De investeringen in een DMS/zaaksysteem worden over het algemeen mede gerechtvaardigd door de visie dat het nodig is de documentstromen en archivering voor de hele organisatie op orde te krijgen in één universele oplossing. Toch wordt projectarchivering nogal eens op amateuristische wijze uitgevoerd en blijft het projectarchief (grotendeels) buiten het DMS/zaaksysteem. Dat is een gevaar omdat overheidsorganisaties juist bij projecten flinke risico’s kunnen lopen door gebrekkige archivering, ook in financieel opzicht.
De investeringen in een DMS/zaaksysteem worden over het algemeen mede gerechtvaardigd door de visie dat het nodig is de documentstromen en archivering voor de hele organisatie op orde te krijgen in één universele oplossing. Toch wordt projectarchivering nogal eens op amateuristische wijze uitgevoerd en blijft het projectarchief (grotendeels) buiten het DMS/zaaksysteem. Dat is een gevaar omdat overheidsorganisaties juist bij projecten flinke risico’s kunnen lopen door gebrekkige archivering, ook in financieel opzicht.
Archiveren van projecten
Projecten zijn moeilijk goed te archiveren. Dat komt onder meer doordat bij projecten sprake is van activiteiten en organisatievormen van tijdelijke aard. Bovendien is in veel projecten sprake van participatie uit verschillende organisaties. Dat kunnen naast publieke organisaties ook private partijen zijn. Doordat in een project mensen uit verschillende werktradities samenkomen, worden regelmatig eigen werkvormen gekozen. Dat geldt ook voor de werkvormen rond documentontsluiting en archivering. De rol van de projectleider of projectsecretaris is hierin meestal bepalend. Deze kiest bijvoorbeeld voor opslag in een mappenstructuur op een netwerkschijf, of voor ouderwetse opslag in ordners of juist voor heel moderne opslag op een cloudserver. Niet zelden wordt een combinatie van dergelijke werkvormen voor archivering gehanteerd. Ook voor de ontsluiting van documenten en dossiers worden dan heel eigen criteria en lijsten bedacht, waarvan de gegevens bijvoorbeeld worden opgeslagen in spreadsheets. Met een dergelijke werkwijze lukt het projectmedewerkers meestal nog wel gedurende de loop van het project de noodzakelijke documenten met enige moeite boven water te halen, maar voor langetermijnarchivering zijn dergelijke archieven ongeschikt. Het gevolg is dan dat achteraf alsnog archiefdossiers gevormd moeten worden.
Hier gaan we kijken of het DMS/zaaksysteem een oplossing kan bieden zowel voor de medewerkers in het project als voor de archivering op de lange termijn.
Zaakgericht werken bevindt zich in veel overheidsorganisaties nog in een uitrolfase. De systemen zijn wel bedoeld voor organisatiebrede implementatie, maar bij de uitrol van zaakgericht werken is meestal eerst gekeken naar de relatief eenvoudig te beheersen cyclische processen zoals vergunningverlening. Dat is heel begrijpelijk omdat organisaties met quick wins de voordelen van zaakgericht werken duidelijk willen maken. Projecten hebben te maken met complexere, niet-cyclische processen die zich lastiger laten beheersen. Dat het systematisch onderbrengen van projecten in een DMS/zaaksysteem zinvol is, staat buiten kijf. Dat er belemmeringen moeten worden overwonnen ook. Laten we eens kijken waaruit die belemmeringen bestaan en hoe ze weggenomen kunnen worden.
Inrichting van het DMS/zaaksysteem
Om te beginnen hebben projecten zelf unieke registratiekenmerken nodig. Die komen niet naast maar bovenop de zaakgegevens. Kenmerkend voor een DMS/zaaksysteem is het onderscheid van zaaktypen. Dat verandert niet met het geschikt maken van het DMS/zaaksysteem voor projectarchivering. Zaaktypen zijn vaak afkomstig uit een zaaktypencatalogus of een documentair structuurplan dat generiek voor een bepaald type overheidsorgaan is ontwikkeld, bijvoorbeeld voor gemeenten of waterschappen. Sommige organisaties houden strak vast aan de bestaande catalogus, andere vullen ze aan met eigen zaaktypen of passen bestaande zaaktypen op details aan. Omdat de handelingen voor projecten in veel opzichten niet verschillen van andere handelingen die door organisaties moeten worden uitgevoerd, zijn veel zaaktypen direct toepasbaar op projecten. Sommige zaaktypen komen zelfs voor bij elk project zoals ‘het vaststellen van een begroting’. Andere zaaktypen komen alleen bij bepaalde projectsoorten voor. Omdat zaaktypen normaal gesproken in vrij algemene termen beschreven zijn, zullen er meestal nauwelijks extra zaaktypen nodig zijn voor projecten.
