10 juli 2013

Overvolle afdelingsschijven

image for Overvolle afdelingsschijven image

De problemen van het papieren tijdperk kennen we allemaal en we weten inmiddels na veel vallen en opstaan hoe ermee om te gaan. Zoals al zo vaak gezegd en geschreven (waar ik ook schuldig aan ben) brengt het digitale tijdperk nieuwe problemen met zich mee. Of, zoals ik het zou willen stellen, oude problemen in een nieuw digitaal jasje. De oplossingen hiervoor zijn niet door de afdeling DIV alleen op te lossen, maar er zal samengewerkt moeten worden met, u voelt hem al aankomen, ICT. Ook zo’n uitspraak die zo vaak herhaald is de afgelopen vijf à tien jaar.

De problemen van het papieren tijdperk kennen we allemaal en we weten inmiddels na veel vallen en opstaan hoe ermee om te gaan. Zoals al zo vaak gezegd en geschreven (waar ik ook schuldig aan ben) brengt het digitale tijdperk nieuwe problemen met zich mee. Of, zoals ik het zou willen stellen, oude problemen in een nieuw digitaal jasje. De oplossingen hiervoor zijn niet door de afdeling DIV alleen op te lossen, maar er zal samengewerkt moeten worden met, u voelt hem al aankomen, ICT. Ook zo’n uitspraak die zo vaak herhaald is de afgelopen vijf à tien jaar. Maar hoe gaan we dit nu concreet aanpakken? Hieronder wordt de casus van de vensterbankarchieven behandeld, een bekend probleem, opnieuw vormgegeven. U weet nog wel de vensterbanken vol met papier, archiefdozen en stof. Waar zijn deze gebleven?

Wantrouwig
In vroegere papieren tijdperken kenden we de zogeheten vensterbankarchieven. Stapels met papieren, in de zon op de vensterbank. Menig DIV’er en archivaris een doorn in het oog, want deze papieren stapels waren enkel voor de behandelend ambtenaar toegankelijk. Deze wist precies zijn weg door die stapels en DIV mocht hem vooral niet helpen met de archivering. De mogelijke, originele archiefstukken, tja, dat was een probleem voor latere zorg, aldus de behandelaar. Tenminste, zo ken ik de verhalen en u waarschijnlijk ook. Ik heb het nog nooit echt meegemaakt, maar dat komt omdat ik ‘pas’ vijf jaar meedoe in dit vakgebied. Dit wil niet zeggen dat ik het probleem niet ken, maar dan op een hele andere manier. Ik word wantrouwig als ik een afdeling in een organisatie oploop, waarbij ik a) geen papier zie liggen en b) zeker weet dat ze niet zijn aangesloten/ goed werken met het ingevoerde documentmanagementsysteem. In het kader van Het Nieuwe Werken heeft iedereen natuurlijk nog maar beperkte plankruimte, maar die plankruimte is vaak vervangen door iets anders, namelijk bits en bytes. Maar waar zijn deze bits, als de betreffende afdeling niet werkt met het DMS? ‘Waar wordt er gearchiveerd?’, is op dat moment de belangrijkste vraag. Hiervoor zijn, volgens mij twee antwoorden mogelijk: in de backofficeapplicatie (die vaak geen archieffunctionaliteit heeft) of op de afdelingsschijf. Een mogelijk derde antwoord is op USB-sticks of andere dragers die in een la slingeren, maar deze laat ik in dit artikel buiten beschouwing, omdat ik ervan uitga dat de collega wel de zekerheid wil dat zijn gegevens geback-upt worden.

Grootverbruikers
Een tweede manier om het probleem van de digitale vensterbankarchieven te signaleren is naar de ICT-afdeling gaan, of dat deze naar u toekomt. Vooral voor het opslaan van veel informatie op de afdelingsschijf kan hier inzichtelijk worden. Hier kan men vaststellen welke gebruiker/ afdeling de grootverbruiker is. Ook kan gekeken worden naar bepaalde mappen op de gezamenlijke schijven: welke zijn extreem groot? En dan begint het uitzoekwerk: waar zitten de dubbelingen tussen de afdelingsschijven en het DMS? Vaak is dit al te zien aan de naam van de mappen en uw kennis van wat er allemaal is opgeslagen in het DMS.
Maar moet er ook onderzocht worden hoe de relatie is tussen de grootte van de afdelingsschijf of de opslag in de backoffice en het al dan niet goed gebruiken van het DMS? Mijn hypothese is dat hoe groter de afdelingsschijf, hoe kleiner het juiste gebruik van het DMS. Deze hypothese kunt u in uw eigen situatie toetsen, mocht deze kloppen dan kunt u, naar mijn idee, samen met een afgevaardigde van ICT met een afdelingshoofd om de tafel gaan zitten om aan te geven wat het probleem is:

