29 augustus 2022

Raadsleden vinden stukken moeizaam terug

image for Raadsleden vinden stukken moeizaam terug image

Het merendeel van de raadsleden vindt het niet eenvoudig om raadsstukken terug te vinden in het raadsinformatiesysteem. Wel vinden zij het gemeentelijk archief volledig.

Dat blijkt uit het afstudeeronderzoek Archiveren voor de democratie, Onderzoek betreft de gemeenteraadsarchieven van Sanne de Vries, studente Bestuurskunde en Overheidsmanagement van de Thorbecke Academie.

Raadsleden vinden het belangrijk dat raadsstukken worden gearchiveerd, omdat zij dit nodig hebben voor het uitvoeren van hun werkzaamheden en als naslagwerk voor de besluitvorming. In haar onderzoek trekt De Vries de conclusie dat alle gemeenten voldoen aan de selectielijst van de VNG uit 2020 waarin staat welke stukken bewaard moeten worden: agenda, verslagen, opnames en besluitenlijsten. Het bewaren van een audiovisueel verslag is niet verplicht, mits een schriftelijk verslag aanwezig is, aldus de Raad van State (2014).

Uit het onderzoek blijkt verder dat er meer wordt bewaard dan van de gemeenten wordt vereist. ‘Een grotere verscheidenheid aan raadsstukken dat bewaard wordt, resulteert in een vollediger archief dat meer context biedt aan de besluiten die genomen zijn. Het zorgt voor meer transparantie naar burgers en dient als naslagwerk voor verdere besluitvorming’, aldus De Vries in haar scriptie.