1 oktober 2009

Postportaal Delfland

image for Postportaal Delfland image

Het Hoogheemraadschap van Delfland is een organisatie die zich primair bezighoudt met waterbeheer, waterkwaliteit en waterkeringen. Met deze drie kerntaken kan Delfland integraal waterbeheer uitvoeren. Delfland is een van de 27 waterschappen die ons land telt. Het zorggebied is 41.000 hectare, maar de intensiteit van mensen en bedrijven is zeer groot. Op die 41.000 hectare wonen en werken bijna 1,4 miljoen mensen en zijn er ongeveer 40.000 bedrijven gevestigd, waaronder intensieve glastuinbouw.
Glastuinbouw vereist specifieke aandacht van het waterbeheer.

Het Hoogheemraadschap van Delfland is een organisatie die zich primair bezighoudt met waterbeheer, waterkwaliteit en waterkeringen. Met deze drie kerntaken kan Delfland integraal waterbeheer uitvoeren. Delfland is een van de 27 waterschappen die ons land telt. Het zorggebied is 41.000 hectare, maar de intensiteit van mensen en bedrijven is zeer groot. Op die 41.000 hectare wonen en werken bijna 1,4 miljoen mensen en zijn er ongeveer 40.000 bedrijven gevestigd, waaronder intensieve glastuinbouw.
Glastuinbouw vereist specifieke aandacht van het waterbeheer.
Daarbij ligt het gebied van Delfland ook nog ver beneden de zee spiegel, zodat er onder andere aan waterkeringen en goede water opvang hoge eisen worden gesteld.

Innovatie
Al die nieuwe eisen zorgen ervoor dat het ambtelijk apparaat, en haar omgeving, steeds moeten nadenken over nieuwe mogelijk heden. Nieuwe ideeën, die moeten leiden tot nieuwe realisaties, zijn broodnodig. Delfland moedigt daarom de medewerkers aan om ideeën in te dienen en stimuleert zo een omgeving voor innovatief en creatief denken.
De ideeën moeten voorstellen zijn tot verbetering van, vernieuwing voor of verhoging van de efficiency in de organisatie.

Zou dat ook iets zijn voor een DIV-innovatie?

Het hoofd DIV, Karel van de Vugt, vond en vindt van wel en meldde direct zijn idee aan bij de innovatiegroep. De innovatiegroep, bestuur en ambtelijk management, is met alle ingediende ideeën aan de slag gegaan. En verrassend genoeg, niet voor DIV overigens, kreeg DIV een nominatie voor haar innovatie-idee, het Postportaal.
Een mooi resultaat, want elk idee werd onder meer getoetst op:

  • uniek karakter;
  • toepasbaarheid voor Delfland;
  • duidelijke argumentatie;
  • het speelveld van Delfland;
  • ‘houdbaarheid’ (ideeën moeten na afronding voor onbepaalde tijd zichtbaar en raadpleegbaar zijn).

Een rij voordelen
Wat is dan het Postportaal Delfland volgens Van de Vugt. Een postportaal is een nieuwe manier van informatie-uitwisseling, die veel sneller, beter en goedkoper is dan de huidige wijze waarop met documenten om wordt gegaan.
Volledig ingericht is het een compleet, virtueel en centraal opslag en terugzoeksysteem, waar het interne ambtenarenapparaat, het bestuur en belanghebbende derden op een geautoriseerde wijze de digitale informatieobjecten veilig kunnen uitwisselen.
Een dergelijk postportaal bestaat nog niet echt, maar met wat beperkte investeringskosten is het eenvoudig te maken, waarbij de voordelen evident zijn:

  • het vinden van informatie wordt gemakkelijker;
  • het uitwisselen van informatie kan zeer snel;
  • een postportaal kan Delfland professioneel, kostenbewust en veilig laten communiceren;
  • het kan zorgen voor een flinke kostenbesparing bij Delfland én haar relaties;
  • het ondersteunt en stimuleert samenwerken;
  • alle relevante documenten zijn direct beschikbaar;
  • het biedt eenmalige automatische gegevensopslag met versiebeheer;
  • de investeringskosten zijn beperkt; Delfland heeft al een aantal belangrijke ingrediënten (bijvoorbeeld Sharepoint) en ‘know how’.

Een mooie rij voordelen, die duidelijk maakt dat een postportaal innovatief is en geschikt voor Delfland en al haar relaties.

Od oktober 2009, blz. 24
De DIV-kraam.

Files bij de DIV-kraam
De innovatieve ideeën moesten natuurlijk getoond kunnen worden in een door de innovatiegroep georganiseerde middag. Alle creatieve oplossingen kregen een marktkraam ergens in het centrale deel van het gebouw, waar ze zouden worden beoordeeld door een professionele jury (met onder andere de wereldbekende trendwatcher Adjiedj Bakas) en de collega’s (voor de publieks prijs). Een hoge opkomst en een door DIV slim in elkaar gezet spel, met de mogelijkheid een prijs te winnen, veroorzaakten files bij de DIV-kraam. 

Het postportaal kon nog niet als zodanig worden getoond, maar een fysieke afbeelding met uitleg moest de verbeelding van de bezoekers aan het werk zetten. U ziet op de foto de marktkraam en de uitgestalde fysieke uitbeelding van het postportaal. Iedere bezoeker mocht uit de documentenbak een digitaal document (in de vorm van een bal) van een bepaalde grootte oppakken en via een vernuftig buizenstelsel (hoge snelheidverbinding met de centrale opslag) trachten dit te laten opnemen in het postportaal.
Een enkeling pakte een flink bestand van meer dan 50 Mb uit de bak met als gevolg dat het ‘bestand’ niet gemakkelijk opgenomen werd in het postportaal. Het lukte natuurlijk wel, want het is ook een van de doelstellingen van een postportaal alle documenten in alle formaten en groottes centraal beschikbaar te hebben en te houden voor intern en eventueel extern gebruik.
Nadat het document in het postportaal was opgenomen kon de bezoeker (de informatiedeler) in het postportaal grabbelen naar een ‘SMART-doosje’, een doosje Smarties, waarop een documentnummer afgedrukt stond. Dat nummer kon recht geven op een prijs, maar de bezoeker moest dan wel op de eigen werkplek het DMS raadplegen. Voor nieuwe DMS-gebruikers was soms even een belletje naar DIV nodig, maar in de meeste gevallen lukte het prima het PDF(A-1b)-document te tonen met de tekst ‘Gewonnen’ of helaas ‘Verloren’. 

De hoofdprijs heeft het innovatieve idee postportaal niet gewonnen, want die ging naar het project Digitale Mutatiesignalering, waarmee Delfland een miljoen euro zou kunnen besparen. 
Toch zijn er twee belangrijke doelstellingen bereikt. Ten eerste dat iedere Delflander weer op een positieve wijze in aanraking is gekomen met het DMS (ieder kreeg behalve het doosje Smarties ook de DMS-handleiding) en ten tweede dat het postportaal zodanig serieus wordt genomen, dat daadwerkelijk kan worden begonnen met de implementatie ervan.

hvanrijn@gmail.com