel in te korte tijd? Van alles vast wel wat. Maar aan welke ‘knop’ moeten we draaien om het patroon van mislukking echt te doorbreken?

Ik vroeg tijdens een college informatiemanagement dat ik volgde aan de professor wat het antwoord van de wetenschap is op het verschijnsel dat grote ICT-implementaties mislukken. “Grote systemen verbieden” was kort gezegd het antwoord. Ik heb daarna begrepen dat je de omvang van systemen kunt uitdrukken in zogenaamde functiepunten en dat het faalkanspercentage stijgt bij een toename van het aantal functiepunten dat een systeem bevat. Tsja… er zal vast genoeg onderzoek naar zijn gedaan en in aanbestedingen zal het een handig aanknopingspunt zijn, maar naar mijn idee zit het probleem niet alleen daar.

Waar ik het toch vooral fout zie gaan, is in de samenwerking. Gewoon mensen die samen dingen voor elkaar moeten krijgen en daarin niet slagen. Ja, er gebeurt wel van alles, maar het is vaak niet gericht op hetzelfde doel. Iedereen maakt gebruik van onduidelijkheden in de organisatiestructuur om zijn of haar eigen doelstellingen te realiseren. We praten in vage termen en begrippen en willen geloven dat we het over hetzelfde hebben. Da’s fijn, want dan denken we lange tijd dat we goed bezig zijn. Gapende gaten tussen visie en praktijk waardoor je vooraf al kunt voorspellen dat het niet goed kan gaan. Ik kan nog wel even zo doorgaan, maar iedereen heeft vast eigen voorbeelden. Doen we daar niets aan, dan blijft alles hetzelfde gaan.

Het is eigenlijk heel simpel. Er hoeft maar één ding te veranderen. Eén ding waardoor het allemaal beter kan gaan, waardoor tijd en kosten worden bespaard. En dat ene ding is… gedrag. Iedereen een beetje en de ene soms wat meer dan de andere. Bijdragen aan datgene waarvoor je betaald wordt, iets beter luisteren naar je collega’s om een realistisch beeld te krijgen van de mogelijkheden, letten op het effect van je eigen gedrag op dat van anderen en kijken of je gedrag dan zinvol is in relatie tot het gezamenlijke doel. En oh ja… dat geldt ook voor het management of… juist voor het management zullen sommigen zeggen.

Is het dan echt simpel? Natuurlijk niet. Gedrag is on-uitanalyseerbaar en dus zeker niet eenvoudig effectief te maken. Maar ik geloof er in dat daar wel de kern van de oplossing zit. Doorbreek het patroon en verdiep je meer in je eigen en andermans gedrag. En dan nog kun je je stoten aan een steen. Maar minder snel aan dezelfde.

 

Twitter: @need2change_bv
www.need2change.nl

Michiel Rijneke is directeur van Need2change BV.