, 20 december 2012

Papierloos werken in Heerde

image for Papierloos werken in Heerde image Case

Eerder waren er pogingen om digitaal te werken. Vanaf 2002 werden diverse apparaten getest, zoals een Sony Ericsson P800, de eerste e-ink ereaders en tablet-pc’s, en nu dan een grotendeels gelukte realisatie met de iPad. De iPad komt dicht in de buurt van de in een grijs verleden gebruikte fysieke agenda, waarin al het materiaal redelijk handzaam meegenomen kon worden, waaronder dubbelgevouwen vergaderstukken.

Eerder waren er pogingen om digitaal te werken. Vanaf 2002 werden diverse apparaten getest, zoals een Sony Ericsson P800, de eerste e-ink ereaders en tablet-pc’s, en nu dan een grotendeels gelukte realisatie met de iPad. De iPad komt dicht in de buurt van de in een grijs verleden gebruikte fysieke agenda, waarin al het materiaal redelijk handzaam meegenomen kon worden, waaronder dubbelgevouwen vergaderstukken. Die dikke agenda bevatte de meest uitgebreide inhoud, inclusief een mindmapsysteem, notitievellen, rekenvellen, plattegronden van de grote steden en soms privé-foto’s van het thuisfront.

Voorwaarden om mee te doen
De iPad bevat alle onderdelen van die dikke agenda, inclusief nog een aanzienlijke hoeveelheid extra’s, zoals LinkedIn, Facebook, Twitter en alle online geplaatste foto’s. Dat alle onderdelen steeds gesynchroniseerd worden met de cloud is al vanzelfsprekend. De papieren agenda deed dat niet. In 2011 zijn organisatiebreed iPads verstrekt ten behoeve van de pilot ‘Papierloos werken’ voor de ambtelijke organisatie van de gemeente Heerde. Iedereen kon meedoen, onder de volgende – strenge – voorwaarden:

  • Er worden geen ‘ouderwetse’ kantoorbenodigdheden meer gebruikt.
  • Er geldt een verbod op het printen van stukken (een code op de kopieermachines verhindert het printen).
  • Leegruimen van bureaus, kasten en ladeblokken is verplicht (tot maximaal een meter kastruimte).

De meer in het algemeen geldende doelen op het vlak van doelmatigheid, doeltreffendheid en duurzaamheid kunnen voor de pilot geconcretiseerd worden. De pilot definieert de volgende doelen:

  1. Spoor de belemmeringen voor papierloos werken op: procesmatige, organisatorische, technische en persoonlijke (cultuur).
  2. Controleer of de voorspelde besparingen in papier, inkt, printkosten en kantoorbenodigdheden voldoende zijn voor de geplande investering.
  3. Verzamel inzichten ten behoeve van de organisatiebrede implementatie van papierloos werken.

30% van de medewerkers was bereid aan de pilot mee te doen. Interessant is dat de griffie en het managementteam voor 100% meededen, dat de groep boven de 55 dit liever aan zich voorbij liet gaan en de groep 32 tot 38 jaar ook een erg lage deelname liet zien. Ook een bijzondere constatering bleek dat hoe lager in rang, hoe minder enthousiast men was om mee te doen. De raad (een vijftal raadsleden) heeft ook meegedaan met de pilot, maar werkt liever nog even hybride, wat heeft geleid tot een doelstelling voor de nieuwe gemeenteraad om over te gaan tot digitaal vergaderen.

