1 mei 2009

Papieren facturen verdwijnen

image for Papieren facturen verdwijnen image

De regels voor het elektronisch factureren zijn begin dit jaar aan zienlijk eenvoudiger geworden.1 Een elektronische factuur moet aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als waaraan ook papieren facturen moeten voldoen. De factuur moet ‘authentiek en integer’ zijn; de belastingdienst moet de factuur kunnen controleren. En de bewaar termijn is, net als voor een papieren factuur, zeven jaar. Verschil is, dat een afnemer akkoord moet gaan met een elektronische factuur. Hij is niet verplicht die te accepteren.

De regels voor het elektronisch factureren zijn begin dit jaar aan zienlijk eenvoudiger geworden.1 Een elektronische factuur moet aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als waaraan ook papieren facturen moeten voldoen. De factuur moet ‘authentiek en integer’ zijn; de belastingdienst moet de factuur kunnen controleren. En de bewaar termijn is, net als voor een papieren factuur, zeven jaar. Verschil is, dat een afnemer akkoord moet gaan met een elektronische factuur. Hij is niet verplicht die te accepteren. Maar als hij de factuur zonder commentaar betaalt, dan mag worden aangenomen dat hij ermee instemt.

Op grote schaal
De overheid – Rijk, provincies, gemeenten – gaat geleidelijk aan van leveranciers verlangen dat zij hun facturen elektronisch indienen. In het convenant dat op 7 april werd gesloten tussen overheid en bedrijfsleven ligt vast dat in 2010, tien procent van alle facturen digitaal wordt ontvangen. “Wij zitten nu op één à twee procent dus het moet nog wel een tandje hoger”, zegt projectleider Rex Arendsen bij deze gelegenheid. Maar er zijn al veel goede voorbeelden. Ede ontvangt volgend jaar vijftig procent van haar facturen digitaal.
Randstad heeft met onder andere de Belastingdienst en de gemeen te Utrecht afspraken gemaakt over elektronisch factureren. Ook met verschillende grote softwareleveranciers – onder anderen Centric en SAP – zijn afspraken gemaakt.
“Nederland kan ook met elektronisch factureren best voorop lopen”, betoogt Han Gerrits, hoogleraar innovatie aan de VU. Nederland staat met innovatieve ICT-toepassingen en -design aan de top. Met elektronische factureren is heel veel geld te besparen, maar voor waarde is dat dit op grote schaal gebeurt. Daarvoor is een standaard nodig, en die is er: vooralsnog is dat UBL,2 maar die staat niet in de weg aan de uiteindelijke acceptatie van UN/CEFACT3 als standaard. Het Forum Standaardisatie adviseerde hierover positief. Alle partijen die bij het facturatieproces zijn betrokken kunnen zich daar naar richten: de leverancier, de softwareontwikkelaar, de serviceprovider, de ontvanger, de controleur.

Voorbeeld voor het bedrijfsleven
Namens het kabinet onderstreepte staatssecretaris Bijleveld – verantwoordelijk voor de e-overheid – het belang van elektronisch factureren. “De (elektronische) overheid wil graag een launching customer zijn, een voorbeeld voor het bedrijfsleven. Op jaarlijks tien miljoen facturen bespaart de overheid uiteindelijk driehonderd miljoen euro; bedrijven sturen elkaar vier- à vijfhonderd miljoen facturen per jaar, dus daar kunnen de besparingen nog veel groter zijn. Bovendien spaart elektronisch factureren het milieu: veertigduizend voetbalvelden vol met bomen hoeven niet te worden gekapt voor papieren facturen aan de overheid.
Het kabinet is ervan overtuigd dat elektronisch factureren zal door breken. Er is een standaard voor, het is eenvoudiger geregeld, er worden geen zwaardere eisen aan gesteld, de software is betrouw baar en controleerbaar en de besparingen tikken flink aan. Wettelijke dwang is daarom niet nodig. VNO-NCW voorzitter Wientjens sprak de hoop en de verwachting uit dat de overheid elektronische facturen sneller zal betalen. De betalingsdiscipline van de overheid kan best nog wat beter. Dat kan de liquiditeitspositie van bedrijven die van overheidsopdrachten afhankelijk zijn, versterken.
Met de papieren factuur verdwijnt weer een document uit het zicht van de documentaire informatievoorziening. De factuur gaat uit eindelijk geheel op in het elektronisch betalingsproces. Een nieuwe uitdaging om ervoor te zorgen dat daar niettemin de juiste ‘documentaire’ neerslag van plaatsvindt, aan de hand waarvan dat proces kan worden gereconstrueerd en verantwoord…

 

kees.duijvelaar@vng.nl


1 Staatscourant nr. 32, 12 februari 2009.

2 UBL staat voor Universal Business Language.

3 UN/CEFACT staat voor United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business.