  • De afdelingsschijf raakt overvol; dit geeft extra kosten en kan ervoor zorgen dat de capaciteit van het netwerk onvoldoende is. (punt voor ICT)
  • Het netwerk van de gemeente kan trager worden, omdat informatie over de verkeerde lijnen wordt geraadpleegd. (punt voor ICT)
  • Er wordt dubbel werk verricht, zowel in het DMS als op de afdelingsschijf of de backoffice wordt mogelijk dezelfde informatie geregistreerd en opgeslagen. Mogelijk worden documenten zelfs twee keer gescand.
  • De afdeling werkt mogelijk niet met de juiste informatie, versiebeheer moet wel heel strak zijn ingericht in de backoffice en de afdelingsschijf. En de medewerkers moeten zich aan de afspraken van het versiebeheer houden.
  • Informatie is mogelijk voor onbevoegden makkelijk toegankelijk, zonder dat er controle plaatsvindt wie wat geraadpleegd en gewijzigd heeft.
  • Informatie kan gemakkelijk verwijderd worden, door ICT bijvoorbeeld die de afdelingsschijven automatisch jaarlijks schoont waardoor de oudste data verloren gaan. Of door een ijverige medewerker die de backoffice van gesloten zaken gaat schonen, terwijl de bewaartermijn nog loopt. Bij een mogelijke heropening, bezwaar of fraudeconstatering is het niet meer mogelijk om het complete dossier te raadplegen.
Een voorbeeld uit de praktijk
Een afdeling die regelmatig dossiers opvroeg bij DIV wilde een betere scanner op de afdeling. Deze werd door de afdeling Facilitaire Zaken gekocht en geïnstalleerd door ICT. DIV was tevreden over de samenwerking met de afdeling, uitgeleende dossiers werden altijd dezelfde week of dag nog retour gebracht. Nergens werd de vraag gesteld waarom deze afdeling een nieuwe scanner wilde. Als dit wel was gebeurd, dan was het antwoord geweest: wij scannen de dossiers, zodat we ze per mail in de mailbox krijgen en ze vervolgens op de afdelingsschijf kunnen plaatsen. Dan hebben wij daar namelijk het hele dossier compleet. Er werd dus gearchiveerd en gewerkt vanuit de afdelingsschijf, zonder rekening te houden met dubbelingen, autorisaties (wie mag deze dossiers zien) en tijdige vernietiging. Ook werd er door de afdeling zelf niet stil gestaan bij het versiebeheer, waardoor ze eigenlijk altijd lang moesten zoeken naar de juiste versie van een document.
Had u dit gesignaleerd?

Oplossingen
Als het probleem helder is geworden bij de afdeling, dan kan gezocht worden naar gezamenlijke oplossingen, bijvoorbeeld:

  • Training in het juiste gebruik van het DMS. Wat staat daar al digitaal in, wat moet er extra geregeld worden, zodat het makkelijk is voor de afdeling om ermee te gaan werken?
  • Hoe is de autorisatie op de afdelingsschijf of in de backoffice geregeld? Hierbij kan ICT ervoor zorgen dat de afdelingsschijf beveiligd wordt. Indien het een backofficeapplicatie betreft, kan de applicatiebeheerder naar de autorisaties kijken.
  • Inventariseer wat er nu waar staat, wat er vanuit de backoffice of afdelingsschijf naar het DMS geconverteerd moet worden. Wat is op dit moment het meest complete dossier en ga van daar uit werken, maar gooi niets weg voordat u zeker weet dat het in een geborgde omgeving staat.
  • Maak duidelijke afspraken met DIV, ICT en de afdeling wanneer de digitale vensterbankarchieven geschoond zijn.
  • Geef aan waar DIV en ICT de afdeling kan helpen met het verminderen van de werkdruk. Er wordt namelijk werk overgenomen door ondersteunende afdelingen, waardoor de specialist zich aan zijn werk kan wijden.

Deze oplossingen zijn niet uitputtend, en als dit gedaan is, is er ook geen garantie dat er nu wel op de juiste manier gewerkt wordt. Maar op het moment dat de afdelingsschijven of de opslag in de backoffice weer begint te stijgen, kan ICT een seintje geven aan de afdeling Informatiebeheer; het wordt dan misschien weer tijd voor een herhaalbezoekje?

a.adema@gmail.com, Anemieke Adema is redactielid Od.