Voor projecten zijn, zoals gesteld, wel termen nodig die het project typeren, zodat alle zaken binnen een project met één zoekvraag gevonden kunnen worden. De belangrijkste typering is natuurlijk de projectcode. Meestal is die gekoppeld aan een nummer uit een organisatiebegroting. Sommige projecten zijn zo omvangrijk dat er gewerkt wordt met deelprojecten, bijvoorbeeld begrensd naar locatie of tijd. Het is dan verstandig om dergelijke deelprojecten ook te onderscheiden in het DMS/zaaksysteem.
Documenttypen zijn een belangrijk middel om snel documenten in een zaak te onderscheiden. Als een organisatie werkt met een methode voor projectmanagement, worden daarin documenttypen gebruikt die specifieke functies hebben binnen een project. Zo heeft de bekende methode Prince2 documenttypen als PID (Project Initiatie Document) en Highlight Report. Om de projectarchivering goed te laten aansluiten bij het projectmanagement is het belangrijk dergelijke documenttypen herkenbaar onder te brengen in het DMS/zaaksysteem. Dat geldt in het bijzonder voor documenttypen die van belang zijn in de fasering van een project, zoals ‘audit rapport’. Acceptatie van een ‘audit rapport’ betekent dat een project is afgerond. Voor het archief betekent dit dus ook dat het projectarchief afgesloten kan worden en dat de bewaartermijn ingaat.
Toegang tot het DMS/zaaksysteem
Zoals gezegd zijn er veel projecten waarbij verschillende partijen betrokken zijn. Als een organisatie archiefvoerder is voor zo’n project, dient zich een belangrijke hobbel voor het archiveren in het DMS/zaaksysteem aan. Dat is het integraal toegankelijk maken van het systeem voor alle projectmedewerkers, ook de externe. Ik besef dat dit in veel organisaties het regelen van toegangsrechten lastig is.
Traditioneel zijn de toegangsrechten veelal georganiseerd langs de lijnen van de organisatiehiërarchie. Medewerkers krijgen van de systeembeheerder alleen toegang tot bepaalde delen van het computernetwerk als zij daar vanuit hun functie recht op hebben. Binnen het DMS/zaaksysteem worden rechten eveneens bepaald aan de hand van functies van medewerkers. Voor externe medewerkers die op locatie werken wordt dan een uitzondering gemaakt en wordt als het ware een virtueel plaatsje in de organisatiehiërarchie ingeruimd. Maar veel projectmedewerkers zullen niet of nauwelijks op de locatie aanwezig zijn en ook van buitenaf moeten kunnen raadplegen en muteren in het DMS/zaaksysteem. Vanwege het grote belang moet die externe toegang tot het DMS/zaaksysteem voor projectmedewerkers er gewoon komen.
Begeleiding bij het gebruik van het zaaksysteem
Als projectmedewerkers wel toegang hebben, kunnen ze in eerste instantie twijfelen aan nut en noodzaak van een DMS/ zaaksysteem. Dat heeft dan te maken met de onbekendheid met zo’n systeem. Daaraan valt eenvoudig iets te doen. Degene die binnen het project de verantwoordelijkheid heeft voor het informatiebeheer zal het voortouw moeten nemen in instructie en begeleiding van de projectmedewerkers in het gebruik van het DMS/zaaksysteem. Het echte vertrouwen zal pas komen als de voordelen van het systeem blijken.
Benadruk dat alleen het DMS/ zaaksysteem het echte archief bevat en mag bevatten, maar doe niet te krampachtig als medewerkers daarnaast een schaduwverzameling bijhouden. Die verdwijnt vanzelf als blijkt dat het archief vollediger, betrouwbaarder en actueler is.
Ten slotte
Ik wens iedereen veel succes met het inrichten van digitaal zaakgerichte projectarchivering. Voor degenen die er meer van willen weten, zijn er cursussen projectarchivering of informatiebeheer, waarin veel aandacht wordt geschonken aan projectarchivering.
info@helder.com, Wim Helder is oprichter van Helder Communicatie.
