Wanneer staat de duurzame toegankelijkheid van de archieven echt in de spotlights? Op het moment van overbrengen. Begrijpelijk dus, dat de aandacht al snel naar dat moment uitgaat. Alleen gebeurt overbrengen pas 20 jaar nadat de archieven zijn gevormd. Veel te laat om nog aanpassingen aan de duurzame toegankelijkheid door te voeren, schrijft Suzi Szabó.
Bij het Nationaal Archief komen regelmatig de volgende vragen voorbij van overheidsorganisaties: als ik DUTO (duurzaam toegankelijke overheidsinformatie) toepas, voldoe ik dan aan de Archiefwet? En heb ik het dan goed geregeld voor overbrenging? Achter die eenvoudige vragen gaat een hele wereld schuil. Bij de rijksoverheid vindt er op het moment van overbrengen een wisseling van het zorgdragerschap plaats. Overbrengen is dus een formele aangelegenheid die gedegen moet gebeuren. De archiefinstelling toetst voor overbrenging of het archief duurzaam toegankelijk is. Ook helpt die de overbrengende partij om dat zo te krijgen. Logisch, dat archiefvormers hierbij zoeken naar zekerheid en bevestiging.
Druk verminderen
Zo’n 20 jaar na de creatie een archief alsnog DUTO maken is onhoudbaar. Archiefvormers en archiefdiensten zijn het eens dat archiveren by design nodig is. Want als je archiveren by design vanaf het begin toepast, hoeft het overbrengen zelf niet zo’n zware exercitie te zijn. De investering in archiveren by design helpt juist om de druk op het moment van overbrengen te verminderen. Door archiveren by design toe te passen, houdt een archiefvormer al rekening met overbrengen. Zoals de algemeen rijksarchivaris Afelonne Doek regelmatig zegt: ‘In de ideale wereld is digitaal overbrengen bijna een druk op de knop, omdat we vooraf alles al goed geregeld hebben.’ Deze visie past ook bij de verkenning die het Nationaal Archief samen met Justid uitvoert naar “vloeiend overbrengen”. Vloeiend overbrengen is digitale archieven incrementeel overbrengen in een reguliere stroom (mogelijk dagelijks of wekelijks) van kleiner volume. Dit in plaats van in bulk eens in de zoveel tijd.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 32: Archiveren by design. Lees hier verder