Een nieuw kantoorconcept
Uiteraard kost het wat om een groot aantal iPads aan te schaffen. Deze worden echter bekostigd uit een daling van de budgetten voor facilitaire zaken (papier, printkosten, kantoorbenodigdheden). Op dit moment blijkt dat papierloos werken budgettair neutraal ingevoerd kan worden. Een gratis bonus is de winst in doelmatigheid (uren), effectiviteit, kwaliteit en duurzaamheid. Is het papier echt afgenomen? Berekening over 2012 laat een afname zien van 70% ten opzicht van 2011. Kantoorbenodigdheden worden bijna niet meer gekocht. De iPads worden in drie jaar afgeschreven en de kapitaallasten worden terugverdiend.
De resultaten van de pilot zijn gedeeld met medewerkers en met bestuur, waar ook van ‘Yammer’ gebruik is gemaakt. Het papierloos werken blijkt mee te vallen, evenals het terugdringen van papiergebruik. De iPad wordt voor deze pilot als gunstig beoordeeld.
Een enkele keer lijkt hybride werken handiger, zeker wanneer tegelijkertijd met meerdere documenten gewerkt moet worden. Als oplossing wordt gedacht aan beamers, smartboards of een extra apparaat. Voor het hybride vergadercircuit lijkt afdwingen een optie om papierloos te werken.
Een nieuw kantoorconcept, werkplek 3.0, is een richting waarin gedacht wordt, waarbij de medewerker de beschikking krijgt over een op de functie toegesneden uitrusting, maar geen vaste werkplek heeft (geen ladeblok, geen vaste pc en geen vaste telefoon).
De iPad geeft een groot aantal voordelen en biedt de mogelijkheid gebruik te maken van een groot aantal doelmatige apps, zoals Daily Notes, iThoughts, wettenbundels, enzovoorts. Die mogen gebruikt worden, zoals de verplichte vergader app in ieder geval gebruikt wordt.
Niet alles met een iPad is probleemloos, al zijn sommige problemen luxeproblemen, maar Heerde (en Hattem/Oldebroek) realiseren zich nog wel het probleem van beveiliging. Om dat op te lossen is een nieuw ICT-architectuurconcept van belang. Dit zal een flinke investering en een implementatietraject vergen, waar de gezamenlijke iDienst van de drie gemeenten mee aan de slag is.

De kracht van digitalisering
De evaluatie van de pilot stelt dat alle investeringen in het papiervrij maken van de werkprocessen, de digitale archivering en het ontsluiten van (basis)registraties alleen rendement heeft als het ook volledig in digitale vorm wordt aangenomen, verwerkt en doorgezet. Hybride werken is uit den boze. Doelmatigheidswinst verdampt als bij elke processtap een werkkopie wordt gemaakt en weer vernietigd. Het gaat helemaal mis als een papieren kopie wordt gescand en er als het ware een digitale fotokopie wordt gemaakt. Hierbij gaat de inhoud immers verloren. De kracht van digitalisering zit in de samenhang en eenvoud van databases en workflow; in de betrouwbaarheid en eenduidigheid van die éne bron. Digitaliseren maakt het delen van informatie erg gemakkelijk in tegenstelling tot werken met papier. De enorme winst die hier geboekt kan worden, dwingt welhaast tot papierloos werken.
Een randvoorwaarde voor het slagen van digitalisering is het direct kunnen werken aan de digitale brondocumenten, waarbij betrouwbaarheid alleen dan gegarandeerd is als er geen alternatieve versies rondslingeren.
Wat in Heerde nog moet gebeuren om volledig digitaal te werken is de invoering van de digitale handtekening en de daarmee samenhangende digitalisering van de uitgaande poststroom. Nu wordt nog op afdelingen geprint en dat is over drie maanden ook afgelopen. Dan zijn we dichtbij een situatie waarin één scanner bij de inkomende post en één printer voor de uitgaande post volstaat.

Nieuwe doelstellingen
De geslaagde pilot zal worden uitgebreid naar een programma met concreet gedefinieerde doelstellingen:

  1. Gegevens in beeld
    De laatste hand leggen aan de koppelingen tussen de centrale registraties en de pakketten Squit, GWS, WOZ, Verseon. Het centraliseren van de laatste decentrale gegevensbestanden en individueel gebruikte ‘lijstjes’.
  2. Digitaliseren stukkenstroom
    Verdere verbeteringen in het automatisch scannen en het maken van koppelingen tussen en binnen specifieke workflowpakketten. De genoemde digitalisering van de uitgaande poststroom.
  3. Digitalisering van het besluitvormingproces
  4. Werkplek 3.0
    Hier gaat het om een integrale visie op wat een medewerker minimaal nodig heeft enerzijds en wat er aan type werkplekken nodig is anderzijds.
  5. Updaten kantoorautomatisering
    Nodig is een samenhangend geheel van software die gemakkelijk met elkaar te verbinden en zonder maatwerk te integreren is in het applicatielandschap.
  6. Digitale competentieladder
    Omdat alles afhangt van de gebruiker/medewerker is continue training en scholing nodig. De competentieladder bepaalt per functie wat nodig is per medewerker en hoe deze dus getraind moet worden.

http://ronzwart.com/, Ron Zwart is manager Bedrijfsmiddelen bij de gemeente Heerde.